Pull to refresh

Инвентаризация офисного оборудования

DIY
Доброго времени суток.
Не так давно сменил место работы. Как говорится пришел и ужаснулся. В связи с недавним переездом данной компании в новый офис, вся серверная представляла собой жуткое зрелище -нагромождение коробок и пакетов с комплектухой и девайсами. Полуразобранные системные блоки и мониторы от мала до велика. Также удручал факт отсутствие, какой либо информации о кол-ве и характеристиках девайсов в целом по компании.
Ну собственно это было не большое отступление.

Задача.
Произвести инвентаризацию.


Способы решения:
Вариант 1 – Автоматический скрипт по сбору конфигурации/информации с каждого компьютера в сети. (он к сожалению отпал сразу, т.к сеть очень разнородная)
Вариант 2 – Вручную переписывать все оборудование. (не самый удобный вариант, но другого не было)

Самое сложное начать, но глаза боятся, а руки делают.

Разберем все по пунктам.
  • необходимо решить куда и в каком виде мы будем вносить информацию.
  • как этот процесс можно облегчить.
  • как опознавать данные девайсы (кто владелец и тд и т.п)

1. Т.к время как обычно ограниченно и сделать все надо было еще вчера, решил использовать Ms Excel таблицу.
Я решил, что инвентаризационный номер устройства будет составляться из двух частей (DEV-TYPE + ID )
Вот примерная шапка таблицы (с вашими вариациями естественно)



По пунктам
ID – уникальный серийный номер устройства (я брал 4-ехзначные числа) начиная с 0001
DEV-TYPE – тип устройства ( MON, PC, NB, SRV, NET, OTHER, PRINT ) по вашему пожеланию.
MODEL – модель устройства
SN- серийный номер
ФИО – за кем закреплен данный девайс
Должность, Проект, Примечание (это уже скорее опционально )

2. Облегчить данный процесс можно только делегировав часть задачи конечным пользователям, не забывая о контроле процесса. Что собственно и было сделано – самому активному/сообразительному было объяснено как узнать конфигурацию его ПК ( в случае ноутбука/монитора/принтера где модель и серийный номер). Далее была выложена в общую папку данная форма инвентаризации, и оставалось ждать пока общая папка наполнится уже заполненными таблицами от пользователей. Конечно же без ошибок тут не прошло, приходилось подходить и проверять т.к путались где серийник, а где модель, но все равно это сэкономило уйму времени.
3. Помочь нам опознать девайсы должны баркоды или их аналоги стикеры. Я выбрал стикеры из расчета, что данное решение будет бюджетное и менее трудоемкое ( здесь я к сожалению прогадал, т.к всем известно что, чем дешевле прибор, тем меньше в нем функций).
Был куплен DYMO Letra Tag + пара кассет к нему(лучше брать бумажные ленты – пластиковые со временем имеют тенденцию отклеиваться).

Из плюсов можно отметить что, он вполне портативен и интуитивно понятен в управлении.
Из минусов – отсутствие английской раскладки, отсутствует возможность автоматической нумерации стикеров.

вот как он выглядит

кассета вставлена

!6! батареек AA -напечатал порядка +300 стикеров (должно хватить еще на столько же)

вот пример готового стикера


В итоге мы уже подготовили таблицу с информацией предоставленной пользователями + собранную нами, осталось только пронумеровать оборудование. Далее распечатать ваш список и стикеры к ним. Я печатал стикеры в два ряда. Сверху DEV-TYPE Снизу его ID. После чего довольно трудоемкий процесс оклеивания и вычеркивания из списка уже оклеенных девайсов.
Также необходимо создать сводную таблицу, т.к. не очень удобно читать таблицу из 200-300 позиций по всем устройствам. В этом нам поможет функция уже встроенная в Excel. Вставка -> Сводная таблица.




Далее показан пример как создать простейшую сводную таблицу, с выводом информации по кол-ву оборудования по проектам


Небольшой нюанс, при добавлении нового оборудования сводную таблицу необходимо создавать заново.

Выводы

  • Нужно заранее продумать какие аспекты вы хотите отразить в инвентаризации.
  • Блокнот со списком оборудования прокатит когда у вас не более 20 девайсов (ИМХО).
  • Лейбл-принтер нужно брать более функциональный.
  • Постараться делегировать часть задачи для ускорения ее выполнения.
  • При появлении нового оборудования не откладывать на завтра его внесение в список (т.к завтра будут новые задачи, велик шанс про это забыть).


PS. Заранее извиняюсь за качество фотографий (камера телефона).
PSS. Нe уверен что правильно подобрал блог. Куда перенести посоветуете?
Tags:
Hubs:
Total votes 45: ↑40 and ↓5 +35
Views 35K
Comments Comments 32