Как мы собрали суперкоманду на удаленке и ни разу об этом не пожалели

Я не призываю к революции, но я хочу, чтобы офисы в России подверглись массовому закрытию, и большинство сотрудников перешли на удаленку. Мне представляется, что это позволит и людям, и компаниям работать эффективнее.

Поделюсь личным опытом, как нанимать удаленных сотрудников, как формировать рабочие процессы и как обустроить уютный виртуальный «офис».

Сейчас в нашей команде YouGile работает 10 человек, и все – в удаленном формате. Мы не привлекаем инвестиций, получаем прибыль и растем в активных пользователях по 10% в месяц вот уже 2 года.

Ежедневная планерка

И я могу сказать, что сформировать суперкоманду на удаленке вполне реально – рынок удаленной работы год от года растет. Мне есть с чем сравнивать: наша первая IT-компания (RedHelper) снимала 250 м2 на Павелецкой в Москве.

В статье две части: «Часть 1. Как мы ищем людей» и «Часть 2. Как мы организуем работу». Ведь перед тем, как организовывать процессы, важно сформировать хорошую команду.

Приглашаю заглянуть в наше «закулисье».

Часть 1. Как мы находим сильных специалистов

Конкурс из 100 человек на 1 вакансию – реальная перспектива даже для самой маленькой компании, если она готова нанимать удаленных сотрудников. Раскрою несколько правил, которые помогают нам получать много откликов и отбирать из них действительно сильных коллег.

Вот пример, как за 10 дней мы получили 294 отклика на hh.ru:

Отклики на вакансию на HH

Это не абсолютный показатель, число откликов зависит от позиции, уровня зарплаты и прочих факторов. Однако видно, что желающих поработать много.

Как пишем вакансию

Всегда указываем в названии вакансии, что это удаленная работа. На hh.ru иногда модерируют такое название, но я редактирую его обратно и звоню в поддержку. Результат (больше откликов в 3 раза, без региональных ограничений) того стоит.

Кроме того, это позволяет «заманить» к себе лучших спецов, которые трудоустроены всегда. И удаленка – чуть ли не единственный способ начать с ними работать. Особенно это актуально для стартапов, которые мечтают о крутом разрабе, но не могут предложить ему такой же шикарный опенспейс, как например у Яндекса. Зато могут предложить демократичную удаленку.

В описании вакансии придерживаемся «домашнего» стиля. Никакого официоза и канцелярщины. Одно дело – офисная вакансия большого банка, и совсем другое – вакансия на удаленку в современную IT-компанию. Просто пишем, кто мы и чем занимаемся.

Часто просим кандидатов выполнить короткое задание в сопроводительном письме:

«Напишите своими словами в 3-4 предложениях, что такое система управления проектами».

Так можно за 30 секунд понять, нужно ли проводить собеседование. Это хорошо работает при найме копирайтеров, дизайнеров и менеджеров, а вот для технарей такой ход лучше не использовать. Откликов крутых программистов и так маловато, стараемся их беречь.

Пример вакансии сейлза с HH. Обычно на такие вакансии вообще никто не откликается, а на эту откликнулись 74 человека

Холодные продажи в IT-компанию (удаленно на полставки).

Мы команда разработчиков системы управления проектами YouGile.com.
Ежедневно системой пользуются 5000 человек и несколько сотен компаний на платной основе. На текущей момент в команде нет ни одного активного продавца. Ищем первого сильного специалиста. Вся команда работает удаленно.

Необходимо:
Любить и уметь работать в активных продажах
Стать специалистом по продукту и общаться с клиентом с позиции эксперта
Находить способы и базы для активного привлечения клиентов
Уметь самоорганизоваться для удаленной работы

Условия и график:
Полностью удаленная работа
На полставки (20 часов в неделю, 4 часа в день)
Собеседование по скайпу с камерой
25 000 — оклад, от 10% с продаж (обсуждается индивидуально)
Можно объединять с чем-то еще

Зачем всегда держать вакансию открытой
Имеет смысл собеседовать 1 кандидата из 100, зато самого интересного. Если специалиста нужно найти срочно, за 2-3 недели, то неизбежно придется идти на жесткие компромиссы и понижать планку. Если же выбрать стратегию постоянного рекрутинга, то можно смело нацелиться на кандидата уровнем выше и подбирать действительно сильных коллег.

Кого зовем на собеседование

• Кандидат успешно выполнил мини-задание, которые мы попросили его сделать в сопроводительном письме.
• Желательно, чтобы кандидат уже имел опыт удаленной работы. По моим наблюдением, в 80% случаев человек без опыта на удаленке не сможет втянуться в рабочие процессы. Но людей с таким бэкграундом все больше. Еще 3 года назад лишь 5 кандидатов из 100 ранее работали удаленно, сейчас же – каждый четвертый.
• Также мне важно, чтобы у кандидата были измеримые результаты и достижения. Если не профессиональные, то хотя бы личные. Например, звание мастера спорта для меня имеет значение. Оно показывает, что человек способен упорно работать, достигать целей и побеждать.

Хороший ход – нанимать удаленных сотрудников на халф-тайм. (4 часа в день)
Мой опыт показывает, что зачастую именно состоявшиеся профи выбирают такой формат. У них уже есть работа, но они хотят большего. Возможно, они совмещают несколько проектов. А это уже показатель того, что специалист стоящий. Кроме того, таким образом вы оптимизируете затраты сами: если сотрудник не оправдает ваших ожиданий, вы расстанетесь с ним с меньшими издержками, чем при фул-тайм режиме.

Как проводим собеседование

Главная задача, которую я ставлю перед собой на собеседовании – понять, сможет ли человек выполнить тестовое задание. Это отличается от обычных подходов, когда на собеседовании стараются принять решение о найме на испытательный срок.

Почему для меня это важно? Если на следующем этапе кандидат полностью провалит тестовое задание, то проблема в том, как мы организовали отбор, а не в кандидате. Поэтому все мои вопросы связаны с тем, сможет ли человек решить задачу.

Собеседование я провожу обязательно в видеоформате, через систему Whereby (хорошая альтернатива Skype).

Как мы играем с сейлзами на собеседовании
На собеседовании на позицию сейлза мы 2-3 раза проигрываем разные продажи. Первая игра – с продуктом, который соискатель продавал ранее. Вторая игра – с любым продуктом, который придет в голову. Лошадей продаем, апельсины… Я специально загоняю сейлза в тупиковые обстоятельства: «Мне не надо», «У меня уже подписан годовой контракт с другим поставщиком» – и смотрю, как он будет выкручиваться. Здесь ключевое – не шаблонные заученные скрипты, а гибкость и умение искать различные подходы. Иногда «разворачиваемся» ролями, и в роли продавца я сам предлагаю варианты решения тупикового вопроса. Если кандидат быстро улавливает мой ход мыслей и справляется с задачей в следующей игре, то это явно хороший претендент.

Оплачиваемое тестовое задание (самый главный пункт отбора!)

Во время данного этапа найма главная задача – проверить образ мыслей соискателя и понять, подходит ли он для того, чтобы выполнять задачи. И само тестовое задание должно быть маленькой реальной задачей.

Например, на вакансию «Копирайтер» мы предлагаем за 4 часа и 2000 рублей написать статью в любом формате – «Сравнение различных систем управления». При этом кандидат может (должен) задавать любые вопросы.

Пример тестового задания

Необходимо написать статью с каким-либо сравнением каких-либо систем управления проектами. Взгляд под которым вы сравниваете, количество систем, длину текста, наличие картинок, аудиторию читателей, название и т.д. – выбираете вы сами.

Все возникающие вопросы по системам можно задать эксперту, который предоставляется на все 4 часа.

Хорошая статья должна:
обучать;
развлекать;
вызывать желание прокомментировать.

Ошибки, которые делают кандидаты:
Заморачиваются над длиной текста, пытаются налить “воды”.
Не могут придумать темы, иногда все 4 часа.
Рекламно пытаются показать превосходство одной системы над другой.
Задают мало вопросов.

Сильные стороны в тестовых работах:
Задают много вопросов по всем деталям.
Небольшой аспект анализируется глубоко.
Выражают и аргументируют собственный взгляд.
Понимают логику полученных ответов и пишут авторский текст.
Пишут маленький хорошо продуманный материал.

Эту задачу даже при очень хорошем резюме и удачном собеседовании делают слабо 4 из 5 претендентов. Главная проблема – пытаются «налить воды», пишут длинный и бессмысленный текст. Либо пишут слишком рекламно и «дешево».

Я рассчитываю получить авторский текст, хорошо продуманный материал с фактами и ценными советами. Конечно, за 4 часа глубоко изучить незнакомую тематику практически невозможно. Но я оцениваю именно попытку это сделать, а также умение добывать и обрабатывать информацию. Лучшие кандидаты задают много вопросов и пишут короткие статьи со смыслом в каждом предложении.

Почему тестовое задание надо оплачивать
Мы предлагаем только оплачиваемые тестовые задания. Это в разы повышает шансы заполучить хорошего спеца. Не каждый уважающий себя кандидат будет тратить время на бесплатное тестовое, а если и будет – то с неохотой, без должной степени вовлеченности. Тестовое задание с оплатой существенно ближе к реальной работе. Кто-то может возразить, что это дополнительные расходы для компании, и кандидаты часто согласны показать себя без оплаты. Реально это просто жмотство, в рамках затрат компании это вообще небольшие суммы, а уровень кандидатов будет разительно отличаться.

Часть 2. Как мы организуем работу

Вот мы и добрались до дела. Команду сформировали, а как теперь организоваться на удаленке? Как следить за работой, как понимать, что вообще происходит в компании? Поделюсь опытом, как мы решаем эти вопросы.

Миф: на удаленке сотрудников побеждает телевизор, холодильник и диван
Однако если вы привязали человека к офису – это еще не значит, что он будет работать. В офисе тоже может победить Фейсбук, кофемашина и курилка. Как в офисе, так и на удаленке – человек либо работает, либо нет. На удаленке, напротив, вам проще оценивать продуктивность сотрудника. Так как вы целиком сфокусированы на задачах, и сотрудник не может завуалировать свое бездействие приятным общением за чашечкой кофе и корпоративными мероприятиями. На удаленке практически невозможно имитировать бурную деятельность, потому что ее не видно. Зато результаты видны сразу. Продуктивность сотрудника очень легко оценить по количеству решенных задач.

Как понять, работает сотрудник или валяет дурака?

Никак. Но это никак нельзя понять и в офисе. Тут важно следить не за людьми, а за задачами. Любой сотрудник может заниматься чем угодно и когда угодно, это его дело. Наше дело – смотреть, решает ли он задачи или рассказывает красивые истории, почему не получилось.

Часто у управленцев, привыкших к офису, есть стойкое ощущение: сотрудники не работают, если их не пинать. При работе на удаленке необходимо это ощущение перевернуть на прямо противоположное – сотрудники работают по умолчанию!

Нужно ли проверять, сколько часов отработал сотрудник
Не стоит даже пытаться. Именно этим удаленный формат работы и отличается от офисного. Удаленно мы не работаем «от звонка до звонка». Некоторые компании предлагают удаленным сотрудникам устанавливать на компьютер программы для учета рабочего времени. И тем самым отпугивают специалистов, которые ценят удаленку именно за ее демократичность, гибкий график и нацеленность на результат (независимо от потраченного на процесс времени). Отслеживая рабочее время, вы по факту нивелируете все плюсы удаленной работы, ослабляете самодисциплину сотрудников и снижаете их мотивацию закрывать задачи вовремя. Особенно, если их зарплата зависит от количества отработанных часов. В этом случае сотрудники специально будут растягивать время работы над задачей.

Как мы планируем работу

Мы разрабатываем систему управления проектами, где каждая задача это чат и, конечно, все коммуникации и планирование ведем в YouGile. Иногда ради тестов ведем некоторые процессы в конкурирующих продуктах.

Проводим общие еженедельные планерки по понедельникам. Ставим задачи на текущую неделю по всем направлениям: разработка, дизайн, маркетинг, тестирование. Отображаем все на доске «Планирование». Если за неделю не успеваем сделать задачу, переформулируем ее точнее. Например, стояла задача «Написать статью», переформулируем на «Выпустить статью». Штрафов за просроченные задачи нет, все основывается на здравом смысле.


Доска недельного планирования

Также каждое утро мы встречаемся с сотрудниками на 20-минутной планерке, чтобы обсудить, что успешного удалось реализовать вчера, а что предстоит сделать сегодня.

Как организованы рабочие процессы в разных отделах

Отдел разработки

Вот так выглядит доска отдела разработки. Все по спринтам, есть специальный стикер спринтов, по которому можно отфильтровать задачи. По умолчанию выводятся актуальные задачи. Есть беклог, куда попадают идеи и отложенные задачи. Отдел пока небольшой, и все реализовано очень просто, специально не усложняем.


Доска отдела разработки

Отдел маркетинга

Отдел маркетинга – не совсем обычная доска. На ней идет непрерывный брейншторм и обсуждаются различные методы продвижения. Пока здесь 5 ключевых моментов, на которых решили делать акцент: Контекстная реклама, Видеоролики, Статьи, Email-рассылки и Соцсети. Ключевые задачи также выносятся на доску недельного планирования на всеобщее обозрение.


Доска отдела маркетинга

Отдел продаж

На базе доски отдела продаж сформирована полноценная CRM-система. Клиенты делятся на категории по состоянию: «Не удалось связаться», «В обработке», «Провести скайп», «Обсуждение оплаты», «Выставлен счет», «Оплатил». Также есть много стикеров: откуда пришел лид, о чем договорились, какой следующий шаг. В работе постоянно находятся несколько сотен карточек. На доске могут работать несколько человек. Чтобы посмотреть задачи каждого менеджера отдельно, можно отфильтровать их по исполнителю.


CRM отдела продаж

Техподдержка

Все обращения пользователей, которые к нам прилетают, автоматически попадают в систему на отдельную доску Helpdesk. Техподдержка работает с тикетами и расставляет приоритеты. Также на другой доске составляется общая картина обращений с счетчиками по каждому запросу.


Картина обращений

P.S. Все-таки в организации удаленной команды есть и минусы. Например, на удаленке нет единого режима, который формирует офис, а это действительно важный аспект. Но это уже тема для отдельного материала.

UPD. Выпустили гигантский обзор, где рассматриваются 52 системы управления проектами. Используем его внутри команды, решили поделиться со всеми.

И напоследок небольшой опрос…