Для управления активами организации используют различные решения, адаптируя их так, чтобы максимально закрывать потребности бизнеса. Однако по мере роста организации и усложнения ИТ-ландшафта эти инструменты начинают демонстрировать свои ограничения и не всегда успевают за развитием бизнес-процессов. Рассмотрим, какие подходы к управлению ИТ-активами используют сегодня и почему привычных систем может оказаться недостаточно для принятия стратегических решений.
Какими инструментами для учета активов пользуются компании сегодня
Наиболее распространённые подходы в 2025 году:
Excel и другие электронные таблицы
Для многих компаний, особенно на начальном этапе выстраивания процессов учёта активов, Excel остаётся самым доступным инструментом. Он не требует дополнительных затрат на приобретение лицензий, прост в использовании и позволяет быстро создать базовый реестр активов.
Финансовые системы (1C, SAP, Oracle и т.п.)
Многие организации ведут учет ИТ-активов в финансовых системах, где ведётся бухгалтерский учёт основных средств и материальных ценностей. Такие системы позволяют контролировать финансовые аспекты активов и вести расчёты с контрагентами. Работа в них обычно осуществляется за пределами ИТ-департамента.
ITSM-системы (с применением CMDB)
Компании, внедрившие процессы управления ИТ-услугами, используют ITSM-решения для регистрации инцидентов, запросов на обслуживание и управления изменениями. Эти системы обычно строятся на основе базы данных конфигурационных единиц (CMDB), которая содержит информацию о компонентах ИТ-инфраструктуры и их взаимосвязях. Однако финансовая информация и данные о материально-ответственных лицах не находятся в фокусе этих систем.
Системы дискаверинга (автоматизированная инвентаризация конфигураций)
Организации с развитой ИТ-инфраструктурой применяют специализированные решения для автоматического обнаружения и инвентаризации конфигураций оборудования. Эти системы позволяют отслеживать не только наличие устройств, но и их производительность, характеристики и установленное ПО, предоставляя точную информацию о каждом элементе ИТ-инфраструктуры.
Специфика инструментов учёта активов
Каждый из перечисленных инструментов имеет свою область применения и ограничения. Давайте рассмотрим особенности каждого подхода, чтобы понять, в каких ситуациях они приносят пользу, а в каких стоит задуматься о переходе на более комплексные системы.
Инструмент | Применение | Когда может появиться потребность в расширении функциональности | Ограничения инструментов |
Excel | Компании с небольшим числом активов (в среднем до 1000 единиц), где не стоит задач по автоматизации учета и достаточно ресурса 1-2 сотрудников. Также подходит организациям, которые только начинают выстраивать систему учёта ИТ-активов. | Территориальное расширение организации или увеличение числа юридических лиц в группе компаний. Существенный рост количества активов, когда ручное управление становится неэффективным. Повышение зрелости процессов управления, когда возникает потребность перейти от файлов с данными к цифровому решению по учету. | Высокая трудоёмкость наполнения и поддержания актуальности данных. Значительный риск ошибок при ручном вводе информации. Сложно оперативно отслеживать выдачу, перемещение, модернизацию и списание оборудования. Отсутствует возможность автоматизировать процесс планирования закупок, что повышает трудозатраты ответственных сотрудников на сбор информации. Учет ведется обособленно в файлах, и информация в них может существенно отличаться от данных в бухгалтерских системах. |
Системы бухгалтерского учета | Организации, которые ведут бухгалтерский учёт материально-технических запасов и контролируют расчёты с контрагентами. Работа в этих системах обычно осуществляется бухгалтерией или финансовым отделом, а не ИТ-департаментом. | Появляется потребность не только вести бухгалтерский учет, но и контролировать фактическое наличие, состояние и перемещение ИТ-оборудования. | Системы ориентированы преимущественно на бухгалтерский учёт и не содержат функциональности для управления активами в течение всего их жизненного цикла, для автоматизированного контроля технического состояния. Сложная интеграция с ИТ-системами организации, такими как Service Desk, ERP-системы для взаимодействия с другими бизнес-процессами. |
ITSM-системы | Организации, внедрившие процессы управления ИТ-услугами, которые используют ITSM-решения для регистрации инцидентов, запросов на обслуживание и управления изменениями. Эти системы обычно строятся на основе базы данных конфигурационных единиц (CMDB). | Помимо управления ИТ-услугами требуется комплексное управление активами: контроль и анализ затрат, планирование закупок, учёт ответственности и управление запасами. | ITSM-системы фокусируются на процессах предоставления и поддержки ИТ-услуг, а не на управлении активами как таковыми. CMDB в составе ITSM-систем содержит информацию о компонентах ИТ-инфраструктуры и их взаимосвязях, но зачастую не включает финансовую информацию и полные данные о жизненном цикле оборудования. |
Системы дискаверинга | Организации с развитой ИТ-инфраструктурой, которым необходим контроль технического состояния оборудования. Эти системы позволяют автоматически обнаруживать устройства и собирать данные об их конфигурации. Сопровождение осуществляется ИТ-подразделением. | Возникает необходимость упорядочить процессы управления активами: помимо мониторинга технического состояния требуется планировать бюджет, фиксировать ответственность и управлять полным жизненным циклом ИТ-оборудования в компании. | Системы эффективно собирают детализированные данные об элементах ИТ-инфраструктуры для визуализации отчетности и передачи в системы-потребители, но не содержат в себе функциональности, которая позволяет выстроить процессы управления активами (контроль и согласование действий с активами, планирование и учет затрат на ИТ). |
Решение — ITAM-системы
Когда существующие инструменты перестают справляться с растущими потребностями организации в управлении ИТ-активами, оптимальным решением становится внедрение специализированных ITAM-систем (IT Asset Management). Эти системы позволяют реализовать комплексный подход к учёту и управлять всеми аспектами жизненного цикла ИТ-активов.
Как ITAM взаимодействует с текущими инструментами?
ITAM-системы не требуют полного отказа от используемых решений — они могут интегрироваться с существующей инфраструктурой. Например, они получают техническую информацию из систем мониторинга и автоматизированной инвентаризации, обмениваются данными с бухгалтерскими системами для учёта затрат и синхронизируются с решениями ITSM, чтобы обогатить управление услугами информацией об активах.
Упорядоченное и автоматизированное управление активами
Решения класса ITAM обеспечивают структурированный подход к управлению активами, и позволяют решать различные задачи: планировать затраты, агрегировать потребности подразделений в ИТ-оборудовании, контролировать запасы, выдавать оборудование в соответствии с запросами, отслеживать изменения в процессе эксплуатации и контролировать списанные и утилизированные объемы. Автоматизация рутинных процессов позволяет сократить трудозатраты на учёт, снизить риски несанкционированных действий и высвободить ресурсы ИТ-отдела для решения более важных задач.
Централизованный доступ к информации
ITAM-система — это единая точка доступа ко всей информации об активах с возможностью детализации по различным параметрам:
как распределено использование активов по подразделениям или юридическим лицам;
какой объем оборудования и лицензий доступен и что требуется закупить;
каково текущее состояние и история перемещений;
в какую стоимость обходится организации текущий парк ИТ-оборудования и как эти затраты распределяются.
Эта информация помогает ИТ-директорам принимать обоснованные решения по управлению ИТ-ресурсами компании.
Автоматический контроль безопасности и гибкая отчётность
Не менее важно реализовать учет в соответствии с требованиями информационной безопасности и ограничить доступ к данным. Современные ITAM-решения имеют гибкие ролевые модели управления доступом, позволяющие настроить разграничение прав использования ресурсов и автоматизировать процессы согласования для всех операций с активами. Это обеспечивает не только безопасность данных, но и прозрачность всех действий с оборудованием.
При этом также нужны инструменты для формирования аналитической отчётности — от стандартных отчётов по остаткам на складах до сложных дашбордов, отображающих распределение активов по подразделениям, состояние парка техники и динамику затрат на ИТ-инфраструктуру
Синергия с ITSM-системами
Несмотря на то, что ITAM и ITSM как области ИТ-менеджмента сфокусированы на управлении разными бизнес-процессами, они преследуют схожие цели: обеспечить, чтобы инвестиции компании в ИТ наилучшим образом отвечали как потребностям организации, так и потребностям конечных потребителей.
Объединение ITAM с ITSM-процессами создаёт мощный инструмент управления ИТ-инфраструктурой:
информация о выдаче и возврате оборудования автоматически обновляется при обработке соответствующих заявок в Service Desk;
при регистрации инцидентов специалисты поддержки сразу видят технические характеристики и историю использования проблемного устройства;
данные о запасах оборудования помогают эффективно планировать ресурсы для обслуживания пользователей;
отчетность о стоимости предоставления ИТ-услуг и поддержки инфраструктуры максимально полная и объединяет в себе все ключевые элементы.
Резюме
Оптимальный подход к управлению ИТ-активами зависит от масштаба и специфики процессов управления в организации. Небольшим компаниям может быть достаточно базовых инструментов вроде таблиц Excel, а для крупных организаций со сложной ИТ-инфраструктурой, где операционные и финансовые риски более значительны, целесообразно внедрение специализированных ITAM-решений в дополнение к системам бухгалтерского учета и автоматизированной инвентаризации устройств.
Комплексная ITAM-система не только устраняет ограничения существующих инструментов, но и трансформирует подход к управлению активами — от реактивного реагирования на проблемы к проактивному планированию. Такой подход обеспечивает прозрачность данных, оптимизацию расходов и снижение рисков для бизнеса.
***
А какие инструменты для учёта ИТ-активов используете вы? Сталкивались ли с ситуациями, когда возможностей вашего решения оказывалось недостаточно, и как вы решали эту проблему?