Excel давно стал привычным инструментом для работы с данными даже в крупных компаниях. CRM-системы напротив, несмотря на их очевидные преимущества, нередко вызывают скепсис и сопротивление. В чем ключевые различия между этими решениями, какие у них преимущества и недостатки, и действительно ли CRM всегда лучше Excel? Разбираемся в этой статье.
Преимущества и недостатки CRM-систем
CRM — это система управление взаимоотношениями с клиентами. Она позволяет автоматизировать бизнес-процессы: улучшить качество сервиса, увеличить продажи и эффективность маркетинговых кампаний, анализировать каналы продвижения и зоны роста. В конечном итоге — способствовать росту прибыль компании.
Рассмотрим подробнее, какие еще преимущества CRM-система может дать компании и в чем она выигрывает у Excel. Определимся, есть ли у CRM недостатки. Расскажем, на что обратить внимание при выборе решения.
Плюсы CRM
CRM-системы автоматизируют рутинные процессы, позволяя сотрудникам высвободить время для решения более креативных и стратегически важных задач. На откуп программному обеспечению можно отдать триггерную рассылку электронных писем и уведомлений в мессенджерах, создание отчетов, документооборот и т.д. Это позволяет экономить время, снижает влияние человеческого фактора, уменьшает количество ошибок.
К другим преимуществам CRM относятся:
Улучшение управления клиентской базой. Система хранит информацию о каждом контрагенте, историю общения с ним. В результате коммуникация становится персонализированной, процесс работы с клиентами упрощается, данные не дублируются.
Подготовка отчетов и сбор аналитики. CRM-системы обладают встроенными инструментами, позволяющими анализировать данные по продажам, выявлять тенденции и на их основе принимать взвешенные управленческие решения. Отчеты помогают определить сильные и слабые стороны бизнеса, выявить точки роста.
Улучшение сервиса. Внедрение CRM-системы позволяет повысить качество клиентского обслуживания: быстрее реагировать на запросы, увеличить лояльность и удовлетворенность заказчиков, и как следствие — доходы компании.
Пожалуй, это ключевой список преимуществ CRM-системы, но далеко неполный. Не в проекции нашей системы BPMSoft, а в целом по рынку. О своих преимуществах мы можем рассказать лично с учетом специфики вашего бизнеса. Для этого рекомендуем оставить заявку на нашем сайте.
Минусы CRM
К недостаткам CRM-систем можно отнести следующие:
Цена. Внедрение сложных корпоративных систем стоит недешево. Добавьте также стоимость лицензий: чем больше пользователей, тем большую сумму придется заплатить. Крупные вендоры CRM-платформ предлагают пробный период использования, однако их функциональность (как правило, но не в случае с BPMSoft) ограничена, а значит, и эффект от использования будет менее значительным. На техническую поддержку, обслуживание и обновление системы также потребуются денежные вложения.
Сопротивление сотрудников. Не всем легко дается знакомство с новым программным обеспечением. Сопротивление может быть связано и с контролем рабочего процесса. С помощью CRM руководитель видит, кто из менеджеров сколько сделал звонков, обработал обращений и исполнил задач за определенный временной промежуток.
Перед внедрением инструмента будет полезно провести беседу с сотрудниками о важности CRM для компании, организовать обучение персонала. Оно может проходить в различных форматах: выездные мастер-классы, вебинары, видеоуроки и пр. Важно, чтобы работа с CRM-системой была удобной с любых устройств, а ее интерфейс — интуитивно понятным.
Что касается самого вендора, то он должен быть не просто поставщиком системы, но и предлагать целую экосистему сервисов, включая базу знаний и программы сертификации. Развитая вендорская экосистема поможет сотрудникам клиента быстрее освоить навыки работы в CRM.
Отсутствие ожидаемого эффекта от внедрения. Само по себе наличие CRM не гарантирует притока новых клиентов, роста продаж и увеличения прибыли. Эффекта не будет без добросовестной работы сотрудников. Как минимум без полных и корректно внесенных данных. CRM поможет увидеть, на каком из этапов клиенты уходят, кто из менеджеров некорректно обрабатывает клиентские возражения, скольким партнерам забыли перезвонить. CRM-система поможет устранить слабые места, оптимизировать воронку продаж. Рост прибыли, повышение качества сервиса, лояльных клиентов и другие преимущества будут заметны только в случае, если использовать инструмент правильно.
Аргументы «за» и «против» Excel
Аргументы в пользу программы Excel, как ни странно, существуют по сей день. Перечислим наиболее частые доводы и ответим на них:
Легко использовать. Электронные таблицы, с которыми многие пользователи познакомились еще в школе или вузе, действительно несложно открыть и использовать. Но только тем сотрудникам, которые имеют необходимый опыт. Трудности могут возникнуть с фильтрами, сортировкой и др. При некорректном использовании информацию можно потерять. Наладить резервное копирование данных в Excel на практике не так просто.
Интуитивно понятна и проста в применении. Порой доступность Excel ограничивается для сотрудника аналогом телефонного справочника или журнала учета. Как только заходит речь о первой формуле, прописанной функции или макросах, иллюзия простоты рассеивается.
Все данные содержатся в одном файле. Доступ к данным доступен каждому сотруднику. Файл можно приложить в задачу, скопировать на флешку, пересылать в мессенджерах и по электронной почте, хранить в облаке и др. Именно эта доступность в данном случае является не только преимуществом, но и фактором риска. Доступ к редактированию повышает возможность повреждения файла и потери данных. Файл можно легко скопировать, информацию передать сторонним лицам и унести. Безопасность в CRM-системах обеспечена на более высоком уровне — разработчики могут настроить различные возможности и права доступа.
Еще один аргумент в пользу Excel — это стоимость или даже ее отсутствие.
Теперь перечислим минусы таблиц данных в сравнении с CRM. Excel не способен:
Масштабироваться. Даже если в компании сегодня всего 10 человек, но планируется ее развитие, наращивание звонков, электронных писем, сделок и другой работы, лучше задуматься о приобретении CRM.
Обеспечивать управление процессами. В таблицах данных нет даже базового инструмента, обеспечивающего совместную работу, контроля сроков, этапов работы.
Производить аналитические срезы. Excel подходит для разового проекта, но никак не для корректной аналитики.
Одним словом, Excel — это полезный инструмент для подготовки отчетов, производства расчетов, планирования, составления бюджета и др. Но он не поможет в автоматизации бизнеса. Для этого придуманы CRM-системы.
Сравнивая CRM и Excel, говорить стоит о функциональном отличии инструментов. Безусловно, в 2025 году для оптимизации бизнес-процессов выбор в пользу CRM-системы очевиден.
Как выбрать CRM для бизнеса
Чтобы определить, какая CRM лучше подойдет именно вашему бизнесу, необходимо ответить на несколько вопросов. Вот главные из них:
Для каких целей планируется использовать CRM? Она может быть полезна для продаж, маркетинга, сервиса.
Сколько специалистов будут пользоваться программой? Как правило, число персонала влияет на стоимость CRM. Важно определить, скольким сотрудникам и какой доступ потребуется.
Интегрируется ли система с уже используемыми программами в вашем ИТ-контуре?
Подходит ли CRM для крупного бизнеса, масштабируется ли она, обладает ли всем необходимой функциональностью?
Стоимость внедрения решения и ее дальнейшего обслуживания.
Безопасность CRM-системы. CRM должна обеспечивать надежное хранение и передачу персональных данных.
Как работает служба поддержки вендора? Насколько быстро она отвечает на пользовательские запросы?
Сформулировав ответы на эти вопросы, руководство компании сможет выбрать правильное решение и вскоре оценить преимущества CRM.
Остались вопросы? Оставляйте заявку на сайте BPMSoft – мы поможем найти подходящее решение.
