От Google Sheets к BPMS: автоматизация планирования мероприятий и бронирования помещений

Управление объектом с огромным количеством мероприятий требует надёжной IT-инфраструктуры. На примере культурного центра я покажу, как мы разработали единую систему на базе отечественной BPM-платформы, настроили процессы планирования мероприятий и бронирования помещений. Это решение применимо для бизнес-центров, конференц-площадок и других многофункциональных пространств с высокой загрузкой.

Предпосылки: разрозненное ПО и отсутствие стандартов в подготовке

Культурное пространство ежедневно проводит десятки мероприятий: выставки, концерты, мастер-классы и кинопоказы. Для этого надо координировать множество процессов: бронирование помещений, монтаж оборудования, управление персоналом и техническими службами. А чтобы получить финансирование и успеть пригласить популярных спикеров, требовалось составлять план мероприятий на два года вперёд.

Раньше техническая инфраструктура представляла собой разрозненный набор инструментов, не интегрированных между собой:

• Годовое планирование вели в Google Sheets. Из-за этого было сложно отслеживать изменения и поддерживать актуальность документа.

• Локации бронировали в отдельной программе от иностранного вендора. Она позволяла отслеживать занятость помещений, но не имела функциональности для остальных организационных процессов.

• Отсутствовали типовые решения для организации мероприятий. Каждый продюсер самостоятельно разрабатывал технические задания, составлял списки оборудования и рассчитывал время на монтаж.

• Задачи техслужбе ставили бессистемно — кому-то в Telegram, кому-то по телефону или лично. Статус уточняли через звонки и сообщения каждому исполнителю.

Требовалось единое решение, охватывающее полный цикл работы по организации выставок и иных мероприятий. Выбор остановили на BPM-системе «Первая Форма» как основе для построения комплексного решения.

Модуль долгосрочного планирования с календарным интерфейсом

На замену Google-таблицам продюсеры получили новый рабочий инструмент для планирования мероприятий — календарное представление с поддержкой drag-and-drop для быстрого изменения сроков.

Из календаря можно перейти в карточку проекта и посмотреть данные по любому запланированному мероприятию

Реестр локаций с управлением конфигурациями

В системе настроен реестр локаций. Он синхронизируется с расписанием мероприятий и наглядно показывает занятость каждого пространства. Это исключает овербукинг.

Для масштабных событий теперь можно забронировать всё здание одним действием вместо создания отдельных заявок на каждое помещение.

Карточки мероприятий и подготовки к ним окрашены в разные цвета. Такое визуальное решение помогает быстрее различать типы активностей в расписании и проверять, что для каждого события выделено достаточно времени на подготовку

По клику на карточку из календаря можно перейти в задачу организации мероприятия, где указаны тип события, условия входа, возрастная классификация, доступность для людей с ограниченными возможностями.

В задаче отображаются ближайшие события, запланированные в этой же локации, и задачи по монтажу и демонтажу

Большая часть помещений многофункциональны: с разным количеством сидячих мест, с разделением на зоны или без. Все конфигурации со схемами и техническим описанием уже внесены в справочник системы. При бронировании помещения продюсер выбирает подходящий вариант из списка — эту информацию получат коллеги, занимающиеся монтажом, светом и так далее.

BPM-система отображает вместимость и схему размещения посадочных мест согласно выбранной конфигурации

В системе высвечивается рекомендация, какие ещё помещения подойдут для проведения такого мероприятия. В случае изменения сроков продюсер сможет быстро выбрать альтернативную локацию.

Автоматизация подготовки мероприятий на основе шаблонов задач

Для ускорения планирования мероприятий в систему загружены шаблоны с типовыми задачами для разных событий: установить микрофон, натянуть полотно для проектора и другие. Также продюсер может скопировать набор задач с аналогичного прошедшего события. Система пересчитает все даты относительно нового мероприятия, сохраняя логическую последовательность и длительность этапов.

Взаимодействие с техническими службами выстроено следующим образом. Руководитель подразделения монтажа/света/клининга получает задачу в системе, оценивает текущую загрузку своей команды и выбирает там же исполнителя.

Технические специалисты не сидят за стационарным компьютером, поэтому используют стандартное мобильное приложение на базе «Первой Формы».

Мобильное приложение полностью дублирует функции веб-версии

Для сложных вещей, таких как монтаж декораций и оборудования, продюсеры указывают точные временные рамки. Это помогает всем участникам процесса корректно планировать свою работу и завершать её в срок.

Задать вопросы можно в комментариях задачи или, если срочно, набрать коллегу через встроенную систему видеоконференцсвязи (ВКС).

Итоги автоматизации подготовки и управления мероприятиями в единой системе

Ключевые достижения проекта:

• Создание единого цифрового пространства для всех процессов, связанных с организацией мероприятий. Это исключило необходимость в ручном переносе данных между системами.

• Автоматизация рутинных операций по планированию и подготовке мероприятий сократила время на административную работу.

• Эффективность использования помещений повысилась до 90% за счёт точного планирования и исключения овербукинга.

• Исключены накладки в расписании и технические сбои.

• Благодаря автоматизации руководители видят актуальный статус всех событий без дополнительных запросов и быстрее принимают решения.