Управление печатью, учимся правильно бюджетировать расходы на печать
Всем добрый день!
Хочу посвятить статью очень важной услуги составляющий для любой компании. Услуги управления печатью является неотъемлемой частью ит услуг, и понимание того как формируется услуга, являются залогом стабильного будущего. Так уж вышло, что мало кто вообще понимает как все это работает, а бюджеты просто рисуют.
И так, управление печати это не просто услуга, а фактически лицо вашей компании, зеркало ваших внутренних процессов. То есть, если ваша накладная с плохим качеством печати попадает в другую организацию, очевидно сотрудник принимающий с неким внутренним возмущением, сотрудник, будет явно негативно относиться к документу. Там типо айтишников нету, куда руководство смотрит, а вообще могу и не принять и т.д.
Управление печатью это всего лишь некий набор правил, которые способствуют пониманию сколько стоит один отпечаток на каждом печатающим устройстве. Кроме этого решает ряд проблем, как унификация услуг поддержки печати и конечно оборудование печати.
Постоянная и системная работа по составлению отчетности их анализ поможет постоянно оптимизировать парк печатающей техники и правильно работать с бюджетированием.
Самое важно и первичное, это понимание того, сколько стоит отпечаток листа. По сути это будет отправной точкой в закладке бюджета. Не все так просто как кажется, ввиду того, что в стоимость отпечатка, должны быть заложены те услуги, которые вы и так оказываете. Ремонт, заправка, утилизация и прочее. При этом необходимо знать стоимость по каждой печатающей технике, а закладывая стоимость услуг, тем самым унифицируете сами услуги.
Унификация оборудования может показаться затратным делом, но на самом деле это не так. Как правило унификация простой процесс, и в основном ориентируются не на саму технику, а на модели картриджей. Тут нет четких критериев, все очень индивидуально, и зависит от масштабов.
Неотъемлемая часть работы, постоянно отслеживать количество отпечатанных листов. В наше время, все печатающие устройства позволяют отражать эту информацию. И только на базе этих цифр, можно прогнозировать расходы и нагрузку на инфраструктуру печати.
Как ни странно, но оптимизация парка печатающей техники неизбежный процесс и вытекает из простого, из стоимости одного отпечатка. Например, 2 принтера, у одного принтера нагрузка большая, и стоимость печати 2 рубля (пример стоимости) , у другого принтера стоимость печати 1,5 рубля, нагрузка маленькая. Тут очевидно, что в случае замены между собой принтеры, можно серьезно экономить.
Как же правильно бюджетировать? все очень просто, перед глазами основные цифры. Стоимость печати, статистка отпечатанных листов, количество техники, понятные услуги заложенные в стоимость. Например, Принтер печатает за 2 рубля, месячная нагрузка составляет 10000 листов. 120т.л. в год, вот ваш бюджет 240 т.р. в год на единицу техники. И так по всем печатающим устройствам. Дьявол в деталях. Тут конечно расчет линейный, есть сезонны и прочие факторы.
С чего все начинается
Внедрение начинается с того, чтобы организация определила цели и задачи. Это очень важно, ведь четкое понимание текущих проблем, облегчает дальнейшую работу.
Уменьшение стоимости владения инфраструктуры печати. Любому бизнесу должно быть интересно уменьшить себестоимость конечной продукции.
Повысить эффективность эксплуатации печатающей техники. Крайне важно подойти с умом. Плохо, когда покупается принтер, а он простаивает, или слишком большая нагрузка.
Улучшить прогнозируемость расходов на печать. Очевидная цель, которая поможет прогнозировать расходы на завтра, на месяц, на год.
Повысить и гарантировать качество услуг печати. Позволить не просто устранить текущие проблемы, но и гарантировать, что все возникшие проблемы будут устранены во время
Типовой порядок работы
Аудит текущей инфраструктуры. В аудите необходимо отразить всю критическую информацию о состоянии печатающей технике, в том числе и ее текущую нагрузку. Аудит проходит месяц
Определение стоимости и рентабельности ремонта текущей печатающей техники. После проведения аудита, крайне важно подтянуть качество печати, и часто бывает, что некоторые принтеры проще выкинуть чем ремонтировать.
Аудит финансовой части. Много калькулировать и определять, сколько стоит печать на текущей печатающей технике.
Самое интересное. Заложить стоимость оказания услуг поддержки. Определить границы поддержки, за которую оплачивает организация. Крайне неправильно, когда услуги пересекаются с аналогичными.
Оптимизация печати. На этом этапе происходит окончательный этап внедрения. По окончанию этого этапа, организация начнёт оптимально и эффективнее использовать ресурсы. Экономия денежных средств может быть достигнуто порядка 30%
Дополнительный инструмент экономия денежных средств. В этом случае обычным делом определить поставщика. Именно выход на рынок, и дополнительно зачислить НДС, уже является большим преимуществом.
Самая важная ошибка, это внедрение какой-либо практики, без понимания того, что практика находимо постоянно поддерживать. Именно поддержание процессов и по возможности их автоматизировать, позволит постоянно и системно поддерживать качество услуг, и конечно экономию денежных средств. Плохо, когда не отлажены процессы ИТ поддержки. Любая услуга в ИТ идет рука об руку с ITIL. Поэтому, отладка процессов поддержки являются ключевым при поддержании системы. Очень часто можно встретить, когда осуществляется не правильный выбор печатающей техники. Частое заблуждение, буду экономить так, поставлю большой шкаф, с разделёнными лотками для бумаги, а люди будут бегать. Для меня очевидно, что людям платят ЗП, не за забег на дистанции. Кроме этого стоимость печати на такой технике значительно выше. Тут должно быть определяющим фактором стоимость владения.
PS. Внедрение подобное практики, это большая скрупулёзная работа, и проходит индивидуально. не получиться предложить одинаковый подход организациям с разной, например, локацией. Мой личный опыт внедрения более 15 лет. Если вам статья стала полезным – смогу и дальше делиться своим интересным опытом. Мой телеграмм https://t.me/Alexandro_live