Pull to refresh

Наш офис не дом и не улица, наш офис теперь — SOCOCO

RCNTEC corporate blog Offices of IT companies
Проблема удалённой работы постепенно начинает волновать и российские компании. Так, J`son & Partners Consulting и Битрикс24 провели исследование для того, чтобы оценить дистанционную занятость как новый тренд на рынке труда. Результат обескураживает — в России это не тренд, а только формирующаяся тендеция. В США 45% работников трудоустроены с возможностью работать из дома хотя бы иногда (50 млн. человек), 2,9 млн. работают дистанционно постоянно. В Великобритании 34% работников работают вне офиса. В компании IBM 29% штата работают удалённо по всему миру, и эта доля к 2020 году должна вырасти ещё, поскольку при доле удалённых сотрудников 20% экономия ИТ-гиганта составляет $14 млн. в год.

В России численность дистанционных сотрудников составляет менее 1% от экономически активного населения. Причин такой ситуации много, одна из них — отсутствие эффективных инструментов контроля и совместной работы. Компании с трудом идут на удалённых работников в штате. Но есть и передовые экспериментаторы, которые полностью отказались от бизнес-центров и утренних очередей к кофемашине. Этот мегапост мы посвятим реальному кейсу одного из наших клиентов, который решил не раскрывать своё имя, но при этом согласился озвучить подробности смены реального офиса на виртуальный.
В России численность дистанционных сотрудников составляет менее 1% от экономически активного населения.
Прежде, чем передать микрофон руководителю, расскажем о его компании. Это небольшой стартап, который занимается разработкой web-сервиса. Когда компания размещалась в офисе, в команде было 23 человека: разработчики, тестировщики, верстальщики, дизайнеры, технический писатель, системные администраторы (даже больше DevOps), коммерческая служба, бухгалтер, секретарь, руководитель. Ну а про дальнейшие перевоплощения расскажет сам основатель стартапа.
Привет, Гиктаймс! За три года мы развили свой стартап: спроектировали и разработали с нуля полезный web-сервис, расширили географию продаж, стали собирать фидбэк от пользователей и расширять продукт. Вместе с потребностями в улучшениях приложения росла потребность в новых сотрудниках, мы нанимали квалифицированных специалистов на солидные, вполне московские зарплаты и двигались вперёд. У нас был офис в бизнес-центре класса B — на покупку денег не было, поэтому арендовали по цене 1538 рублей/кв.м. Итого выходило 23 сотрудника * 6 кв.м * 1538 руб. = 212 244 рубля в месяц. Интернет, телефония, чай-кофе, вода, уборка и прочие траты — ещё 100 000. Итого жизнь в офисе нам обходилась в 312 244 рубля в месяц и 3 746 928 рублей в год. Понятное дело, что каждый раз сумма на несколько рубликов менялась в ту или иную сторону, но всё равно — мы платили в среднем 4 миллиона лишь за право сидеть вместе, обсуждать рабочие вопросы и выполнять работу за столом!
А это уже наши расчёты, при стоимости аренды 1667 за кв.м — прим. SOCOCO
Кстати, о выполнении самой работы. Я заметил, что сразу после совещания никто не принимался за дело — все неспеша выпивали чай, обсуждали рабочие и не очень вопросы и только потом расходились по местам. Та же история была с перекурами. Запрещать всё это было бы бесчеловечно: команда отлично трудилась, поводов завинчивать гайки не было. Но уже тогда возникли мысли об удалённой работе — но хотелось так, чтобы не каждый сам по себе, а всё та же команда. Тем более, что всю работу, действительно, можно было выполнять удалённо, за своим персональным компьютером. Я начал присматриваться к приложениям для удалённой работы, благо, таких масса: от таск-менеджеров до различных средств голосовой и видеосвязи (мы, кстати, тоже писали по ним обзор — прим. SOCOCO). Всё время чего-то не хватало — я тестировал сервис за сервисом и понимал, что команду будет не собрать. Анекдот про то, что собрать коллег в Одноклассниках быстрее, чем по селектору, перестал быть для меня смешным. Это стало моей сформировавшейся потребностью.
...мы платили в среднем 4 миллиона лишь за право сидеть вместе, обсуждать рабочие вопросы и выполнять работу за столом!
Среди прочих сервисов волею судеб я встретил SOCOCO — незнакомое мне название с заманчивыми обещаниями почти реального офиса онлайн. Зарегистрировался и не понял, в чём соль. Но стоило добавить «для попробовать» двоих коллег, как я прозрел. Тест длился около часа, и уже на следующий день я стоял перед экраном в переговорной и рассказывал своей команде о найденном приложении, а точнее саму идею «попробовать работать вне офиса». По понятным причинам, эта идея всем понравилась :) И уже во время презентации посыпались предложения о том, как обустроить виртуальный офис и «шуточки за триста» о том, кто будет сидеть у окна.

Что привлекло сразу.
  • Ощущение присутствия в офисе — это подкупает в первую очередь, это главная фишка, которую в числе первых называют сами SOCOCO. Фича, которой даже рядом нет ни у скайпа, ни у ему подобных. Это было заметно. В Skype или Hangouts, например, есть ощущение телефонного звонка — человек следит за связью, напряжён. В SOCOCO этого нет — я проводил совещание в одной из комнат спейса и заметил, что люди на видео улыбались, сидели непринуждённо, черкали ручкой. В общем, делали всё так, как если бы сидели на нашем привычном мозговом штурме.



  • Отображение статусов сотрудников: занят, говорит, слушает и т.д, всего, кажется, более 15 состояний — теперь не приходится звонить на мобильный, пока человек разговаривает в скайпе и спрашивать, удобно ли ему сейчас говорить. Так же и выйти из любого совещания и общения просто — покинул комнату и всё, никого не отвлекаешь.



  • Возможность общаться в режиме видеоконференции с неограниченным количеством гостей.



  • Лично я оценил возможность контролировать состояние сотрудников на виртуальной карте офиса. Они были предупреждены об этом, никто не возмущался — всех очень привлекала возможность обратиться к друг другу и вечно занятому мне в любой момент.



  • Возможность шарить экран для моей студии бесценна. Мы постоянно проводим мозговые штурмы по поводу дизайна интерфейсов и нашего сайта. Кстати, теперь к мозговым штурмам стали присоединяться те коллеги, которые раньше этого не делали. Количество генерируемых, в том числе ценных, идей выросло.



  • Кому-то покажется смешным, но для части команды было радостно видеть русскоязычный интерфейс — половина коммерческой службы и бухгалтер владеют английским на уровне pre-beginner :-)

  • Кстати, о части коммерческой службы, а именно о продажниках. Эти ребята ловко навострились использовать гостевой спейс и гостевой доступ по ссылке для презентаций потенциальным клиентам. Говорят, производит wow-эффект: «Приглашаем вас на презентацию в наш виртуальный офис». Это вам не вебинар.



Это была техническая сторона вопроса, я получил отклик почти на все свои требования. Проще говоря, нам всё понравилось и мы начали готовиться к работе в виртуальном офисе — съехать из реального договорились только в том случае, если всех всё устроит. В ходе эксперимента часть сотрудников оставалась дома и работала оттуда. Но никто и предположить не мог, что чисто техническое удобство выльется в серьёзную экономию и прорыв в развитии компании.

Итак, всё шло быстро, «домашние коллеги» делились самыми приятными впечатлениями. Мы провели подсчёты и выяснили, что уйти в SOCOCO и покинуть бизнес-центр класса B не просто удобно, но и выгодно. Судите сами:
  • За одного активного сотрудника в SOCOCO нужно платить 15$ в месяц. Тогда был курс 68. Выходило 68 рублей *15$ *23 человека = 23 460 р. в месяц на весь офис. Раньше, в реальном офисе, у нас была компенсация за обеды — 5000 р. на человека в месяц, итого 115 000 рублей. Мы отказались от неё и заменили компенсацией связи и Интернета 2 000 р. на человека, это 46 000 в месяц. Итого с такой неплохой мотивацией вышло 69 460 р. в месяц, что в 4,5 раза (!) меньше, чем аренда офиса. Мы хотели оставить переговорную комнату в бизнес-центре, но потом поняли, что и это нам не особо нужно — сейчас все коммуникации с клиентами и контрагентами проходят через Интернет. Но даже при условии сохранения небольшого помещения получалось выгоднее в три раза.

Мы проводили исследование и учли ещё один фактор, с которым не успел столкнуться наш герой — аренда квартиры для приезжего сотрудника — прим. SOCOCO
  • Выросла эффективность труда — чтобы приступить к работе с утра или после митинга, требовалось совсем немного времени. Исчезла трата времени на дорогу до работы и с неё, у сотрудников появилась дополнительная мотивация: не нужно было ехать, не было затрат на проезд и бензин, нервов в мучительных пробках. В среднем 1 человек добирался до работы 1 час и так же обратно. Итого 2 часа в день. За 20 рабочих дней набегало 40 часов. То есть в месяц сохранялось чуть более полутора суток личного свободного времени сотрудника. А если ещё посчитать время на умыться, одеться, а кому-то и накраситься... Команда это оценила.



  • Больничные и командировки перестали быть препятствием к работе — сами сотрудники при возможности охотно выходили на связь в виртуальном офисе.



  • Мне известно, что некоторые стали зарабатывать больше, параллельно занимаясь другими проектами. Например, бухгалтер, у которой не было ежедневной 8-часовой занятости. Она смогла вести ещё две фирмы. Не в ущерб работе — я был не против. Это дисциплинировало и развивало профессиональные скиллы.



Я оставался собственником, бизнесменом, а значит, продолжал считать деньги и искать новые выгоды. Как известно, самые большие расходы компании — это затраты на аренду/оплату офиса, заработную плату и социальные выплаты. С арендой разобрались, с социальными выплатами всё регулируется законом. Как я уже сказал в начале, команда росла и требовала новых разработчиков и дизайнеров. Вот она, ещё одна выгода. Я смог набирать сотрудников со всех уголков России (и даже СНГ) с квалификацией часто выше, чем у московских соискателей, и зарплатными требованиями ниже в 1,5-2 раза.

Сравнение зарплатных ожиданий в Москве и регионах для бухгалтеров и программистов 1С — прим. SOCOCO
Делал я это просто:

  • создал гостевой спейс и приглашал туда коллег и соискателей на собеседование;
  • давал тестовые задания, затем проверял в режиме реально времени;
  • брал человека на зарплату несколько выше, чем он просил;
  • давал ему место в SOCOCO — обучение интерфейсу не требовалось.

Новые люди легко вписывались в группы и проекты. Тут я подметил ещё один психологический нюанс. Социальные сети, мессенджеры, скайп приучили нас к виртуальному общению. И это сыграло мне и моей команде на руку — никто не испытывал дискомфорта, а с новенькими знакомились так же легко, как с новыми друзьями в Facebook. Короче, офисная подковёрная интрига перестала существовать, осталась работа как средство заработка и для большинства — ещё и удовольствие.

Благодаря отказу от аренды офиса я получил около 3 млн. рублей в год на свободные инвестиции. Инвестировал и продолжаю инвестировать я, как мне кажется, максимально грамотно — в свою команду. Мои сотрудники имеют корпоративные MacBook, весь нужный для работы софт, премии, ДМС. И да, всё в рамках трудового законодательства РФ — теперь дистанционная занятость легализована.

Сейчас у меня в компании 38 человек, каждый день мы встречаемся в комнатах SOCOCO и ощущаем себя так, будто сидим за соседним столом. Мозговые штурмы стали плодотворнее, разработчики сосредоточенно коммитят больше кода, продажники осваивают новые рынки, сильные дизайнеры сделали почти космический интерфейс.

Где-то раз в месяц мы собираемся вместе в кафе (кто-то прилетает на денёк), в тёплое время года устраиваем пикники. На таких встречах мы обсуждаем проекты и планы, делимся эмоциями и новостями, шутим. Было дело, что даже совмещали отдых с тренингами для команды. Я вижу, что этого достаточно для полного взаимопонимания — а дальше дело за нашим виртуальным офисом, который пока благополучно справляется с задачей сохранения командного духа.

Хорошо команде, хорошо мне, хорошо бизнесу. В общем, эксперимент удался.»
В течение рассказа мы вставляли свои ремарки. Действительно, команда SOCOCO проводила исследования и рассчитывала, насколько находиться внутри спейсов нашего сервиса выгоднее, чем в стенах бизнес-центра. От 1,5 до 4,5 раз выгоднее, в зависимости от региона. Визуализация и имитация (или даже в каком-то роде эмуляция) офиса даёт полное ощущение присутствия и командной работы. Использование SOCOCO нацелено на экономию, найм лучших профессионалов, продуктивную совместную работу. Самое время подтягиваться до мирового уровня в отношении дистанционной занятости!
Tags:
Hubs:
Total votes 24: ↑17 and ↓7 +10
Views 9.5K
Comments 17
Comments Comments 17