21 век формально давно наступил. А фактически — дайте копию вашего паспорта без отметок, распечатайте этот документ, подпишите, отсканируйте и отправьте нам по почте, привезите нам справку, что вы не верблюд, заверьте у нотариуса, придите лично подписать. Что?! Стоп! Хватит это терпеть! Проталкиваем и бьёмся за будущее всеми доступными средствами! УКЭП и 63-ФЗ подходит и физическим лицам, чтобы не ходить ногами. В статье расскажу про непростой наш опыт перехода на электронный документооборот (ЭДО) при колоссальном сопротивлении многих контрагентов и даже наших сотрудников.
В начале нулевых я запретил отправлять факсы в нашей компании. Тогда просто мода была подписывать документы и по факсу слать. Офисный планктон любил страдать такой ерундой — запихиваешь бумажки в факс, вроде при деле, зарплата тикает. Для контрагентов прикрутили модем, который принимал факсы и складывал сразу на сервер. Естественно, мы эти факсы не читали, но это было проще, чем объяснять, что у нас нет факса.
Объективные плюсы ЭДО
Документ сложно потерять: он не сгорит, его не изымут маски-шоу, его всегда можно скачать в ЛК, достать из облака, из резервной копии.
Доставка документа мгновенная и бесплатная по электронной почте или через ЛК или API.
Создание документа автоматическое, мгновенное и бесплатное.
Быстрый импорт данных для XML-форматов.
Доверенность можно выписать без нотариуса для всех случаев, где в законе явно не прописано, что требуется нотариальная доверенность.
Минусы ЭДО
Маразм со счетами-фактурами в электронной форме (Приказ Минфина от 10.11.2015 г. № 174н и ст. 169 НК РФ).
Боязнь повысить свою квалификацию и освоить новое.
Искусственная сложность, глючность всяких КриптоПРО, Диадоков и им подобных.
Отсутствие открытого и бесплатного API в том же Диадоке, но он и не особо нужен.
Опасение за безопасность.
Далее разберём всё подробнее и покажем, что ЭДО может быть простым.
Сопротивление и проблемы
Уже несколько лет, как задумал внедрить у нас электронный документооборот (ЭДО). Конечно, мы давно подключились к Контур.Диадок. Но там и сейчас далеко не все. А в то же время есть п. 1 ст. 6 63-ФЗ, который говорит, что:
“Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.”
Давно пора всё подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Проверить подпись элементарно!
На сайте Государственных услуг, выбираем раздел «— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7».
Загружаем файл документа и файл подписи.
Нажимаем «Проверить» и смотрим результат.
Даже системы ЭДО типа Контур.Диадок по сути и не нужны. Мы сделали для клиентов специальный раздел ЭДО на сайте. В договор, ЛК, рассылки счетов и закрывающих документов мы добавили информацию про ЭДО. Это не помогало. Люди, а особенно бухгалтеры, консервативны. От нас всё равно требовали бумагу. Тогда мы пошли на хитрость. Мы разослали такое письмо, мол вы не против?! А народ пассивен, и вообще в массе забыл, как это — быть против.
Дорогой клиент!
С 1 июля для отслеживаемых товаров обязательно использовать электронные счета-фактуры. 43% наших контрагентов уже перешли на ЭДО, а в ближайшее время вынуждены будут перейти и остальные. Вместо отправки бумажных документов мы планируем рассылать по электронной почте и предоставлять для скачивания в ЛК все документы с УКЭП. Согласно п.1 ст. 6 63-ФЗ такие документы приравнены к собственноручной подписи.
Как проверить подпись: на https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds выбираем “— электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7”. Загружаем файл документа и файл подписи. Нажимаем "Проверить" и смотрим результат.
Также можно обмениваться документами в ЭДО Контур.Диадок и других операторов.
Подробнее тут https://itsoft.ru/forclients/edo/
Если вы против перехода на электронный документооборот и заботы о природе, пожалуйста, напишите нам о причинах ответным письмом.
Давайте идти в ногу со временем вместе!
Веб-студия и дата-центр ITSOFT
И почти никто не сказал, что он против.
Самый большой проблемой был страх сотрудников перед клиентами. Неспособность реально оценить масштаб проблемы. Боязнь перемен. Собственные сотрудники постоянно боятся что-то менять, на основе требований одного клиента почему-то делают обобщение в отношении всех клиентов. Перемены — это боль и для них, и для клиентов, ведь был уже отлаженный процесс, а тут нужно по-другому. Один клиент требует счёт с подписью генерального. Хоть бы подумал, в состоянии ли генеральный тысячи счетов подписать. Другой сотрудник говорит: “Нельзя клиенту предложить документы в ЛК с откреплённой подписью, так как с ним ЭДО через оператора”. Утверждение ни на чём не основано и прямо противоречит 63-ФЗ, но вокруг просто море чеховских человеков в футляре: нельзя, как бы чего не вышло.
Это сопротивление приходилось прорубать, как Петру I окно в Европу.
С появлением 63-ФЗ давно уже можно было перейти на ЭДО. Однако до сих пор офисный планктон впадает в ступор когда присылаешь файл с ЭЦП. Особенно банковские работники. Получив файл с подписью, ссылкой на закон и методом проверки на Госуслугах, система у них зависает. Отказать они не могут, но и что делать не знают. Для них это как в первый раз увидели оплату телефоном. Шок!
Мы 1.5 года уже судимся с ВТБ. ВТБ решил, что может не признать моё письмо подписанное ЭЦП о закрытии счёта. Уже прошли первую инстанцию, апелляцию, развернули дело в кассации, опять проиграли в первой инстанции, в апелляции, сейчас кассацию снова ждём. Но мы до Верховного Суда дойдём и поставим точку в этом вопросе. Либо суду придётся признать, что 63-ФЗ и пункт 1 статьи 859 ГК РФ не действуют в РФ либо мы победим. Мы ступили в прошлой кассации, надо было там просить не возвращать дело на пересмотр, а выносить решение. Первая кассация возвращая дело фактически подтвердила здравый смысл и нашу правоту, но суд решил продолжать юлить. И дело пересматривала та же судья, что в первый раз. Мне казалось, после кассации она должна была исправиться.
Безопасность
Противники ЭДО, они же сторонники бумажных документов, часто начинают говорить про безопасность, что деньги воруют с банковских карт, с помощью ЭЦП уже и недвижимость переоформляли. Можно подумать с бумажками такого никогда не было. Технология — это лишь способ взаимодействия. Технологии меняются, жулики остаются. Правда, жуликам приходится повышать квалификацию. С повышением квалификации проще зарабатывать деньги честным путём. А некоторые технологии ликвидируют виды преступлений или существенно снижают их количество.
Как должно быть
В 2005 году Велихов проводил конференцию в Курчатнике по случаю 15 летия Рунета. Самой зажигательной лекцией, до сих пор не потерявшей актуальность, была лекция Анатолия Левенчука про госуслуги и выдачу паспорта, за который нужно ещё и заплатить. Сейчас паспорт можно выдавать бесплатно и виртуально как банковскую карту. Паспорт и любой документ — это просто запись в открытом реестре. В реестре часть данных закрыта, но по всем данным возможна сверка. Сверка может проходить даже не по самим данным, а по их временному хешу. Банкам и прочим организациям не нужны сами паспортные данные. Их интересуют сверки:
действительный ли паспорт, документ;
есть ли какие-то ограничения;
количественные характеристики связанные с документом, сколько кредитов уже набрал;
cудимости, переболел ли COVID и т.п..
Ещё очень важно иметь не много документов, а один. Совершенно же непонятно почему есть обычный паспорт и загран, да ещё у загранпаспорта раньше срок был 5 лет, а сейчас 10, при том, что у обычного от 20 до 45 лет и от 45 и до старости.
Важно не иметь возможности их потерять.
Владелец документа может в приложении либо авторизовывать запросы, либо нет. А сами запросы могут идти только в объёме установленном законом и зашитом в протокол обмена данными, чтобы никакой клерк или пограничник не мог ознакомиться с группой крови, семейным положением, количеством детей и прочим, что к нему никак не относится.
И, конечно, всё это должно быть доступно на любом языке.
Налоговая должна по API принимать закрывающие документы, онлайн-чеки, а не морочить бизнесу голову аппаратными кассами, фискальными накопителями, ОФД, операторами ЭДО.
Как всем перейти на ЭДО
Не люблю большевиков, но в 1918 году они просто проехались по типографиям и изъяли лишние буквы. Пора принтеры отбирать у бюрократов. :) Это, конечно, не наши методы. Остаётся пулять в бюрократов файлами с ЭЦП и требовать на основании закона принимать такие документы. Нужно ставить динозавров перед фактом. Нужно проталкивать перемены вокруг себя.
ЭДО — это просто, как внедрили мы автоматическое подписание документов
Основная нагрузка у нас на закрывающие документы. В дополнение к ним: акты сверки, доверенности, счета на оплату. Договор у нас является офертой, поэтому с ним проще.
Распечатать документы, подписать, упаковать в конверты, отправить — в реальности дурацкая и никому ненужная работа. Переводится масса бумаги, гробятся миллионы человекочасов в масштабах страны. Нулевая добавочная стоимость. Потом вся эта макулатура выкидывается на помойку, даже во вторсырьё не попадает. Поэтому начали мы именно с закрывашек.
Для работы с ЭДО необходимо иметь действующий сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Его можно получить с 1 июля 2021 года в налоговой бесплатно, а ранее за деньги в удостоверяющем центре. Вопрос получения КЭП сводится к звонку или заполнению онлайн заявки, оплате счета (обычно не более 5тыс за одну подпись) и разовому посещению филиала УЦ. При этом, у некоторых УЦ есть услуга выезда тех. специалиста на дом для сверки вашей личности. То есть вам даже из дома выходить не надо.
Далее устанавливаем КриптоПро CSP https://cryptopro.ru/products/csp/downloads Скачиваем linux-amd64_deb.tgz
tar -xvf linux-amd64_deb.tgz && cd linux-amd64_deb
sudo ./install.shДобавляем файл сертификата ЭЦП
/opt/cprocsp/bin/amd64/certmgr -install -pfx -file ecp.pfx -pin 6493При отправке документов по почте вместе с файлом отправляется и отсоединённая ЭЦП. Генерится ЭЦП просто:
/opt/cprocsp/bin/amd64/cryptcp -sign -dn "INN=007730588444" file_path sig_path
-pin "crypto_pro_container_pwd"Крипто Про на редкость рукожопный софт. Попытка собрать модуль под PHP — это адский квест. Одной командой просто поставить модуль нельзя. Но и с консоли работает, и этого достаточно.
Для всех документов, кроме счетов-фактур, можно использовать такой способ подписания. Но и счёт-фактуру в pdf не лишним будет подписать.
Маразм со счетами-фактурами и УПД со статусом 1
Счета-фактуры стоит отметить отдельно. В соответствии со ст. 169 НК РФ счета-фактуры в электронном формате могут формироваться, только если обе стороны согласны с этим. В то же время потихоньку обязывают всех быть согласными. Так, декларация по НДС уже для всех в электронном виде. Для отслеживаемых товаров для всех обязательно использовать счета-фактуры в электронном виде, ну и скоро это будет для всех, как плавно всех обязали сдавать отчётность по НДС в электронном виде.
В соответствии с Приказом Минфина от 10.11.2015 г. № 174н, счета-фактуры нужно оформлять по формату, регламентированному ФНС, и передавать только через оператора. Вот это требование оператора бредовое отчасти. Понятно, что оператор удостоверяет факт отправки и проверяет валидность XML, но зачем это делать обязательным для всех?! Лучше бы обязали те же банки принимать у граждан документы в электронном виде, и не выносить мозги.
У счета-фактуры строго регламентированный формат, как в XML, так и в бумажном виде. XML-формат регламентирован Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Печатная (бумажная) форма регламентирована Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137.
На данный момент операторы ЭДО своевременно обновляют как XML, так и печатные формы счетов-фактур в соответствии с выходящими поправками в законах. Так что в этом смысле, можно не беспокоиться относительно правильности использования той или иной формы. Если ваш формат будет устаревшим, оператор об этом предупредит и предложит функционал для оформления документа в новом.
Составлять книгу покупок и книгу продаж можно как в электронном, так и в бумажном виде. (п. 1 Правил ведения книги покупок и п. 1 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением № 1137)
Хранить счета-фактуры, подписанные ЭЦП, в электронном виде рекомендуем вместе с протоколами отправки и получения (технологическими документами). Дабы иметь на руках документы, в случае, если доступ к ЛК оператора будет невозможен. (Технические работы, отсутствие подключения к интернету и .т.п.)
Для автоматизации нужен открытый и бесплатный API, но Контур.Диадок API нам не дал.
Как можно создавать ЭЦП ручками
1. Через Оператора ЭДО. (Самый популярный вариант среди коммерческих организаций)
Позволяют подписать документ внутри системы и направить контрагенту через эту же систему. На документе при печати есть оттиск “Подписано ЭЦП”. Нужно купить подписку у оператора ЭДО. Например, Контур.диадок. Подходит ли обмена формализованными документами, формат которых регламентирован: счет-фактуры, накладные, акты, УПД и т.п.
Минусы — платно, сложность обмена документами между разными операторами.
Плюсы — проверка документов на соответствие текущим обязательным форматам. Возможность интеграции с 1С, по API
Есть проверка действия КЭП. Статус-бар сразу видно в интерфейсе. Уведомление при недействительной КЭП.
Внимание! Оператор не имеет информации о полномочиях подписанта. Эту информацию нужно запрашивать у контрагента. Доверенность лучше хранить у себя.
2. С помощью плагинов, установленных в Word, Acrobat Reader
Позволяет подписать документ сразу в редакторе. После подписания документ недоступен для редактирования. Тут же возможно быстрая проверка действительности КЭП. Вшита в сам документ.
Нужно установить дополнение/плагин к программе (редактору). Подходит для:
подписания (визирования) документов внутри компании;
оперативной отправки документов контрагентам;
подписания договоров;
подписания документов, отправляемых в гос. органы.
Минусы: платно и не универсально.
Плюсы: если вы работаете преимущественно в одном редакторе — просто и быстро в использовании. Есть проверка действия КЭП. Кнопка проверки на статус-баре.
3. С помощью специальных программ
Позволяет выбрать документ и подписать его КЭП на компьютере оффлайн. Подпись формируется отдельным файлом. При изменениях в самом файле, к которому относится КЭП, сама ЭЦП становится недействительна. Нужно установить отдельную программу. Например, КриптоАРМ.
Подходит для всех случаев из предыдущего раздела.
Минусы: платно. Достаточно сложно в использовании. Малопопулярно, часто требуется дополнительно давать инструкцию контрагентам о том, как с этим работать.
Плюсы: Нет привязки к онлайн-сервисам. Не нужна регистрация/авторизация.
Наша инструкция: https://www.dropbox.com/sh/7h12dkdemcy65ep/AAArAS_dTL-bh2nXzfQD1RMja?dl=0
Нет проверки действия КЭП. Требуется проверка через КриптоПро..
4. С помощью онлайн-сервисов
Позволяет выбрать документ через интерфейс и подписать его КЭП. Подпись формируется отдельным файлом. При изменениях в самом файле, к которому относится КЭП, сама КЭП становится недействительна. Например, Контур.крипто
Подходит для всех случаев из предыдущего раздела.
Минусы: малопопулярно, часто требуется дополнительно давать инструкцию контрагентам о том, как с этим работать.
Плюсы: просто в использовании. Бесплатно.
Проверка действия ЭЦП: Нет. Требуется проверка через КриптоПро.
Результаты
У нас просят документы на бумаге менее нескольких процентов клиентов.
Все документы кроме счетов-фактур можно отправлять с откреплённой ЭЦП по email, или выкладывать в ЛК в автоматическом режиме.
Для счетов-фактур придётся использовать оператора ЭДО.
Если у вас где-то просят доверенность или документ на бумаге, то подписывайте его УКЭП и отправляйте через сайт или по email. Кстати, проверено с госорганами, например, ФАС, принимают.
Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.
