Вот вам страшная правда: проблемы в проектах происходят не из-за того, что люди делают плохо, а из-за того, что никто не проверяет, что они делают. И как же быть, если задачи считаются выполненными, а на самом деле не проверены, не согласованы и не готовы?
Привет, это Вера, продакт системы управления задачами YouGile. Мы делаем работу команд простой и прозрачной. Сегодня поговорю об одном враге продуктивности: задачах, которые считаются выполненными, но на самом деле — не проверены, не согласованы и не готовы.
Почему «готово» не равно «сделано»
Вы точно с этим сталкивались:
Проджект отправляет клиенту дизайн или текст ― а это оказывается был драфт
Контент-менеджер отправляет рассылку — а в ней устаревшие данные.
Менеджер уже договорился с подрядчиком, а директор еще не утвердил бюджет.
А все потому, что «готово» и «согласовано» — это не одно и то же.
Согласования ― важнейшая часть многих компаний. Руководитель определяет порядок оплат, старший разработчик принимает код, менеджер проверяет отчет перед тем как сдать клиенту и так далее. В некоторых сферах цена ошибки очень высока: например, в строительстве, производстве. Да что там говорить, даже в маленькой кондитерской есть цена ошибки: нельзя же откатить обратно весь торт, если на этапе замешивания теста стажер случайно высыпал соль вместо сахара.
Согласование может выглядеть по-разному ― подпись директора, проверка тестировщиком, вычитка выпускающего редактора. Кто-то пишет в чат «апрув», кто-то даже звонит! Бывает, что задача согласована, но исполнителю это не до конца понятно. Бывает наоборот ― исполнитель долго ждал и решил, что можно двигаться дальше. Этих недопониманий легко избежать.
Как отделить готовое от согласованного?
Мы решили проблему недопонимания в командах и контроля за результатом в YouGile ― за это отвечает расширение «Согласование задач в колонке». Это этап обязательного согласования в одной из колонок доски.
Пока все нужные люди не нажмут «Согласовать» — задача не сдвинется в продакшн и не уйдет клиентам. А если кто-то нажал «Отклонить», задача уходит обратно в работу исполнителям с причинами отказа.
Что дает согласование задач в колонке?
Согласование — это не про бюрократию. Это про ясность. Расширение спасает команду от недоговоренностей, страхует от лишней работы и репутационных потерь.
Выполнение задач без ошибок
Расширение позволит избежать ошибок и багов в релизе, промахов из-за человеческого фактора (забыли, не проверили), несогласованности между командами (одни делают — другие не в курсе). Код не уйдет в прод, если не будет проверен тестировщиком, а лендинг не будет показан клиенту, если дизайнер его не доделал.
Контроль качества
Согласование задач ― это контрольная точка перед финишем. Согласующие отмечают: проверено, одобрено, можно двигаться дальше.
Прозрачность ответственности
Становится ясно, кто именно проверяет задачу и несёт ответственность за её допуск. Это устраняет размытые границы и перекладывание вины: если одобрил — значит, проверил.
Страховка форс-мажоров
Цена ошибки во многих командах велика ― больше всего меня здесь поймут юристы или финансисты.
Как обезопасить себя от ошибок?
Записать задачу хоть где-нибудь и определить ответственного ― уже большое дело. Во многих командах нет даже этого. Наши опросы показывают, что многие руководители поручают задачи просто в чатах, звонят или записывают голосовые.
Начать трекать задачи можно в системе управления задач YouGile. YouGile доступен всегда бесплатно и без ограничений для команд до 10 человек.
Простая канбан-доска в YouGile сделает работу более прозрачной. Руководитель будет знать, с кого спросить, а сотрудник будет знать, к кому идти. Назовите одну из колонок любым образом, чтобы по смыслу означало согласование. У наших пользователей это часто «На проверке».
Прикрепите к этой колонке «Согласование задач». После включения в задачах появятся кнопки «Согласовать» и «Отклонить», а статус задачи будет зависеть от этих решений. Все прозрачно и видно в карточке и в чате.
Пишите в комментариях здесь или в нашем Telegram-канале, где у вас чаще всего всплывают недосогласованные задачи. А если есть интересные истории провалов — поделитесь, а мы подумаем, как предотвратить такие истории в нашей системе.
