Эффективные совещания



    Итак, мы приходим на работу и, вуаля, через 40 минут назначено совещание (митинг). Тема «Обсудить решение текущих проблем», продолжительность 1 час, в списке приглашенных 8 человек. 40 минут томительного ожидания и мы на месте — здороваемся с коллегами, настраиваемся на конструктивный лад. Появляется организатор, бодренько стартует и… уже через пять минут мы понимаем, что в очередной раз теряем время. Вроде бы, и обсуждаемые проблемы вполне реальны, и присутствует достаточно людей, но совещание неуклонно превращается в бесцельную дискуссию.

    Уверен, эта ситуация знакома многим и много написано о том, какими совещания быть не должны. И все же, есть проблемы, которые рискованно решать в одиночку и без совещания не обойтись. Эта статья о том, как в этих случаях потратить свое и чужое время эффективно.

    Признаки эффективного совещания


    У эффективного совещания есть:
    • Необходимость
    • Цель
    • План
    • Организатор
    • Временные рамки
    • Минимум участников
    • Результат

    Необходимость

    Организатор должен очень четко отдавать себе отчет в том, что совещание это дорого. Часовой митинг вырывает человека из работы минимум на полтора часа. Невозможно мгновенно переключаться между работой-совещанием-работой, необходимо время на вход в контекст.

    Положим, что час работы участника совещания стоит $25. Вышеописанный митинг о текущих проблемах, в таком случае, обойдется в 8 x 1,5 x 25 = $300. Очевидно, что под совещанием должна стоять достаточно острая необходимость, чтобы оправдать эти затраты.

    Цель

    У всего, что мы делаем, должна быть некая цель. Это звучит дико, но у подавляющего большинства совещаний ее нет. Зачастую, сам организатор не в состоянии объяснить зачем мы собрались. А если цели нет, то ее невозможно достичь.

    Хорошая цель это SMART — цель, определяющая результат.«Обсудить текущие проблемы» это плохая цель, так как она ставит задачу поколебать воздух. «Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование» — хорошая цель.

    План и Организатор

    План (agenda) совещания может выглядеть так:
    План:
    1 Описать проблему [Иван].
    2 Предложить 3-5 вариантов решений [Иван, Петр, Мария].
    3 Выбрать лучшее решение [Иван, Петр, Мария].
    4 Назначить ответственного за выполнение [Иван].

    Цель: Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование.
    Организатор: Иван.
    Длительность: 20 минут.

    Обычно 3-5 пунктов плана достаточно, чтобы обеспечить общее понимание того, что будет происходить. Обязанности организатора — обеспечить следование плану. Он имеет право давать слово, лишать слова и всячески направлять совещание в нужное русло.

    Временные рамки и участники

    Можно смело брать за правило, что эффективность совещания обратно пропорциональна его длительности и количеству участников. Управлять совещаниями дольше 30 минут с 5+ участниками уже очень тяжело. Если объем информации так велик, что требуется час и больше, его лучше раздробить. Ну и, конечно, хорошо подумать, оправданы ли такие расходы времени.

    Результат

    Как уже говорилось, нет цели — нет результата. Подавляющее большинство совещаний заканчивается ничем. Один сказал «надо сделать», остальные согласились и разошлись. Кто и когда будет делать, решим как-нибудь потом. Задача организатора привести совещание к конкретному результату. Это может быть документ, конкретная задача, либо записанное решение.

    Пример хорошего результата:
    «Решено проводить нагрузочное тестирование на UAT сервере заказчика. Иван сегодня запросит доступ и отправит его Петру. Петр настроит сервер до 15-00 четверга, после чего сообщит о результатах почтой.»

    Итог


    Проводить эффективные совещания непросто. Это объясняет то множество часов, просиживаемых впустую на никому не нужных митингах. Есть даже специальная профессия meeting facilitator — человек, который помогает проводить совещания эффективно. Но, даже просто следуя вышеописанным пунктам, со временем ваши митинги будут все короче, насыщеннее и результативнее. Успехов.
    Share post
    AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

    More
    Ads

    Comments 47

      +1
      К сожалению не могу плюсовать, не хватает кармы, но лично согласен подписаться под каждым словом. Только как бы донести такую информацию до организаторов… Меня они не слушают.
        +3
        Присоединяюсь к сказанному, неумение слушать частая проблема среди руководителей.
          +3
          Неумение слушать — частая проблема не только среди руководителей.
            +7
            Неумение слышать — гораздо хуже.
              +12
              Не умеешь говорить — никто не будет слушать.
                +3
                Вообще, неумение — причина всех неудач.
                  0
                  Я не считаю себя не умеющим говорить. Просто организация совещаний — не моя специализация, поэтому мое мнение по этому вопросу никого не волнует.

                  Я как-то писал что если бы вместо совещания все участники взяли швабры и вымыли полы — принесли бы значительно больше пользы предприятию
                    0
                    Тогда вы просто ни разу не были на правильных совещаниях.
                  +1
                  Согласен. Еще мне кажется, что если человек не умеет слушать, то и услышать он вряд ли сможет. Хотя из умения слушать не следует автоматическое умение слышать.
                    +1
                    Пиздабольство по 4 часа — вот главная проблема начальства. Одно и тоже, по 10 раз. Уже все все поняли, нет… «Давайте проговорим план действий снова»…
                      0
                      Вот так и бывает, особенно в крупных корпорациях. Проговаривают, проговаривают, планируют, а потом хуяк, и идилия.
                        +1
                        Ну бывает и так, что 4 раза одно и тоже, «давайте проговорим план действий снова», все уже нервничают, мол, за кого вы нас держите, мы уже давно все поняли. А в результате все всё делают не так, со словами «а я думал», «а мне никто не говорил», «а я не так понял» и т.п.
                0
                Насущная проблема, мне иногда кажется, что совещания созданы для того, чтобы потрепаться. В конце концов совещание превращается в балаган по причине отсутствия организатора или секретаря. Зачастую совещание напоминает басню Крылова «Щука, рак и лебедь» — поговорили о чём-то и забыли…
                  +12
                  Результат совещания почти всегда должен быть список Action Items.
                  У каждого Action Item есть ответственный.

                  Если совещания регулярные (еженедельное совещание группы), то обязателен обзор Action Items с прошлой недели
                    0
                    Практичный топик!
                      +1
                      Вот когда будет у меня своя компания, обязательно воспользуюсь данной статьей для организации совещаний.
                        +1
                        На одной из прошлых работ под совещанием менеджер понимала следующее:
                        трое человек в течение двух-четырех часов объясняли ей смысл каждой (!) написанной в течение недели строчки кода.
                        Было бы смешно, если б не было так грустно, учитывая тот факт, что дама была уж очень не сведуща в программировании.
                          +1
                          А есть эта картинка только на англиском?
                          0
                          Мы давно пользуемся этой штукой. На совещаниях становится сидеть довольно весело.
                          0
                          Очень похоже описана эта тема в книге Rework. Не раз уже здесь упоминаемой.
                            +5
                            Большинство совещаний можно и нужно заменить почтовой перепиской на несколько заинтересованных персон. И время экономит, и лишних слов нет и протокол сразу готов.
                              +1
                              сколько было этих совещаний на разных (4) работах… в итоге — тупо потраченные 2-3 часа (а иногда и день), без выводов, todo и т.д. — всяческий стараюсь от этого отмазываться =) пару писем/строк_в_чате решают почти все проблемы без необходимости see people
                                0
                                Я думаю вам стоит провести совещание про совещания у себя на работе.
                                  +25
                                  Заседание госсовета РФ
                                    +2
                                    ну в данном случае совещания и есть один из основных видов деятельности.
                                      +14
                                      Сидят парни в костюмах по десятке, записывают ручками по пятерке «как бороться с коррупцией». Нервно поглядывая на часы за сотку, ведь времени мало, работать надо.
                                        +1
                                        У них время действительно стоит дорого. Каждый час — это новые возможности спиздить или распилить.
                                        +1
                                        ППР — посидели, попиз… ли, разошлись
                                        +1
                                        Для совещаний мы используем так называемый метод pomedoro.
                                        Заводим кухонный таймер на 25 минут, и когда он звонит перерыв пять минут. Плюсы:
                                        — Люди понимают что время ограничено и начинают доносить информации более агрессивно. Перестают переливать из пустого в порожнего и т.д.
                                        Экспериментальным путём установлено, что совещание которое длится 55 минут с пяти минутным, гораздо эффективнее одно часового.
                                          0
                                          «Решено проводить нагрузочное тестирование на UAT сервере заказчика. Иван сегодня запросит доступ и отправит его Петру. Петр настроит сервер до 15-00 четверга, после чего сообщит о результатах почтой.»


                                          А должно было быть так:

                                          Иван уже провел нагрузочное тестирование на сервере заказчика


                                          Или так:

                                          Иван уже дал Петру доступ к серверу, и Петр проводит нагрузочное тестирование


                                          Зачем совещание-то собирать? Здесь совещание не только денег стоит, но и убивает всякую самостоятельность сотрудников.
                                            0
                                            мне сразу вспоминаются Project Review митинги, которые наш главный менеджер собирал каждую неделю, чтобы обсудить со всей командой как продвигается процесс постройки завода.

                                            Выглядело это как монотонное пролистывание файлика Microsoft Project, где каждый комментировал результаты по своим целям. В итоге длилось совещание всегда часа 3-4, вся команда простаивала, а большинству нужно было сказать только несколько слов: «Все по плану, все будет сделано в срок», большую же часть времени убивали на то, чтобы прослушать в очередной раз проблемы, которые возникли с растаможиванием оборудования, или про неувязки с ростехнадзором.
                                              +1
                                              есть распространенная ошибка — если руководитель не знает как принять решение или как управлять ситуацией — он пытает привлечь широкий круг людей (рабочую группу), которые как-либо могут быть связаны с проблемой. тем самым как бы переложить ответственность.

                                              а коллективное создание обычно тратит в разы больше времени, чем решение с 1-2 действительно заинтересованными людьми.
                                                0
                                                Был один раз на встречер AgileDays, там использовали интересный способ проведения Jam-Session:
                                                * на 5 стульев «на сцене» садится 5 добровольцев
                                                * задаётся тема, ставится таймер на 5 минут, начинается обсуждение
                                                * если кто-то из зала хочет что-то сказать, должен поменяться с кем-либо сидящим на «сцене»
                                                Проходит 5 минут, зал голосует «за» или «против» дальнейшего обсуждения текущей темы.
                                                Очень эффективно. За полтора часа обсудили порядка 10 тем, все остались полностью удовлетворены.
                                                Ритм сессии практически искореняет троллинг и прочие пространные рассуждения.
                                                  0
                                                  «Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование» — это плохая цель в рамках SMART, раз уж вы упоминаете ее в соседнем предложении. «Встретиться сегодня в 10.00 с Катей и Ваней, чтобы за час решить, на каком сервере проводить нагрузочное тестирование» — уже ближе к делу.
                                                  А вообще полезная статья, спасибо!
                                                    +3
                                                    У нас на работе по выходным (вахтовый метод) пару раз в месяц проводятся HSE Meetings — часовые совещания по охране труда и здоровья, в которых принимает участие по указке отдела кадров десяток ИТР-ов из разных отделов. И на каждом из них кто-нибудь из «соучастнегов» должен подготовить какой-нибудь «топик или презентацию ни о чём». Обычно в виду крайней занятости у меня получалось избегать этой унылой activity, но похоже на следующее совещание я вызовусь добровольцем — расскажу им «О вреде бесполезных митингов» =))
                                                      +2
                                                      Подписываюсь под всеми словами, особенно про временнЫе рамки, регламент и фиксацию результатов!
                                                      Эх, если бы все ответственные за совещания руководствовались этими принципами. )

                                                      Что же касается поиска решений в групповой работе, есть интересная методика Модерации.
                                                      Работает она примерно так:
                                                      — Озвучивается проблема, выписывается на флипчарт.
                                                      — Участникам выдается по несколько стикеров, на которых они пишут каждый по несколько вариантов решения.
                                                      — Стикеры собираются фасилитатором, зачитываются и клеются на флипчарт.
                                                      — Причем в процессе наклейки проводится группировка по типам решения.
                                                      — Затем уже ведется работа согласно выведенным возможным группам решений. Например, можно проранжировать группы по реализуемости\важности\предпочтительности. (каждый должен выйти и поставить по крестику в три группы которые он считает наиболее важными), итп…

                                                      Метод возможно довольно прост на словах. Однако я не раз удивлялся, насколько он эффективен. Фишка в том, что все участники вовлечены, принимается коллективное решение, в котором есть явный вклад каждого, все брейнштормят и предлагают идеи. И полученые результаты гораздо лучше запоминаются и затем неоднократно цитируются и используются участниками. Применяем этот метод постоянно, как в собраниях так и в тренингах.

                                                      Мы буквально пару месяцев назад делали слайдкаст про проведение эффективных обущающих собраний для продажников. Там конечно чуть другой акцент, но многое очень в тему.

                                                      Вот например про модерацию, начиная с 5:26 — vimeo.com/18369506
                                                        +5
                                                        Мой менеджер сказал мне одно правило, до сих пор ссылаюсь на него при случае:
                                                        — Следует ходить только на те митинги, которые без тебя не начнутся. :)
                                                          +3
                                                          Коротко, толково, полезно. Плюс!

                                                          Мне помогло мое занудство, когда пришлось быть ответственным за стройку двух магазинов, не имея при этом формальных полномочий.
                                                          На всех переговорах я сидел в сторонке 10 минут, пока проговорятся, после чего начинал занудствовать:
                                                          — А откуда будем тянуть канализацию?
                                                          — А вот отсюда неудобно, оттуда долго…
                                                          — Кто решает?
                                                          — Начальник эскплуатации
                                                          — А давайте его пригласим!
                                                          (в произведение входит зомби)
                                                          — Откуда лучше тянуть?
                                                          — Ну вот отсюда удобнее, но нельзя, другая категория
                                                          — А если поставим жироуловитель?
                                                          — Ну…
                                                          — Кто решает?
                                                          … и так далее.

                                                          Как правило, за минут 10-30 вопрос решался, тем или иным способом. Главное дать понять, что без решения я не отвяжусь, и что любые попытки уйти в сторону приведут к повторению вопроса другими словами :)
                                                            0
                                                            У меня это не всегда срабатывает. Чаще решения требуют от меня, но не могут объяснить решения чего именно, т.к. собственно и сами-то слабо себе это представляют.
                                                              0
                                                              В этом случае примнеяется модификация алгоритма — предлагаешь что-то (ну, разумеется, нужно, чтобы ты мог это что-то придумать), разный народ начинает возражать, и дальше работаем с возражениями.

                                                              — Почему это нельзя сделать?
                                                              — Ну, вот потому-то
                                                              — А как это можно преодолеть, по Вашему мнению?
                                                              — Ну… не знаю…
                                                              — А кто знает?
                                                              — Ну, не знаю…
                                                              — Хорошо, тогда давайте спросим у Вашего начальства, раз Вы не уполномочены принимать такие решения

                                                              Ну и так далее. Рано или поздно оно упрется в человека, который либо решит, либо откажет.
                                                              Но это способ поиска ответственных, напомню, у меня была ситуация, когда я с одной стороны, отвечал за то, чтобы магазины были построены, а с другой, официальных полномочий у меня не было. Поэтому приходилось ставить всех в такое положение, чтобы было принято нужное мне решение, и чтобы кто-то принял за него ответственность.

                                                              В случае, когда надо не продавить принятие очевидного решения, а найти его, помогает наличие человека, который «ведет» совещание. Достаточно задавать конкретные вопросы, в меру жестко, проводя последовательную линию, чтобы народ вошел в рабочий режим и не растекался мыслью по древу.

                                                              Выслушал, обобщил, сформулировал возникшие проблемы, выслушал, обобщил… и так пока все проблемы, ведущие в решению главной, не будут решены.
                                                              +1
                                                              Отличный подход — заставляет у подчиненных развивать мыслительную деятельность! Иначе способность принимать решения и брать ответственность атрофируется. В свое время отучил менеджеров продаж обращаться с проблемами (естественно в их кругу компетенций) — только с решением, пусть не всегда правильное, но это решение! От меня требовалось сказать «да-принимаем» или «нет-нужно больше данных».
                                                                0
                                                                Ну, здесь главное не передавить, а то человек может встать в позу «таджика» (извиняюсь перед таджиками, собирательный образ) — типа, я тут гвоздь забиваю, в он в бетон не лезет — щас приду и начальнику скажу, что гвозди прочнее нужны, а про остальное пусть начальник думает (в том числе и про то, а не перепутал ли кто стену).

                                                                ИМХО, все должно быть в меру. Я 10 лет работал с волшебным постановщиком задач — он умел правильно, сразу при постановке задачи, расставить приоритеты, объяснить задачу глобально, отметить критичные и некритичные места, и дать понять, какие решения отдаются мне, а какие надо обсуждать с ним.

                                                                Например: «интерфейс пофигу, главное, чтобы делал то и это, дизайном займемся позже, писать на perl, чтобы можно было потом поддерживать общими силами, нагрузочная способность не важна, потому что будет исполняться раз в сутки одним человеком, должно уметь масштабироваться на несколько серверов, все остальное решаешь сам, если потребует вложений больше чем $500 — согласовать со мной». Все, неделю я фигачу, его не беспокою (или точно знаю, когда это нужно), приношу результат, обсуждаем. В процессе если возникают вопросы, точно знаю, когда их надо обсудить, когда надо принять решение самому, совещание обычно проходит так — я прихожу, выкладываю три вопроса с вариантами ответа, получаю три ответа, ухожу, заняло пять минут. :)
                                                              0
                                                              Да реально подмечено…
                                                              часто обходиться слишком дорого… +1 взглянуть к примеру на руководство страной :)
                                                              но есть и эффективные собрания, которые себя оправдывают…

                                                              Only users with full accounts can post comments. Log in, please.