За успех в промышленном производстве отвечают два фактора: инновации и скорость вывода новых продуктов на рынок. Но за кулисами этого процесса часто скрывается сложная и неэффективная система разработки и согласования новых изделий.
Так было и в нашем случае. Крупная промышленная компания с десятками заводов по всей России, широкий ассортимент строительных материалов, своя сеть магазинов для реализации товара. Но расширение продуктовой линии, мягко говоря, не было отлажено.
Для новых изделий регулярно нужны были комплектующие, которые создаются на заказ. Но работу замедляли длительные согласования по электронной почте, ручное сравнение предложений поставщиков и отсутствие единой системы хранения документов. Каждый новый проект превращался в квест, где приходилось преодолевать множество препятствий на пути от идеи до готового изделия.
В этой статье я расскажу, как мы оптимизировали эти бизнес-процессы и навели порядок в системе разработки новых изделий.
Разрозненный набор ИТ-решений замедлял процесс разработки новой продукции
Заявку на разработку новой детали производственный отдел заполнял в одной программе, а согласование проходило в другой. Чтобы, например, уточнить статус по проекту, сотрудникам приходилось писать друг другу по электронной почте.
Единого хранилища документов с возможностью совместной работы не было. Любая корректировка в файле означала повторную рассылку всем согласующим.
Отдел закупок сначала рассылал кучу писем поставщикам материалов, а потом сравнивал вручную полученные КП. Приходилось тратить много времени, чтобы сопоставить все условия. Одна компания предлагает хорошие цены, но уже загружена заказами по другим проектам. У другой продукция дороже, но зато и сроки поставки в разы меньше.
После согласования документов и выбора поставщика необходимо было распланировать все этапы работ. Для каждой группы деталей менеджер с нуля прописывал задачи, указывал ответственных и сроки. Было трудно понять, как идут дела в целом — приходилось постоянно дёргать коллег и собирать информацию по крупицам.
По сути, все эти проблемы возникают из-за отсутствия NPD (New Product Development), системы разработки новых изделий. Она бы упорядочила весь путь создания готового продукта: от сбора предложений и оценки их потенциала до тестирования прототипов и запуска производства.
Компании требовалось:
ускорить процесс создания и согласования заявок на разработку деталей;
структурировать и упростить работу сотрудников, от сравнения предложений поставщиков до составления плана проекта и контроля его реализации;
централизовать хранение данных.
Автоматизировали процесс разработки новых изделий: ТЗ генерируется на основе созданной заявки, а согласования проходят в единой системе
После определения узких мест, нужно было определиться с инструментом их проработки. Для этого была выбрана low-code BPM-система «Первая Форма», в которой можно было объединить и автоматизировать все процессы.
Теперь вся деятельность по разработке новых изделий проходит в одной системе. Процесс выглядит так: сотрудник производственного отдела создает и заполняет заявку на разработку детали, сюда же загружает необходимые для работы файлы, и все данные поступают в корпоративное файловое хранилище.
При внедрении системы для каждого вида заявок (на разработку детали) заранее внесли состав согласующих. BPMS сама следит за этапами согласования и присылает напоминания сотрудникам, задерживающим процесс.
Также упростили процесс создания ещё одного важного документа — технического задания. Сотрудник выбирает в списке согласованную заявку на деталь, и на её базе автоматически создаётся форма ТЗ, где большинство полей уже заполнены.
BPM-система с процессом выбора поставщика помогает собрать КП и определить лучшее предложение
На основе ТЗ сотрудник формирует запрос на русском или английском языке. В систему уже загружена база поставщиков. Сотруднику остается выбрать компании и отправить всем запросы прямо из системы.
Поставщики изучают требования и в ответ предлагают свои условия поставки. Каждое полученное коммерческое предложение сотрудник оценивает по нескольким критериям: загруженность другими заказами от компании, коммуникация по технической части и с менеджером, специализация, сроки поставки, технический риск, цена и производственный цикл.
В системе прописаны критерии и возможные варианты ответов. Для каждого ответа присвоен вес. Например, у поставщика сейчас в работе есть заказы от нас — 0 баллов; заказов нет, поставщик свободен — 1 балл.
Сотрудник проставляет баллы, по клику формирует сводный отчёт и видит, у какого поставщика лучшие условия.
В системе предусмотрен конструктор проектных работ
Для производства каждой группы деталей в систему загружен свой шаблон проекта. Она сама проставляет очерёдность подзадач, сроки и исполнителей.
От вида детали зависит, из каких шагов состоит процесс и кто в нём будет задействован, а ответственные назначаются автоматически. Также формируется дашборд со сводной информацией по проектам компании.
Сначала в проекте решают вопросы с документами — согласовывают и подписывают договор с поставщиком, составляют разрешительную документацию, фиксируют предоплату и так далее.
После этого обычно стартуют производственные задачи — передача образцов изделий, согласование чертежей и 3D-моделей, отправка сырья для испытаний.
Когда детали готовы, остаётся оплатить оставшуюся сумму поставщику, заказать транспорт и принять всё на складе.
Итог внедрения BPM-системы с функциями NPD и проектного управления
Появление системы разработки новых изделий упростило работу сотрудников производственного отдела в целом. Все данные хранятся в одном месте, а согласования проходят быстрее благодаря автоматическим напоминаниям и чётко выстроенным процессам.
Система забрала на себя многие рутинные задачи. Заявки и ТЗ теперь составляются автоматически на основе шаблонов.
Выбрать поставщика тоже стало проще. Прямо из задачи в системе специалисты по закупкам формируют и рассылают запросы. Оценка предложений поставщиков теперь стандартизирована — автоматический сводный отчёт показывает лучшие варианты на основе чётких критериев и объективных данных.
Инструменты аналитики помогают менеджерам отслеживать ход проектов в режиме реального времени и оперативно реагировать на возможные задержки.