Как я делал управленческий учет в Excel

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера ...), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to...» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

image

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

image

3. Управленческий учет построен на базе .xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено.

image

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

image

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

image

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

image

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

image

8. Собственно сам файл управленческого учета.

PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.
Support the author
Share post

Comments 16

    0
    Зачем/почему выбор пал на google docs drive?
      0
      Часть операций компании уже совершалась в экосистеме Google Docs (надеюсь в правильном смысле употребил), я лишь использовал возможности того, что уже было оплачено. А реализовать именно часть сборы информации можно и при использовании иных инструментов совместной работы.
        0
        Да и почтовый сервер хостился там же.
      0
      А можно имена функций на английском в скобочках указать, пожалуйста?
      0
      Посмотрите на www.finbudget.com
        +1
        Выглядит красиво и цена вроде бы гибкая и приемлемая если верить рекламному обзору на сайте. Однако на поверхности остается вопрос экспертизы. Легкий «гуглинг» показывает, что в интернете информация о вашей системе концентрируется только на вашем сайте и прочих рекламных материалах генерируемых вашей компанией.

        Скопирую сюда свой ответ на вопрос который мне был задан в личку по поводу экспертизы в Финграде: «Под экспертизой понимал «как пользоваться Финградом». Подробно указал на сложности создания зависимых проводок — в технической документации самого Финграда лишь примитивные примеры, и в моем случае это не помогло. Более того, чтобы хоть как-то обрести эту самую экспертизу в программе напросился в Linkedin к бывшему коммерческому директору Финграда в друзья. Но не получилось — видимо он ничего не хотел слышать о своей бывшей работе)». Надеюсь поддержка вашего продукта более чуткая.
          0
          Стараемся поддерживать клиентов :)

          По экспертизе: многие вопросы управленческого учёта задаются и разбираются не на форумах, а при личном общении клиентов и консультантов.

          Если будут вопросы — пишите.
        0
        PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.


        Для автоматизации выгрузки есть вариант использовать google drive API. Excel-базы хранить на сервере, а там с помощью разного рода библиотек, работающих с Excel проводить синхронизацию. Контроль вводимых данных — здесь у гугл формс есть некоторый функционал — регулярные выражения, проверки числа и текста.

        Но вообще, с учетом небольшого размера предприятия и базы данных, а также трудозатрат на синхронизацию, мне кажется будет проще купить готовое решение.
          0
          вообще, с учетом небольшого размера предприятия и базы данных, а также трудозатрат на синхронизацию, мне кажется будет проще купить готовое решение


          Я за автоматизацию, но только когда затраты на неё не превышают эффекта от её внедрения. В данном случае (да и во многих иных случаях из сферы малого бизнеса) проще оказалось оставить как есть:
          — и дешевле,
          — и надежнее (никто не отменял ошибки неправильного отнесения расходов на статьи при отсутствии апрувов/подтверждений, а частоту и масштаб отлавливаемых ошибок приводил в статье).
          0
          С учётом того, что первичная обработка идёт через гугл-инструменты, не совсем понятно, почему вы всё не сделали в гугл-таблицах? Многие excel фичи, конечно, там отсутствуют, зато есть гораздо более простой и удобный google apps script для автоматизации.
            0
            Про автоматизацию ответил выше. А в Excel сделал потому что инструмент универсален: именно для этой компании я «запилил» также прогноз поступления денежных средств и думал все планирование/прогнозирование организовать в Excel.

            Как Вы правильно заметили в Excel есть те фичи, которых нет не только в Google Docs, но и во всяких Либра/Опен офисах. Если честно, я вообще сторонник именно этого продукта мелкомягких. Последний абзац — ИМХО обычного аналитика.
            0
            Довольно интересно.
            Но смущают 2 вопроса:
            1. Производительность решения — что будет с базой после N тысяч строк + необходимость одновременного доступа M человек?
            2. Контроль ошибок. Вы неоднократно говорите о важности первичных данных и о ручном контроле, но по собственному опыту могу сказать, что это и есть самое слабое звено во всей стройной системе!
            Вы не пробовали реализовать аналог двойной записи для управленческого учета — перепроверка вводимых данных и т.д.?
              0
              Спасибо за вопросы, по порядку:

              что будет с базой после N тысяч строк

              давайте вместе посчитаем — в файле, который я выложил <800 строчек за >2 месяца ведения управленки, т.е. менее 500/месяц и не более 6000/год. Со сводными таблицами в Excel 100% комфортно работать при массиве до 100К строк при ограничении стандартного листа (без всяких Power-решений) чуть более 1 млн. Итого — лет на 10-15 операционной деятельности хватит точно, а к этому моменту любой малый бизнес в E-commerce либо умирает, либо вырастает и требует решений иного класса))

              необходимость одновременного доступа M человек

              не написал в статье, что файл у меня лежал на GoogleDrive c доступом read-only для всех заинтересованных лиц, а любое изменение подразумевало новую версию файла (сначала на ежедневной основе выкладывал свежую версию со всеми изменениями за прошедший период, затем перешел на еженедельный график обновления)

              Контроль ошибок...

              верное замечаниие — именно с попытки реализовать двойную запись я и начал. Однако, быстро пришло понимание, что полноценно организовать это без базы данных и в Excel не возможно — решение было бы мертворожденным, уж проще тогда пилить это в Access, а нужно было здесь и сейчас. К тому же был ещё 1 немаловажный факт — я сам был исключительно архитектором и не планировал всю жизнь заниматься ведением управленки, поэтому создавал штуку, которой можно обучить любого финансово-неграмотного человека. Главное требование к тому кто ведет подобную штуку — внимательность и аккуратность при работе с данными. Ошибки конечно были, но абсолютно не фатальные и при постоянной работе с файлом одного и того же человека — они отлавливались, поэтому риск был приемлем и оправдан. А теперь попробуйте объяснить какому-нибудь 100% гуманитарию на пальцах что такое система двойной записи))

              PS: гуманитарии не обижайтесь на последний комментарий — я сам такой)
              0
              не туда написал

              Only users with full accounts can post comments. Log in, please.