Pull to refresh

Несколько важных нюансов менеджмента при внедрении ERP

ERP-systems *
Если вы не хотите, чтобы ERP-система создала больше проблем, чем решила, желательно соблюдать несколько важных правил в менеджменте предприятия.

Говорить будем о предприятиях, численностью хотя бы человек тридцать. В более мелком бизнес эти правила не работают. Там, как правило, все занимаются всем.

Разумеется, я считаю, что вы правильно выбрали ERP-систему, а не ткнули пальцем в небо (о том, как это сделать я писал здесь, здесь, здесь и здесь). Разумеется, вы не пытаетесь автоматизировать хаос, а у вас действуют внятные бизнес-процессы или вы используете те, которые заложены в ERP-систему. Эти вещи тут даже не обсуждаются.

Каждый отвечает за свои данные и сам их заносит

Не должно быть ситуации, когда в реальности некую информацию порождает один сотрудник, а в систему эти данные заносит другой. Такого просто не должно быть.

Однажды наблюдал компанию, в которой менеджеры ленились заносить в систему счета своим клиентам. Это за них делали их помощники. И превращалось это в безумие. Менеджер, в лучшем случае по email, а в худшем на лету, сообщал помощнику о том, что такому-то клиенту нужно выписать счет на такой-то товар. Но проблема в том, что менеджер считает, что этот клиент и этот товар называются определенным образом, а в системе это занесено несколько иначе. В результате помощник после нескольких часов разбирательств выписывает таки счет. Но не тому клиенту и не на тот товар. Просто потому что в базе несколько похожих названий и клиентов и товаров, а менеджер не уточнил. Клиент звонит менеджеру, менеджер звонит помощнику, тот исправляет, но опять неточность. На выписку счета уходит 5 звонков и полдня работы нескольких людей. Я спросил у руководителя компании, почему он не прекратит эту порочную практику. На что получил ответ: «менеджеры очень занятые люди и им некогда самим выписывать счета». Думаю, любой разумный человек поймет, что это бред. Менеджер сам выпишет счет за 5 минут и там все будет правильно. И клиент не будет нервничать, и никто не потеряет время.

Приходовать и списывать товар со склада должен только один человек. Кладовщик. Сам, своими руками. Если товар на склад приходует (списывает) кто-то другой, я вам гарантирую, что, рано или поздно, вы получите проблему, когда остатки товара, которые показывает программа, и реальные остатки просто не будут сходиться. 100% гарантирую. Если вам жалко денег на кладовщика, вы зря внедряете ERP.

Принимать, списывать деньги из кассы должен кассир и больше никто. То есть тот, кто сидит и принимает в реальной жизни эти деньги. В противном случае получите проблему, как с кладовщиком.

Деньги по банку лучшее вообще не заносить руками, а импортировать банковскую выписку из клиент-банка. Один нечаянно занесенный лишний нолик и ваши остатки «поплывут». Если у вас нет клиент-банка, то у меня нет слов.

Четкое разделение цепочек

Менеджер по закупкам никогда не должен заносить счета клиентам. Это должны делать менеджеры по продажам. Более того, менеджер по закупкам даже общаться с клиентами не должен. У клиента должен быть один человек в вашей компании, который занимается его проблемами. Это менеджер по продажам. Продавец, иными словами. Если ваши менеджеры по продажам соединяют клиентов с закупщиками, чтобы те сообщили, когда придет груз, то либо ваша ERP — не совсем ERP (потому что в ней нельзя это посмотреть), либо вы должны решить проблему в менеджменте и заставить продавцов эту информацию смотреть самостоятельно.

Каждый должен отвечать за свой участок. Менеджер по продажам должен работать с клиентами и заносить в систему соответствующую информацию. Менеджер по закупкам должен работать с поставщиками и заносить соответствующую информацию.

Кладовщик должен приходовать/списывать товар со склада, кассир принимать/выдавать деньги, бухгалтер импортировать банк и т.д.

Не должно быть такого, что кто-то к кому-то подходит и просит его занести какую-то информацию в ERP. Этого не должно быть никогда! Каждый сам заносит информацию. Иначе вы получите проблему, когда кто-то занес, да не так. А потом начнется: «Я тебя просил занести вот это, а ты занесла не то. Я тебе говорил не так и т.д.»

Справочное бюро

Никто не должен работать справочным бюро. ERP-система это и есть инструмент, который должен избавить компанию от этого. Каждый сотрудник должен знать, где и какую информацию он может посмотреть. Любого сотрудника раздражает, когда ему все звонят и спрашивают одно и то же. Когда придет товар? Оплатили нам счет? Согласовали договор? И т.д. Всю подобную информацию все должны получать самостоятельно. Если ты не знаешь, как ее получить, ты можешь позвонить и спросить где ее посмотреть. Если ваша ERP-система не позволяет избавиться от «справочного бюро», вы ошиблись и выбрали не ту ERP-систему.

Когда ваши сотрудники работают друг для друга справочным бюро, страдает от этого вся компания. Снижается производительность труда, а значит, компания теряет деньги.

Закон един для всех

Не должно быть ситуаций, когда все должны работать по определенным принципам, но есть сотрудники, для которых делаются исключения. Например, если для того, чтобы получить деньги, нужно оформить заявку, то это должны делать все. Даже генеральный директор. Кладовщик не должен отдавать товар исполнительному директору без электронной заявки, потому что «ну он же исполнительный».

Все эти проблемы должен решить руководитель предприятия. Сотрудников, не желающих работать по правилам нужно либо образумить, либо уволить.
Tags: erperp системыменеджментавтоматизация бизнесаавтоматизация предприятий
Hubs: ERP-systems
Total votes 37: ↑31 and ↓6 +25
Comments 39
Comments Comments 39

Popular right now