Pull to refresh

Как Agile и Google календарь изменили мою жизнь

Agile *
Как менеджер проектов в своё время я попытался интегрировать различные Agile/SCRUM методики в свою повседневную жизнь. Ведь она тоже в каком то смысле является долгосрочным и довольно динамичным проектом.

Неоднократно пробовал использовать популярные GTD инструменты, но в итоге именно Google календарь ввиду своей наглядности и привязке ко времени — оказался наиболее эффективным. Получается такой вот Self SCRUM Board с итерациями и планерками :)

image

Как это работает


Утром в понедельник — planning meeting
Планируется грядущая неделя (итерация), производится учет и планирование бюджета (с привлечением супруги при необходимости). Задачи которые надо бы сделать, но не факт что хватит времени — планируются на четверг/пятницу. Также можно сразу накидать примерный план на следующую неделю.

Каждый день с утра — daily meeting
Запланированные задачи взвешиваются в соответствии с текущим положением вещей (погодой, настроением, проблемами или наоборот освободившимся временем и.т.д.). Что-то переноситься на другой день, что-то наоборот добавляется. На этом этапе важно по крайней мере большую часть задач примерно раскидать по времени, а не оставлять в состоянии «Весь день». Так появляется четкий ToDoList и день с большей вероятностью проходит как по маслу.

В пятницу — ретроспектива
Оцениваются результаты рабочей недели, если что-то важное всё же не сделано — при возможности это планируется на выходные. Если выходные свободны — планируется отдых с семьей.

Backlog


В качестве backlog'а (общего списка задач) выступает MindMeister с планированием по месяцам/годам. В основном потому что там можно привязывать к вехам картинки, а это удобно при планировании жизни/постановке больших задач и целей. Так например, недавно у меня пол года красовалась фотография одной базы отдыха, пока я наконец-то туда не съездил.

Но вообще для backlog'а вполне сгодятся Google Tasks с размещением справа от календарей (раньше именно их и использовал). Главное чтобы бэклог был простым, иначе он будет съедать незаслуженно много времени. А это уже как раз снижение личной эффективности. Ну и важно, чтобы цели достигались в конце концов и разбивались на мелкие и измеряемые задачи (не «выучить английский язык», а «позвонить туда-то, записаться на курсы» и планировать на сегодня в календари), иначе какой во всём этом тогда смысл.

Маркировка


Задачи маркируются вручную. Конечно удобнее было бы ставить галочки, но это возможно только для Google тасков. А их нельзя назначать на конкретное время и делать нескольких видов/цветов, что уже не так удобно. Остается лишь надеется, что со временем Google исправит положение.

Значения следующие:
«Префикс /» — thing is done.
«Префикс x» — задача зафейлена и переносу не подлежит (shit happens).
«Префикс ?» — задача под вопросом (редко но бывает).

Календари


Задачи поделены на основные типы по календарям:
  • Фиолетовый — работа
  • Зеленый — личные дела
  • Розовый — общий календарь с женой (да-да, и ее я тоже заставил этим пользоваться))
  • Серый — вторичные дела (хорошо бы сделать, но не убежит)
  • Голубой — регулярные дела (парикмахерская, учеба итд)
  • Красный — очень важные события

Ну и плюс ряд внешних календарей (дни рожденья, погода, луна, праздники России и.т.д.).

Вдобавок сверху можно разместить бессрочную задачу и написать на ней что-нибудь мотивирующие вроде «Ходи в спортзал, не сиди допоздна, кушай в меру и.т.д.», и эта полоска постоянно будет мозолить глаза (надо только цвет правильно подобрать).

Достоинства


В результате я точно могу сказать, что делал в любой из прожитых дней начиная с июня 2008го года. А еще, благодаря описаниям — я без проблем могу найти и сказать, что например прописывал мне врач в прошлый раз при гриппе (плюс местоположения, графики работы и.т.д.).

Раньше получалось выполнять по 4-5 базовых задач в день. Спустя годы это значение периодически доходит до 10-20 задач в день. Надо только встать пораньше и зарядится хорошим настроением.

Если я что-то обещаю или планирую, то в большинстве случаев — делаю (независимо от реальной важности). Главное занести это в планы, до того как оно вылетит из головы ))

Недостатки


Основной проблемой как в любой системе — является лень. Иногда доходит до того, что таски месяцами планируются на выходные, но постоянно перетаскиваются на следующую неделю и всё никак не сделаются (мой основной epic task «отсортировать архив фотографий», блин их же там тысячи...).

Также иногда ловлю себя на том, что слишком часто открываю Google календари и тупо сижу пялюсь в них, вместо того чтобы что-то полезное в данный момент сделать. Но это опять же личный фактор, с которым нужно бороться везде.

А как же burn down chart и прочие Agile/SCRUM плюшки?


В топку. Нет, ну правда — всё хорошо в меру ;). Ведь в итоге:
  • Личности и их взаимодействия важнее, чем процессы и инструменты
  • Реакция на изменения важнее, чем следование плану


P.S: первый пост и всё такое, не судите строго

Up: Чтобы календари выглядели как на картинке выше нужно зайти в Настройки — Общие — Режим просмотра по умолчанию: Вид по выбору пользователя; Ваш режим просмотра: 2 недели
Tags:
Hubs:
Total votes 55: ↑50 and ↓5 +45
Views 35K
Comments Comments 72