Если у вас средний или крупный бизнес, а ваш бюджет измеряется миллионами рублей, вы без труда найдёте удобную систему управления проектами. На рынке их более ста. Но если у вас малый бизнес, а бюджет ограничен (скажем, 5000 рублей в месяц – это потолок), вам остаётся выбирать из того, что есть.
Привет, Хабр! Я – Юля, руководитель небольшой компании по производству упаковочных материалов, и я “съела” собаку на доступных решениях по управлению малыми командами.
В чём проблема
В компании 22 человека и 6 отделов: операционный, продажи, логистика, клиентский, маркетинг, производство.
Мы уже переросли excel и google-таблицы, и остро нуждались в простой недорогой системе (в идеале бесплатной), в которой можно организовать работу с клиентами, отслеживать воркфлоу команды и вести учёт склада. Была «идея фикс» организовать работу в одной программе. Не получилось.
Однако за год поисков удалось накопить базу знаний по системам, которые можно адаптировать под нужды небольших команд. В статье расскажу про 10 таск-менеджеров.
Критерии выбора системы
простой юзабилити для быстрого освоения программы
недорогой или бесплатный тариф
создание в едином хранилище нескольких проектов
наличие временных интервалов для задач (мы ведём график отгрузок)
хранилище файлов
интеграция с системами отчётности или наличие собственной
лог событий по изменениям
1. YouGile
Плюсы системы
Бесплатный тариф до 10 человек. Мы пользуемся облачной версией и десктопом. Мобильное приложение тоже есть, пока не тестили.
Простой интерфейс. Достаточно пары часов, чтобы разобраться и начать работать. Сотрудники освоились без проблем. Кому-то помогли обучающие видео, кто-то справился сам.
Встроенный мессенджер. У нас все отделы координировали между собой в телеграме. Сейчас обсуждения ведём в системе. В программе создали групповые чаты для каждого отдела + есть чаты в задачах.
Сводки и отчёты. В системе есть отчёты. Сделали сводку – в отдельном столбце автоматически собираются все задачи с просроченным дедлайном. Можно ещё настроить, чтобы они прилетали в указанное время на почту.
Связь отделов. Мы связали три отдела: продажи, маркетинг и производство. Как только падает заказ, отдел продаж передаёт его дизайнеру (отдел маркетинга) на отрисовку макета, далее он попадает на производство. При этом менеджер видит, что происходит с заказом и когда он будет готов.
Минусы
Нет хранилища файлов. Нам важно, чтобы макеты и договоры были под рукой. Сейчас их прикрепляем к задачам. Это решает проблему, но лишь наполовину.
Нет встроенного редактора документов. Пользуемся привычными Google-доками и прикрепляем в задачи на них ссылки.
Стоимость
Бесплатно для 10 человек.
333 рубля в месяц за каждого пользователя (оплата начинается с 11 человека).
2. ClickUp
Плюсы системы
Есть бесплатный тариф. Можно пригласить неограниченное количество пользователей.
Сортировка задач по тегам и статусам. Можно отметить разными тегами задачи каждого из отделов, разные статусы указывают на состояние – «в работе», «на согласовании» и т.д., и плюс к этому есть флажки приоритета.
Автоматическая смена исполнителя. Когда задачка переходит на согласование, у нее автоматически меняется исполнитель. Когда она согласована и уходит в производство – снова меняется исполнитель.
Есть mind-карты, заметки, напоминания и цифровые блокноты. Также есть календарь и таймлайн.
Минусы
Интерфейс на английском. Система удобная, но нет русскоязычной версии.
100 МБ в хранилище на бесплатном тарифе. Для хранения макетов и договоров этого не хватает.
Лимит на 100 действий по ряду функций, дальше – платить. Мы смотрели в первую очередь на бесплатную версию. В платном, конечно, такого ограничения нет.
Стоимость
Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.
От 5$ в месяц за пользователя, если нужно хранилище файлов без ограничений, настройка прав доступа, отсутствие лимитов в 100 действий по ряду функций (настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и другие).
3. Pyrus
Плюсы системы
Система заточена под работу с документами. Для бухгалтера Pyrus – удобный инструмент, позволяющий автоматизировать процесс согласования договоров, выставления счетов и прочую рутину.
Бесплатный тариф без лимитов по пользователям и задачам. Там есть ряд ограничений на работу с документами, но если нужно просто ставить задачи, то подойдет. Бесплатно можно пользоваться мессенджером, календарем, хранилищем документов на 1 ГБ. Есть мобильное приложение.
Учитывается потраченное время. Можно посчитать, сколько времени ушло на задачу. В целом, для задач есть все что нужно: сортировка, метки, постановка на контроль, напоминания, повтор, возможность отложить на потом.
Простой интерфейс, если не углубляться в настройки документооборота. Поставить задачу, приложить к ней файл – легко.
Интеграция с почтой. Заявки с сайта падают на почту, оттуда – в систему.
Минусы
Неудобно вести базу клиентов. В Pyrus выстраивать процессы работы с заказчиками можно либо в справочнике, либо в формах (сделках). Справочник трудно править. Попробовали сделки. Кажется, все логично – делаем сделку, крепим к ней клиента и всю информацию о нем... но нет. Все наоборот: делаем клиента, а потом к нему прикрепляем задачи. Но это не совсем удобно. Клиенты у нас часто меняются, а задачки, наоборот, типовые.
Стоимость
Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.
279 рублей в месяц за пользователя, если нужно резервное копирование, свыше 50 готовых форм для задач, больше места на диске (на бесплатном – 1 ГБ, на платном – 100 ГБ), доступ к отчётам.
4. Weeek
Плюсы системы
Есть бесплатный тариф. Но там лимит до 5 человек и 7 проектов.
Простой юзабилити и всплывающие подсказки. У каждой функции есть знак вопроса, нажимаешь на него и вылезает подсказка.
Команды и роли. Даже если команда маленькая, всё равно нужно отделять менеджеров от бухгалтеров и дизайнеров.
Таймер задач. Иногда задачи растягиваются по времени: клиент вносит правки, а сейчас есть сложности с доставкой материалов до производства. Таймер даёт возможность отслеживать проблемные заказы.
Утверждение файлов в задачах. В каждой задаче можно «Подписать», то есть утвердить приложенный файл. Приглашаем гостя в систему, просим утвердить макет, после чего правки уже не принимаем и передаём в печать.
Минусы
Дорого. Полноценный тариф начинается от 590 рублей в месяц за пользователя. Это 12 980 рублей ежемесячной оплаты.
Доски в виде календаря, где каждая колонка – день недели. В отзывах многие отмечают это как преимущество, но нашей команде не зашло.
Стоимость
Бесплатный тариф для команд из 5 человек. Можно вести до 7 проектов.
590 и 690 руб./мес. за человека – для команд побольше.
5. Monday
Плюсы системы
Есть шаблоны. Удобная система для ведения клиентов. Читала в отзывах, что многие её используют как CRM. Отделу продаж зашла. Они сразу создали проект на основе шаблона и сделали доску для работы с клиентами.
Автоматизация. Настраиваем повторяющиеся задачи, составляем сценарий – и они сами перемещаются по доске, меняются статусы и исполнители. Вариантов сценариев много, например: «Когда назначается исполнитель, задача перемещается в…» или «Когда в задаче меняются данные, она отправляется…». Позволяет снизить рутину.
Доски, доступные клиентам. Приглашаем заказчиков в проект, собираем обратную связь, согласовываем эскизы.
Собственные системы отчётности. Всё можно визуализировать: как закрываются сделки, какая выручка ожидается в этом месяце, насколько отклоняемся от плана.
Минусы
Дорогая система. Мы рассматривали тариф «Стандарт» – $10 за пользователя в месяц. Бесплатная версия только для 2 сотрудников. Теоретически мы можем использовать её только в отделе продаж.
Стоимость
Бесплатно для 2 пользователей
8$/месяц за пользователя – на тарифе есть хранилище в 5 ГБ, неограниченное количество шаблонов, дашборд для одной доски.
10$/месяц за пользователя, если вам нужен Календарь, диаграмма Ганта, автоматизация, интеграции с другими сервисами.
16$/месяц за пользователя – к прочим функциям добавляется контроль времени, формулы для выполнения расчётов.
6. Планфикс
Плюсы сервиса
Гибкая система в построении бизнес-процессов. В системе можно настроить индивидуальные рабочие пространства для каждого отдела. Автоматизировать работу отдела продаж. Сделать десяток собственных отчётов по ключевым KPI. Настроить интеграцию с сайтом и мессенджерами.
В любой функции (даже в фильтре ленты событий) несколько параметров и настроек.
Много сценариев. Добавить в проект нового клиента, заключить с ним договор, принять оплату, согласовать эскизы, наладить передачу заявок из отдела продаж в производство и далее в логистику.
Есть бесплатный тариф для 5 сотрудников. На платные тарифы цена начинается с шестого человека и составляет от 2,5€ в месяц за сотрудника.
Минусы
Сложность настройки системы. Техподдержка отвечает быстро и искренне старается помочь, но нужно очень много времени. Как минимум несколько месяцев, чтобы всё настроить и адаптироваться.
Неочевидность интерфейсов. Проводили эксперимент: делали доску, приглашали туда сотрудников, просили их посмотреть свои задачи (личную хронику), а потом вернуться обратно в общее рабочее пространство. С первого раза не справился никто.
Стоимость
Бесплатно для команд из 5 человек. Есть небольшие ограничения, но они не критичны.
Если ваша команда больше – есть тарифы за 2,5€, 4,4€ и 6,3€ в месяц за сотрудника. На платных тарифах вам будут доступны диаграмма Ганта, интеграции со сторонними сервисами, API, неограниченное количество шаблонов для повторяющихся задач.
7. Todoist
Плюсы системы
Простой, интуитивно понятный сервис. Для малого бизнеса подойдет как таск-трекер. Мы протестили несколько шаблонов, например, на цикл продаж, настроили повторяющиеся задачи, расставили приоритеты и напоминания.
Элементы игры для самомотивации. Интересная фишка: карма, баллы за достижение целей.
Есть бесплатный тариф, правда, с ограничением в 5 проектов и 5 сотрудников.
Минусы
Слабоватая отчётность. Не хватает полноценной статистики и данных по задачам.
Нет календаря, но есть синхронизация с Google-календарем. Для меня это неудобно, потому что я уже давно привыкла перетаскивать задачи на нужное время, а здесь придётся заходить в каждую задачу и вручную править время. Это не критично, но доставляет определённые неудобства.
Стоимость
Бесплатно для 5 участников. На тарифе есть ещё пара лимитов: можно вести только 5 проектов, лог событий ограничен одной неделей, загрузка файлов до 5 МБ.
Есть тарифы за 5$ и 8$ в месяц за сотрудника.
8. Shtab
Плюсы системы
Простой интерфейс. Сразу видишь задачи, файлы, архив, изменения, шаблоны. Доску можно перевести в список задач, календарный вид или матрицу. Матрица Эйзенхауэра – любопытная функция, которая показывает все задачи в парадигме «важно – срочно», «не важно – не срочно».
Расчёт зарплаты сотрудникам.
Есть бесплатный тариф для 5 участников и 4 проектов.
Отчёты по загрузке команды. Статистика задач. К сожалению, пока только в виде excel-таблицы, диаграмм и дашбордов нет.
Есть Хранилище файлов, даже на бесплатном тарифе
Минусы
Система больше заточена под тех, кто работает с фрилансерами. Для нас неактуально отслеживать рабочее время, следить, чем заняты сотрудники и делать скриншоты экранов.
Слабая настройка прав пользователей, не хватает вариативности.
Нет внутренних чатов.
Стоимость
Бесплатно для 5 участников. Можно вести 4 проекта.
230 рублей в месяц за пользователя – для команд до 20 человек.
490 рублей в месяц за пользователя – для команд до 200 человек.
9. Мегаплан
Плюсы системы
Ведение клиентов для отдела продаж, интеграция с телефонией и 1С. Система заточена под ведение клиентской базы, отслеживания сделок.
Разные сценарии и схемы для сделок. Можно подстроить под любую воронку продаж, и автоматизировать при помощи автосценариев.
Шаблоны документов.
Минусы
Система хороша только для отдела продаж, переносить в неё все процессы для всех отделов не хочется. Мало возможностей, чтобы настроить под себя.
Неудобный интерфейс. Излишне перегружен функциями и возможностями, не все из которых хорошо работают.
Цена. На мой взгляд дорого – 549 рублей за пользователя в месяц на самом простом тарифе и от 999 рублей на бизнес-тарифах.
Стоимость
Бесплатно 14 дней.
Есть тарифы за 549, 999 и 1399 рублей в месяц за пользователя.
10. Битрикс-24
Плюсы системы
Здесь есть всё. Настройка аудиторий для таргетированной рекламы, конструктор лендингов и email-рассылок, видеоконференции и сквозная аналитика.
Удобно вести клиентов и сделки. Есть интеграция с 1С, воронки продаж, телефония, аналитика и отчётность.
Документооборот. От встроенного редактора документов до автоматизации согласования договоров.
Облачное хранилище. 5 ГБ места на диске. Файлы можно хранить как в задачах, так и в отдельных группах.
Бесплатная версия. Безлимитное число пользователей, и по функционалу ограничения не слишком критичные. Работать можно.
Минусы
Перегруженная система. Менеджеры путались и долго въезжали, что и куда вносить, продолжали писать в google-документах и блокнотах, времени уходило много. После использования Битрикса точно могу сказать – лучше необходимый минимум, чем хаотичный максимум.
Больше подходит крупным компаниям. Для небольших команд лучше выбирать что-то более простое и очевидное.
Неудобная доска с задачами. Тяжело увидеть общую картину по проекту для всех отделов. Не хватает стикеров, которым можно задавать собственные значения. Непонятно, как настроить единый процесс передачи задач из отдела в отдел.
Сложная настройка прав доступа, и она есть только на платном тарифе.
Стоимость
Бесплатный тариф с ограниченным функционалом.
2490 руб./мес. за команду из 5 пользователей.
5990 руб./мес. за команду из 50 пользователей.
11990 руб./мес. за неограниченное количество пользователей и безлимитный функционал.
