Операция Инвентаризация



    Потребность


    Как вы относитесь к бюрократии? Мне кажется, что почти у каждого из нас сразу возникает ассоциативный ряд «дороги», «дураки» и прочие исконно русские беды. И я был не исключением, пока не стал кем-то вроде завхоза в нашем небольшом коллективе.
    Вдруг внезапно оказалось, что с увеличением числа «инвентарных единиц», будь то системный блок, монитор, принтер или кофемашина, потребность в учёте возникает сама собой. А если есть потребность, нужно искать максимально эффективное решение. Своим решением я хотел бы поделиться с вами.

    Моими подопечными стали приборы. Но не вольтметр, стиральная машинка или отвертка, а дорогое измерительное оборудование радиотехнического толка. Генераторы, анализаторы спектров, цепей, сигналов, осциллографы и т.д. Но, в плане возникающих проблем, мой зоопарк мало чем отличается от вотчины системного администратора среднего ранга. Около сотни машин, о каждой из которых нужно знать:
    • где она сейчас находится и кто её туда утащил;
    • какими характеристиками обладает;
    • какие дополнительные опции установлены;
    • какие есть внешние интерфейсы;
    • в какие другие инвентарные единицы входит и т.д.

    Естественно, держать в голове ответы на все эти вопросы невозможно. Нужно записывать. И понятное дело, что не на бумагу. Нет, я не рьяный борец за экологию. Просто бумага воспринимается уже как анахронизм, да и ручкой я писать разучился.
    К тому же, доступ к информации должен быть быстрым, в любое время дня и ночи, и из любого места.

    Электронный документооборот™


    Решение получилось, на мой взгляд, простым, изящным и эффективным. На корпоративной wiki заведена страница с описанием каждого прибора. На каждый прибор наклеен ярлык с инвентарным и серийным номерами, названием и QR-кодом, ведущим на страницу прибора:



    Как это работает


    Основной инструмент пользователя — телефон с установленным сканером QR-кодов (например, QR Droid для Андроида), а также корпоративная wiki.

    Если перед вами прибор

    Подходим к прибору, сканируем ярлык с помощью телефона, браузер открывает страницу с описанием, узнаем всю нужную информацию. Последнее, что увидит ваш телефон перед переходом на страницу описания:


    Если вы в лаборатории(серверной, складе и т.д.), но нужного прибора нет

    Есть табличка с QR-кодами, в которой собраны все приборы из данной лаборатории. Подходите к списку приборов, ищите в нём нужный, сканируете код, узнаете судьбу прибора. Если не нравится пользоваться телефоном, то можно подойти к компьютеру и выполнить следующий пункт.

    Если есть серийный номер прибора

    Заходите на корпоративную wiki и по серийному номеру находите прибор.

    Что требуется от пользователей


    Чтобы система работала, персоналу придется сделать маленькое усилие, если кто-то перетаскивает прибор из помещения в помещение. Нужно вносить об этом информацию на страницу описания прибора. Или хотя бы сообщать завхозу об этом.
    Обращаю внимание, что в вики при этом образуется вся история перемещения приборов.

    Создание QR-кода


    QR-коды я создавал с помощью программы qrencode, она есть в репозиториях. Думаю, какой-то аналог можно найти и для windows.
    Пример использования:
    qrencode -o ~/PicName.png -s 6  'http://www.srns.ru/wiki/R&S_RT-Z10_I/N_210134000623_(прибор)'
    

    После выполнения получим PicName.png с искомой картинкой, в которой будет ссылка. Опция -s 6 задает масштаб. Всё просто.
    Естественно, картинки для всех приборов генерируются разом с помощью элементарного скрипта.

    Лирическое заключение


    Последнее время у меня наблюдается старческий оптимизм. Появилась вера, граничащая с надеждой, что век интернета и IT должен, наконец, побороть эту вакханалию бумажек, согласований и сопутствующей коррупции, что столько лет изводят Россию.
    Share post

    Similar posts

    Comments 61

      +5
      > Нужно вносить об этом информацию на страницу описания прибора.
      при наличии лишних денег можно наклеить на приборы rfid метки, а на выходе из помещени(й/я) — ворота reader'a.
        +2
        Да, такие мечты тоже были. Только мысль занесла ещё дальше — по \меткам определять примерное положение прибора и строить интерактивную карту помещений.
          +2
          Мы пытались решить похожую проблему: cr-it.livejournal.com/23121.html
            +1
            Отличная идея. Как раз в тему вашей задачи у нас возникла хорошая, на мой взгляд, идея для принта на футболку: QR-код с ссылкой на личную страницу.

            Видишь человека в тусовке->заинтересовался им->достал телефон->издалека узнал имя и все регалии->пошел общаться!
              +11
              Видишь человека в тусовке->заинтересовался им->достал телефон->издалека узнал имя и все регалии->пошел общаться!

              image
                +3
                  +1
                  Это уже придумали. Называется свингер-вечеринки.
                  +3
                  — Погодите, пожалуйста. Постойте, не вертитесь! Вот эту складку ещё уберите. Ага, распозналось! Ох, жпрез, что ж ты медленный такой? Кстати, пока грузится, не скажете, как вас зовут?
            +1
            Это работает для одной вещи, а когда необходимо инвентаризовать 2000 предметов?
              0
              Под инвентаризацией я имею в виду нудную проверку столов, компьютеров, полочек и прочего раз в год или сколько там положено.
                0
                Андроид телефон, который отправляет все сканы и распознавания на внутренний сервер, который записывает данные и удаляет дубликаты?
                  0
                  Есть разные варианты в маркете, но всё таки телефон неудобен при массовых инвентаризациях. Для маленькой организации всё отлично, но дальше стоит выбирать нечто специализированное.

                  С телефоном можно или сбрасывать значения в буфер или писать в базу. И такие и такие программы есть, но базу потом ещё нужно сбросить в комп, а с буфером у меня не получилось надёжно, периодически пропадала синхронизация (возможно из-за моей точки доступа).
                    0
                    Почему бы не в темп на телефоне и потом по кнопке синк с базой?
                      0
                      Если нужно отсканить один или два кода то с буфером проще, но есть и такие программы которые сохраняют локально.
                0
                У меня сейчас заведено под 100 таких страниц. Они, как правило, появляются не все разом, количество растет постепенно.

                Если предметов 2000, то можно объединять их в группы, заводить для каждой группы только одну страницу.

                Альтернатива — делать всё то же самое, только на бумаге. Искать по инвентарному номерку в толстой папке.
                  0
                  Аналогично — на складах с QR-сканерами люди как-то уже научились инвентаризировать.
                    0
                    На складах не нужно учиться, там есть специализированные устройства которые стоят как смартфон зато можно всё делать быстро. Смартфоном можно обработать индивидуальные предметы, но массовые проверки им не сделать (вернее можно, но это как микроскопом гвозди забивать).
                      0
                      А зачем тогда вообще рассматривать любительский вариант в промышленном преломлении?
                        0
                        Потому что в названии топика «инвентаризация», а это процесс сверки фактического имущества с проходящим по документам. У автора скорее информационные QR коды, а не реальный учёт т.к. когда у него будет куча однотипного имущества ему просто надоест заводить это всё в wiki. Я согласен для прикольной штуковины с экраном иметь возможность быстро получить все данные на неё полезно, но зачем страничка столу или стулу? Есть ли смысл заводить отдельные странички 30 мониторам?
                          0
                          У автора на фотке точно что-то сложнее стульев. И всё-таки зачем сравнивать ежа с ужом?
                            0
                            Притом, что наступает момент и бухгалтерия говорит: «Нам надо прямо сейчас инвентаризовать ВСЁ. Выполнять!». Дальше этот процесс оттягивается, но когда-то всё таки начинается и вот тогда разницы между ежом и ужом нет никакой — они все лишь инвентарные номера. Я думаю даже агрегаты в активной зоне реактора имеют инвентарные номера и их наверняка проверяют ;)
                              0
                              Если надо и у нас 2000 шт., то в интересах бухгалтерии организовать QR`ы.
                                0
                                Бухгалтера организуют учёт имущества в 1С. Для этого покупают принтер штрихкодов (штрихкоды дешевле распознавать чем двухмерные, но можно и их), печатают коды и наклеивают их на имущество. Контроль промышленными кпк. Получается вроде дороже чем распечатать на обычном принтере и сканить телефоном, но быстрее всё проходит.
                                  0
                                  Нужно использовать тот инструмент, который либо лучше подходит для этой цели, либо лучше знаком. Так что без контекста вы можете долго спорить! =)
                                    +1
                                    покупают принтер штрихкодов (штрихкоды дешевле распознавать чем двухмерные, но можно и их), печатают коды и наклеивают их на имущество. Контроль промышленными кпк.
                                    OMG, сложности из ниоткуда.
                                    Штрихкоды можно печатать и на обычном принтере (нужен только шрифт для штрих-кодов вместо цифр. USB-сканер простой стоит меньше двух тысяч рублей, работает как клавиатура, как будто на ней набрали номер со штрихкода. Даже «Enter» в конце нажимает. Если на телефоне есть USB-host, то можно прямо к телефону подключить. Если USB нет — можно взять девайс чуть более навороченный, с Bluetooth.
                                      0
                                      >Штрихкоды можно печатать и на обычном принтере
                                      Потом криво вырезать ножницами и клеить с помощью скотча? Экономия на спичках…
                                        0
                                        На моей практике — разрезать занимает минимум времени. Печатается на самоклеящейся бумаге, скотч не нужен.

                                        Самый геморрой — отклеить от подложки!
                        0
                        Не говоря о том, что QR-коды изначально и были придуманы японской компанией для решения подобных задач.
                        +1
                        Поверьте, есть куча организаций в которых количество объектов учета насчитывает сотни тысяч. Я в одной такой организации занимался автоматизацией инвентаризации, но вдруг сменился губернатор челябинской области, и мою должность сократили. А так, результат уже становился осязаемым.

                        Вообще интвентаризация в бюджетных организация законодательная необходимость и в большинстве случаев бухгалтера собираются в группки-комиссии и ходят с инвентаризационными ведомостями по объектам в поисках стульев и пепельниц… адский ад. Автоматизация этого процесса реальна с момента появления штрих кодов.
                          0
                          Инвентаризация — законодательная необходимость в любой организации, а не только в бюджетной.
                        +1
                        А разве на каждой железке нет наклейки с серийником и бар кодом?
                          +2
                          Есть, только он не ведет на мою страницу описания. Да и находится в «труднодоступном месте».

                          Мне же важно, что любой пользователь, включая наших студентов, мог узнать всё о приборе. Включая опции.
                            0
                            Так может просто для каждый страницы делать алиас вида /barcode:16486518941891, с которого будет пересылка на основную страницу? Тогда можно будет и штрихкод-сканер прикрутить легко.
                              +1
                              Как я уже говорил, задача не только в том, чтобы проводить инвентаризацию раз в год. Задача — быстрый доступ к хранилищу информации о приборе.

                              Давайте проведем мысленный эксперимент. Инженер Вася хочет собрать лабораторную установку. Для этого ему нужен генератор сигналов с опцией имитации созвездия ГЛОНАСС. Он достает свой ничем не примечательный телефон, сканирует код на приборе, смотрит список опций.

                              Если оставить родной штрихкод, то потребуется специальное оборудование, чтобы попасть на страницу описания.
                                0
                                Ему понадобится всего на пару действий больше — штрихкод-сканеров под смартфоны тоже хватает, так что ему понадобится только ввести код из распознавателя в поле открытого в браузере смартфона интранет-сайта.
                                  +2
                                  Любое лишнее действие убивает желание пользоваться инструментом. К тому же, пользователю тогда нужно будет зайти на сайт, адрес которого ещё нужно знать. А так даже студент-раздолбай, чисто из интереса и фана ради, почерпнет для себя новые знания. Узнает, что это за прибор, что он умеет. Найдет ПО для автоматизации экспериментов. Увидит калибровочные таблицы для источников шума и т.д.

                                  Я не говорю, что ваше решение никуда не годится. Просто везде нужен свой инструмент, позволяющий максимально просто решить имеющиеся задачи.

                                  Если бы дело было только в инвентаризации раз в год, то я бы тоже не стал заморачиваться с наклейкой ярлыков. Сделал бы базу кодов и забыл об этом.
                          +1
                          20тис. товаров в магазине таким способом не очень то и проинвентаризируешь.
                          Я правильно понял что на wiki-сайте содержится и количество конкретного товара в наличии на складе\складах?
                            +3
                            У нас не магазин, у нас Храм науки! Всякую мелочевку, всё что до 100 т.р., мы покупаем за свой счет. Так проще. А то что дороже, за что приходится отчитываться — десятки позиций.

                            Правда дело не только в инвентаризации. Сейчас я подобные лейблы начинаю клеить и на всякого рода прототипы. Платы и т.п. Сразу получаешь страницу с описанием разработки, софта и всего причитающегося. Багами конкретной железки (каждая плата на этапе прототипирования — индивидуальность).
                            +2
                            | побороть эту вакханалию бумажек, согласований и сопутствующей коррупции

                            Кхе-кхе. Бюрократия не в бумажках, а в головах. Как только законы будут адекватны и плохих исполнителей будут карать по воскресеньям, так сразу. Носители на бюрократию не влияют.
                              +4
                              Я бы не был столь категоричен. Крайности, они всегда плохи. Что первично — глупость законов или их неисполнение — можно долго спорить. Но понятно, что исправлять нужно и то, и то.

                              Пример 1. Я сейчас строю дом. Есть замечательный закон, по которому от меня требуется заявление и 550 рублей, а от МОЭСКа в ответ — электричество в мой дом за 6 месяцев. На практике — клал МОЭСК на это. Закон хорош, беда в исполнителе. Аналогично с разрешением на строительство. По закону — заявление и всё. На практике — 8 согласований только на одной топосъемке, год беготни по всей Московской области, около 50 т.р. затрат. Оказывается на местах правит не закон, правят местные порядки.

                              Пример 2. Я считаю себя ответственным исполнителем. Я пытаюсь побороть бюрократию в нашем университете, предлагаю упрощения, цель которых — выкинуть ненужную бумажную работу. Завести электронные базы студентов и учебных программ, формировать отчетность просто, ясно и быстро. Но нет, по приказу мин.образования, мы обязаны заводить толстые книги и писать от руки всё в них. В итоге закон есть, но от него только хуже. Он создает лишние проблемы, вместо того, чтобы решать существующие.
                                0
                                Я как бэ поставил И между обеими бедами :)

                                А вот по поводу крайностей в «карать» — здесь только она и поможет. У нас Россия. @sее подходы Петра первого.
                              0
                              Про qrencode наверное знают многие, но не завидую я тем кто «штрих-коды» для инвентаризации будет генерировать поштучно с помощью команды qrencode -o ~/PicName.png -s 6 'http://www.srns.ru/wiki/R&S_RT-Z10_I/N_210134000623_(прибор)', и печатать их на принтере поштучно.
                              Но на всякий случай добавил пост в избранное. :)
                                0
                                С QR кодами ещё такая проблема, что их сложно генерировать в excel. Пробовал найти свободный компонент и потерпел неудачу. Для штрих-кодов есть шрифты, а под QR гуглятся только платные компоненты.
                                  0
                                  Именно генерировать прямо в Excel? Можно генерировать в HTML с картинками и открывать в Excel'е.
                                  0
                                  Как я и написал в самом посте, все картинки махом были сделаны одним скриптом.

                                  for i = 1:N
                                      comm = sprintf('qrencode -o %s/QRCode_%s.png -s 10  ''http://www.srns.ru/wiki/%s'' ', pwd, ListFileName{i}, ListFullName{i});
                                      unix(comm);
                                  end
                                  


                                  По такому же принципу затем скриптом составляется tex-овский файл, из которого собирается pdf-ка. Она у меня получилась на 5 страниц А4 из ярлычков как на картинке.

                                  PDF-ку уже распечатал в печатном салоне на самоклеящейся бумаге. Можно было и на принтере у себя, но было лень идти в магазин за бумагой, а салон под боком.
                                  +1
                                  Спасибо за идею. Но помнится мне на очередной работ какой был ад с перетыканием оперативки и дисков между машинами и всего этого было уйма, ни какая вики не помогла бы. А с цельными устройствами хороша система.
                                    0
                                    У меня похожая задача: есть кабинеты, по ним разбросано оборудование, оборудование может уезжать на выставки, командировки, уезжать клиентам, приезжать новое. Мне важно знать где какая железка, кто её взял, когда и зачем (видеть историю). В итоге сейчас пока думаю над реализацией… ваш вариант удобен но слегка не подходит.
                                      0
                                      Я бы сказал, что задача один в один. У нас тоже несколько кабинетов, раскиданных по трем университетским корпусам. Раз в месяц кто-нибудь звонит и просит одолжить какой-нибудь из них. Или мы берем на время. Энтропия атакует.
                                        0
                                        * «какой нибудь из приборов», конечно
                                          0
                                          Тогда как ведется история «что, кому, зачем и когда отдавал, передавал»? В вики? Заходишь и правишь страничку? А если надо узнать какие приборы ездили на выставку в Питер в марте 2012 года как быть?
                                            0
                                            Появляется небольшая заметка в викилоге, в которой рассказывается о мероприятии. Прикрепляются фотографии, даются ссылки. В этой заметке делается подраздел, посвященный приборам, в котором они просто перечисляются как ссылки на страницы описания.

                                            Я бы так сделал.
                                      0
                                      Ноут, сканер штрих-кодов, чистая база 1С-ки. На любой железке есть штрихкод от мануфактурера. По штрихкодам забиваем в базу железки. Вместо складов — любые локации (кабинеты, коридоры, корпуса, филиалы). Все перемещения — доками. Готовые отчеты по кол-ву, локациям, путешествиям.
                                        0
                                        Если задача только в инвентаризации, то да. То есть, если этим пользуешься только сам и два раза в год.

                                        Как я уже говорил, у меня на самом деле, была более широкая задача. Сделать общедоступную базу знаний по каждому прибору или серии приборов + сделать к ней удобный интерфейс. Инвентарный номер и местоположение прибора — только часть нужной информации.
                                        0
                                        А QR код можно создать здесь qrcode.by
                                          0
                                          Если требуется сделать парочку картинок, то это вполне рабочее решение.
                                            0
                                            но там и API есть для «оптовиков»
                                          +1
                                          Эх, надо было в статье сделать липовые QR-коды и ссылки! Хабраэффект наглухо положил нашу wiki. Хабр — сила!
                                            0
                                            Может, кто-нибудь знает примеры успешной инвентаризации с помощью RFID-меток? Ведь с ними за перемещениями проще следить.
                                              0
                                              Чем все же это отличается от обычных инвентарных номеров? Вы не запихиваете в qr-код ВСЮ информацию о приборе? Вы все равно лезете куда-то, чтобы что-то про прибор узнать. Сегодня мой рабочий день был посвящен обдумыванию вашей технологии, обдумыванию вообще технологии штрих-кодов, и я не нашел никакой полезных отличий для инвентаризации от инвентаризации по инвентарным номерам.
                                                +1
                                                Спецсофт для телефона не нужен, вот в чём разница.
                                                  0
                                                  А инвентарный номер никуда не девается. Он есть у прибора, проходит по бухгалтерии. Появляется:
                                                  1) функция быстрого отображения конкретной инвентарной единицы в страницу, на которой собрана вся нужная информация о ней (у нас это характеристики, опции, калибровочные таблицы, сопутствующий софт, местоположение, бухгалтерские атрибуты и т.д.)
                                                  2) возможность доступа к страницам инвентарных единиц из любого места в любое время. Не нужно идти в соседнее здание только для того, чтобы проставить в «журнал использования адронного коллайдера» свою закорючку-подпись и т.п.

                                                Only users with full accounts can post comments. Log in, please.