Вы сможете сходу ответить на вопрос, сколько ИТ-систем у вас в компании? До недавнего времени мы тоже не могли. Поэтому сейчас расскажем о нашем подходе к построению единого перечня ИТ-систем компании, который нужен был для решения следующих задач:
- Единый словарь для всей компании. Точное понимание для бизнеса и для ИТ, какие системы есть в компании.
- Перечень ответственных. Кроме получения списка ИТ-систем, нужно было понять ответственных за каждую систему, как со стороны ИТ, так и со стороны бизнес-подразделений.
- Классификация ИТ-систем. Со стороны ИТ-архитектуры нужно было классифицировать существующие ИТ-системы по этапу развития, по используемым технологиям и т.д.
- Расчёт затрат на ИТ-системы. Для начала надо понять, что такое ИТ-системы, потом придумать алгоритм отнесения затрат. Скажу сразу, многое по этому пункту у нас получилось, но об этом в другой статье.
Сразу ответим на вопрос из заголовка — сколько же ИТ-систем в компании? Мы в течение года пытались составить перечень, и оказалось, что признаваемых (т.е. для которых удалось найти ответственных в ИТ и заказчиков среди бизнеса) 116 ИТ-систем.
Много это или мало, можно будет судить после подробного описания, что же у нас считается ИТ-системой.
Шаг первый
В первую очередь у всех департаментов ИТ-дирекции запросили перечни ИТ-систем, которые они поддерживают. Далее все эти списки мы начали сводить вместе и делать унифицированные названия и кодировки. На первом этапе решили разделить ИТ-системы на три группы:
- Внешние сервисы.
- Информационные системы.
- Инфраструктурные сервисы. Это самая интересная категория. В процессе составления перечня ИТ-систем были найдены программные продукты, которые использует только инфраструктура (например, Active Directory (AD)), а также программные продукты, которые устанавливаются на локальных машинах пользователей. Все эти программы были выделены в инфраструктурные сервисы.
Рассмотрим подробнее каждую группу.
Внешние сервисы
Внешние сервисы — это ИТ-системы, не использующие нашу серверную инфраструктуру. За их работу отвечает сторонняя компания. Это, по большей части, облачные сервисы и внешние API других компаний (например, сервисы оплаты и фискализации чеков). Термин дискуссионный, но лучшего придумать не удалось. Все пограничные случаи мы записывали в «информационные системы».
Информационные системы
Информационные системы — инсталляции программных продуктов, которые использует компания. В данном случае рассматривались только программные комплексы, которые устанавливаются на серверы и обеспечивают взаимодействие многих пользователей. Локальные программы, которые устанавливаются на компьютерах сотрудников, не рассматривались.
Были некоторые тонкие моменты:
- Для многих задач используется микросервисная архитектура. Микросервисы создаются на общей платформе. Мы долго думали, выделять в отдельные системы каждый сервис или группы сервисов. В итоге выделили за систему приняли всю платформу и назвали её MSP — Mvideo (micro) Service Platform.
- Многие ИТ-системы используют сложную архитектуру из клиентов, серверной части, баз данных, балансировщиков и т.д. Решили всё это объединять в одну ИТ-систему, не выделяя отдельно такие технические части, как балансировщики, TOMCAT и многое другое.
- Технические ИТ-системы — такие как AD, системы мониторинга, — были выделены в отдельную группу «инфраструктурные сервисы».
Инфраструктурные сервисы
Сюда вошли системы, которые используются для функционирования ИТ-инфраструктуры. Например:
- Доступ к интернет-ресурсам.
- Сервис архивации данных.
- Сервис резервного копирования.
- Телефония.
- Видеоконференцсвязь.
- Мессенджеры.
- Служба каталога Active Directory.
- Служба электронной почты.
- Антивирус.
Все программы, которые устанавливают на локальных машинах пользователей, мы относим к «Рабочему месту».
По набору сервисов дискуссия пока не закончена.
Результат первого шага
После того, как были сведены все списки, полученные от департаментов, мы получили общий перечень ИТ-систем компании.
Перечень был одноуровневый, т.е. у нас не было подсистем. Такое усложнение списка отложили на будущее. Всего у нас получилось:
- 152 информационные системы и внешних сервиса.
- 25 инфраструктурных сервисов.
Огромным плюсом данного справочника является и то, что кроме перечня ИТ-систем согласовали список ответственных сотрудников за каждую из них.
Шаг второй
У списка был ряд недостатков:
- Он получился одноуровневым и не полностью сбалансированным. Например, магазинная система был представлена в списке 8 отдельными модулями или системами, а сайт одной системой.
- Оставался вопрос, получили ли мы полный перечень ИТ-систем?
- Как поддерживать список в актуальном состоянии?
Переход от одноуровневого списка к двухуровневому
Основное улучшение, которое было сделано на втором этапе, это переход к двухуровневому списку. Было введено два понятия:
- ИТ-система.
- Модуль ИТ-системы.
К первому мы отнесли не только отдельные инсталляции, но логически связанные системы. Например, ранее система веб-отчётности (SAP BO), ETL и хранилища были в списке отдельными ИТ-системам, а теперь мы объединили их в одну систему с 10 модулями.
После подобных преобразований в каталоге осталось 115 ИТ-систем.
Поиск неучтённых ИТ-систем
Проблему поиска неучтённых ИТ-систем мы решаем с помощью отнесения затрат на ИТ-системы. Т.е. в компании была создана система распределения всех платежей департамента на ИТ-системы (об этом подробнее в следующей статье). Теперь мы ежемесячно просматриваем перечень платежей ИТ и относим их на ИТ-системы. В самом начале обнаружилось некоторое количество оплачиваемых систем, которые не фигурировали в реестре.
Дальнейшим шагом видится внедрение единой платформы ИТ-архитектуры (EA Tool) для планирования развития.
Классификация ИТ-систем
Кроме составления перечня ИТ-систем и выявления ответственных сотрудников мы занялись классификацией ИТ-систем.
Первый атрибут классификации, который мы ввели, это стадия жизненного цикла. Так появился единый перечень систем, которые сейчас внедряются и которые запланированы к выводу из эксплуатации.
Кроме того, мы начали отслеживать вендорский жизненный цикл ИТ-систем. Не секрет, что программные продукты имеют разные версии, и поставщики поддерживают только определённые из них. После анализа списка ИТ-систем были выявленные те, чьи версии уже не поддерживаются производителем. Сейчас идёт большая дискуссия, что делать с такими программами.
Использование списка ИТ-систем
Для чего мы используем этот список:
- В ИТ-архитектуре при рисовании ландшафта решения мы используем единые наименования ИТ-систем.
- В системе распределения платежей по ИТ-системам. Так мы видим общие затраты на них.
- Перестраиваем ITSM с целью ведения в каждом инциденте информации о том, в какой ИТ-системе был обнаружен инцидент и в какой он был решён.
Перечень
Так как перечень ИТ систем является конфиденциальной информацией, то привести его здесь в полном объёме невозможно, покажем визуализацию.
На картинке:
- Зелёным обозначены модули ИТ-систем.
- Другими цветами департаменты ДИТ.
- ИТ системы привязаны к менеджерам ответственным за них.
