Статья о том, как в нынешних условиях снизить критичность влияния санкций и прочих катаклизмов на пользователей данных в компании.

Предисловие

Представьте, вы на переговорах с важными партнерами, решается вопрос на сотни тысяч долларов, все идет хорошо. Переговоры ведутся удаленно, например в Zoom. И вот, в самый неподходящий момент ваш Интернет говорит bye-bye. Все попытки реанимировать Zoom и переподключиться ни к чему не приводят. Интернета нет. Переговоры сорваны. Когда пройдет следующая встреча, не понятно, как она пойдет - тоже. В этой ситуации даже самый спокойный человек задумается о резервном Интернет-канале.

При чем тут BI?

Еще в начале года никто не предполагал, что привычный и удобный BI вдруг может выключиться. Даже если что-то сломается, можно будет починить за пару часов и никто не будет переживать. Такие системы обычно даже не относятся к классу mission critical.

В марте 2022 года оказалось, что BI-системы, которые используют тысячи пользователей, могут выключиться. Совсем. В такой момент многие остро ощутили отсутствие резервной BI-системы. Кто-то скажет, ну какой резерв для BI. Не внедрять же параллельно два примерно одинаковых по функционалу BI-решения для реализации одних и тех же дашбордов, просто так, на непредвиденный случай. Ну зачем, спрашивается, тратить еще столько же денег, сколько стоил основной проект, на резервирование.

Да, есть компании, в которых используется несколько BI, но обычно разные решения применяются в разных подразделениях для разных задач. Например, Power BI - для дашбордов HR и отдела финансов, а Tableau - для продакт-менеджеров и отдела маркетинга. Даже если такая диверсификация есть, то от текущих проблем с лицензиями это никак не спасает. Уходят многие западные вендоры, да и миграция с одного BI на другой - это большой и длительный проект. Тем не менее, есть способ зарезервировать BI, сделать это быстро и недорого. Предотвратить полную потерю доступа пользователей к актуальным данным. Важно, что он вполне реализуем даже в нынешних непростых условиях.

Как зарезервировать BI?

Мы говорим о резервировании некоторых функций BI-системы (типа Qlik или Tableau) с помощью специализированного BI-бота. Давайте рассмотрим, как это работает на примере продукта Easy Report, российской компании Sapience.

Чтобы работал BI, требуются данные. Не важно, использовали ли вы Tableau, Power BI, Qlik или что-то еще, все равно у вас есть витрины данных, которые используются при построении дашбордов и при ad-hoc-анализе. Под витринами могут лежать непосредственно системы источники данных (CRM, Биллинг и пр.), хранилище или озеро данных. Зачастую витрины представляют из себя просто широкие плоские таблицы. Такая структура проста и вполне понятна бизнес-пользователям (похожа на Excel). Витрины содержат атрибуты, которые нужны для отображения показателей и формирования дашбордов в BI. Наиболее тяжелые показатели, вычисление которых нецелесообразно тянуть на сторону BI, обычно считаются в процессе формирования витрин.

Вот эти витрины и становятся нижним уровнем не только для классического BI, но и для BI -бота. В этом огромное преимущество. Подготовка данных составляет обычно более 50% трудозатрат BI-проекта. Поэтому при уже имеющихся у заказчика витринах внедрение BI-бота потребует лишь нескольких недель. Пример - проект по внедрению Easy Report для одного из крупных клиентов, внедрившего ранее Tableau, занял всего лишь пять недель, от первой коммуникации по сбору требований до запуска в промышленную эксплуатацию.

В Easy Report в качестве быстрого слоя данных используется СУБД ClickHouse. Витрины, реализованные для BI, в формате плоских таблиц просто переливаются туда. Если время поджимает, то, возможность загрузить витрины прямо “как есть” становится большим плюсом. Все запросы пользователей BI-бота идут к витринам в ClickHouse, что позволяет быстро их обрабатывать даже при тысячах подключенных пользователей.

Что такое BI-бот?

BI-бот принимает запрос в мессенджере и с помощью ИИ автоматически определяет, что имел в виду человек, чем ему требуется помочь, а затем автоматически формирует ответ из доступных вариантов или генерирует его «на лету» и отправляет сообщение пользователю. Таким образом, система ведет диалог с человеком, помогая ему решить проблему.

Продуманный бот может помочь в 90% случаев и не раздражает своими ответами. Недостаточно продуманный бот вызывает острый приступ ненависти и желание немедленно переключиться на живого оператора.

В отличие от своих саппортных или сейлзовых братьев, BI-бот призван помочь ответить на вопросы о показателях бизнеса, которые люди обычно привыкли искать с помощью BI-системы. Пользователь пишет в мессенджере запрос на естественном языке (просто по-русски, как если бы он спрашивал у живого собеседника). Например, «Какие у нас продажи по типам квартир в ЖК «ХХХ» за май в сравнении с апрелем?» И получает в ответ табличку с нужной информацией или простым графиком.

BI-бот это система, которая позволяет быстро получать данные по запросу, уточнять нужные параметры в интерактивном режиме – фильтровать, агрегировать данные, переходить к связанным данным. Фактически бот в этом случае выполняет классические BI задачи. Но не через интерфейс дашбордов и визуализаций, а с использованием естественного языка посредством мессенджеров. Например, Easy Report работает с Telegram, Viber, Slack и другими приложениями.

Пример диалога BI-бота Easy Report с пользователем

Что нужно, чтобы BI-бот успешно отвечал на запросы пользователей?

Про данные мы уже говорили выше. Очень важно, чтобы он понимал, о чем его спрашивают. Качество понимания вопросов - это одна из главных проблем всех ботов. В Easy Report, благодаря хорошей ИИ модели и узкой области применения, уровень распознавания запросов довольно неплохой. Основное время в ходе внедрения уходит на тестирование системы на фокус-группе и на доработку модели, главная цель которой - научиться понимать не только общеупотребимые слова и смыслы, но и уметь распознавать какие-то термины и выражения, принятые в конкретной организации. Например, «пришли итоговую пятидневку» или «сколько мне накапало на сегодня».

По итогам тестирования, все наиболее часто употребляемые термины и жаргонизмы описываются в модели с помощью специального интерфейса. Далее система правильно отвечает на вопросы, заданные привычным в данной компании языком. Конечно, как и в случае с любыми другими ботами, можно «сломать» систему - задать вопрос, на который у нее нет ответа. Но поскольку BI-бот обычно имеет дело с сотрудниками компании, то уровень правильных ответов в достаточно короткий промежуток времени становится близким к 100%.

Для того чтобы видеть, чем еще интересуются пользователи и на что они не смогли получить ответ, в системе предусмотрен постоянный сбор обратной связи. Если ответ на какой-то запрос не смог быть сформирован автоматически, то он попадает в лог. Этот лог периодически разбирается администратором. Если запрос признается важным (он популярен у пользователей или сформирован влиятельным руководителем), то производится доработка витрины данных (чтобы обеспечить наличие там нужной информации, которую бот не нашел) или выполняется дообучение модели, чтобы точнее распознавать такого типа запросы.

Преимущества BI-бота для резервирования BI

BI-бот не может и не должен заменить полнофункциональный BI. Это точно не инструмент Self-Service BI, он не может формировать принципиально новые запросы или глубоко копать данные. Для этих целей нужен другой инструмент. Но на обычные запросы пользователей по значениям тех или иных показателей, в динамике, в разрезах, в сравнении он отвечает очень быстро.

Давайте посмотрим на BI-бот именно как на способ резервирования классического BI. В чем его преимущества в этом качестве:

Скорость внедрения. При наличии готовых витрин данных Easy Report может быть внедрен всего за 4-6 недель. По истечение этого срока пользователи уже смогут получать нужные им для принятия решений данные через мессенджеры. Понятно, что настраивать сразу сотни показателей нет смысла. Особенно, если Вы находитесь в цейтноте и отключение используемого ранее BI ожидается в самое ближайшее время. Сосредоточившись на ключевых показателях, вы сможете сэкономить такой критический в данной ситуации ресурс.
Цена. Стоимость BI-бота и конкретно Easy Report несопоставима со стоимостью BI. Особенно, если говорить о системах на сотни и тысячи пользователей. Поэтому этот вариант и можно рассматривать как способ резервирования, не требующий больших вложений, но позволяющий предотвратить возможность снижения доступности данных для анализа.
Порог входа для пользователей. Для того, чтобы начать пользоваться BI-ботом достаточно минимальной инструкции, которая автоматически предоставляется при подключении. Никакого специального обучения не требуется. Ведь система использует привычный интерфейс мессенджера и понимает обращение на обычном человеческом языке. А после дообучения на фокус-группе - еще и с особенностями терминологии данной компании.
Комплиментарность с классическим BI. Важно, что BI-бот - это не просто дублирование функционала, а предоставление пользователям дополнительных возможностей. Практика использования Easy Report показывает, что и рядовые сотрудники, и руководители используют BI-бот на регулярной основе. Кто-то параллельно с BI (у кого есть доступ и кому это требуется), а кто-то получает данные только от BI-бота. Таким образом, внедрение резервного BI - это вложения не только в снижение рисков использования BI, но и в новый функционал, который полезен для компании.
Возможность интеграции с классическим BI и предоставление дашбордов в виде картинок (pdf) в мессенджере. BI-бот может не просто работать как дополнительный канал получения информации пользователями. Он позволяет при необходимости перенаправить запрос в BI-систему и сгенерированный ей дашборд предоставляется пользователю в мессенджере. Причем со всеми фильтрами и прочими параметрами, которые были указаны в запросе к BI-боту. Например, внедрение BI-бота в компании «Самолет» показало, что эта возможность востребована у многих пользователей. Сотруднику не требуется заходить в Tableau, выбирать нужный дашборд, настраивать фильтры. Он просто пишет (или даже надиктовывает) запрос в Telegram и получает готовый красивый вид со всеми нужными деталями.

Недостатки BI-бота

Когда BI-бот не поможет:

BI-бот - это не self-service BI инструмент. Пользователи-аналитики не могут с его помощью раскопать совершенно новый массив данных или выявить какие-то неизвестные ранее закономерности. Но зато отслеживать те тренды, которые были выявлены ранее, увидеть какие-то отклонения и проблемы с помощью BIт-бота можно легко. Причем не просто увидеть, но и детализировать интересный показатель уточнив обстоятельства и связанные факты.
BI-бот почти бесполезен, если у вас совсем мало пользователей BI. Понятно, что можно внедрить такую систему и для одного генерального директора, если он очень хочет и готов профинансировать проект. Но все же существенное преимущество этот инструмент даст именно тогда, когда пользователей сотни и тем более тысячи, когда важна цена за одного подключенного сотрудника, когда важна минимизация порога входа, особенно, когда среди пользователей высокая текучка.

Выводы

Конечно, BI-бот пока не очень распространенный инструмент. Например, классические BI-инструменты используют тысячи клиентов из разных отраслей экономики, а BI-боты внедрили пока единицы. Но те внедрения, которые выполнены, уже вполне успешны. Они реализованы в крупных компаниях с большим числом «избалованных» BI-функционалом пользователей. Так в компаниях «Самолет» и «Комус» до внедрения Easy Report уже успешно использовался Tableau. Поэтому мы полагаем, что за такими инструментами будущее. Они имеют хорошие перспективы сами по себе, но в этой статье мы хотели подчеркнуть, что у BI-ботов есть еще один и очень важный по нынешним временам способ использования – в качестве средства для простого и быстрого резервирования основного BI.

Если вы хотите подробнее узнать про предлагаемые подходы к резервированию BI, про само решение Easy Report, разобраться подойдет ли для Вас BI-бот и как его применить в том числе в целях резервирования BI-инструмента, обращайтесь в компанию GlowByte. Мы проанализируем вашу текущую ситуацию и требования, проведем демо, поможем с пилотированием, ответим на ваши вопросы и в целом поможем определиться с перспективной BI-архитектурой.

Контакты:

www.glowbyteconsulting.com/bi_chatbot

bi@glowbyteconsulting.com

BI заместитель: Как сейчас быстро и недорого зарезервировать BI