Переход от картотечной системы к автоматизированным базам данных в государственных органах

С того момента как возникла необходимость сохранения (точного учета) данных, человек запечатлевал (или сохранял) на различных носителях, всевозможными инструментами, нужную для последующего использования информацию. Тысячелетиями он выбивал на скалах рисунки и записывал на куске пергамента, с целью последующего применения в будущем (бить бизона только в глаз).

В прошлом тысячелетии широкое распространение нашла запись информации языком букв-«письменность». Письменность в свою очередь хоть и обладает неоспоримыми преимуществом (распространенность, относительная легкость считывания информации и записи и т.п.) но в плане администрирования данных не позволяет полноценно ее использовать. Лучшее что человек смог придумать для администрирования письменных данных — библиотека (архив). Но и библиотеку пришлось дополнять специальным инструментом поиска (индексирования) и управления данными — картотекой. Картотека является по своей сути реестром-каталогом библиотеки. Следует оговорить, что под термином библиотека (архив) нужно понимать не только привычные нам библиотеки, но и другие организованные и структурированные письменные данные (например, картотека ЗАГС или МВД, ГНС).

Трудно недооценить насколько сильно повлияла картотечная система учета данных на государственные системы регистрации. Например, институт регистрации населения в котором адрес проживания выступает физическим местоположением хранящихся данных о гражданине. Так, все данные проживающих граждан по определенным улицам и районам хранятся в одном определенном районом отделе регистрации. Связано это с тем, что данный способ позволяет быстрее найти, обновить, считать, формировать статистические и аналитические данные, нежели если бы информация хранилась в одном месте. К примеру, паспортный стол или отдел налоговой службы к которому вы относитесь, хранит в себе письменные — физические данные о вашей деятельности (налоговые отчеты или акты гражданских записей). Любое лицо или государственный орган, по адресу регистрации с легкостью может определить в каком ЗАГС хранятся документы и в каком районном управлении налоговой службы декларации о доходах.

На данном фундаменте возможностей картотечного учета была построена вся система регистрации данных: о гражданах (загс, паспортный стол), об экономической деятельности (районные управлений налоговой службы), о недвижимости (районные департаменты регистрации недвижимого имущества), о транспортных средствах (регистрационно — экзаменационные отделы), о призывника (военные комиссариаты) и т.п.

Картотечный учет вынужден использовать государственные регистрационные знаки с территориальным обозначением (С227НА69-Тверская область), называть различные отделы по территориальным признакам (Первомайский РОВД), заставил и вынудил физически перемещать данные и т.п.

Предлагаю рассмотреть движение единицы данных в системе картотечного учета из одной картотеки в другую. В качестве наглядного примера возьмем процесс перерегистрации транспортного средства в системе регистрации транспортных средств, когда автомобиль продан физическому лицу у которого место регистрации (прописка) отличается от места регистрации предыдущего хозяина. Согласно правилам, продавец и покупатель должны прибыть в РЭО «А» (к которому относится продавец) для перерегистрации машины. После подписания договора купли продажи и оформления соответствующих документов новый владелец поучает транзитный номер который действителен в течение ограниченного срока времени. Новый владелец в период действия транзитного номера обязан прибыть в РЭО «Б» к которому он относится по регистрации (прописке). После его прибытия в РЭО «Б» у него изымается транзитный номер и другие регистрационные документы и машина регистрируется на нового владельца.

Для полноценного понимания движения единицы информации ниже проведем аналогию движения единицы данных с каждым этапом регистрационных действий.

Операция 1


Продавец и покупатель прибывают в РЭО «А» для купли продажи автомобиля и обращаются оператору. Оператор находит в учетной картотеке регистрационную карточку – то есть осуществляет физический поиск данных, что занимает определенное время. После нахождения карточки, проверяет на наличие ареста или залога автомобиля (данные записаны в регистрационной карточке автомобиля).

Операция 2


Оператор после проведения необходимых регистрационных действий выдает транзитные номера и регистрационные документы на ограниченный период времени. В следствии того что данные о новом владельце должны хранится в РЭО «Б» (так как база данных картотечная и локальная), для передачи информации из РЭО «А» в РЭО «Б» разработан следующий процесс. Данные о новом владельце и его машине будут перемещаться вместе с ним, для чего ему будут выданы транзитные номера. Учетная карточка со специальной отметкой о снятии с учета останется в РЭО «А» как единица информации в истории о транспортном средстве. Снятие с учета в этом случае означает что в базе данные РЭО «А» данная единица информации станет не активной и больше не будет в списке физического поиска данных упомянутого выше (учетную карточку снятой с учета машины просто переложат в отдельно от других активных каточек). Сама же передаваемая информация будет отображена в транзитном номере и в регистрационных документах.

Операция 3


Новый владелец получивший транзитные номера в результате снятия с учета автомобиля из РЭО «А», убывает в РЭО «Б». Само название типа номера «транзитный» говорит о том, что номер нужен для перемещения данных. Происходит перемещение информации из РЭО «А» в РЭО «Б», в которой новый владелец выступает переносчиком данных. Для гарантированного завершения перемещения информации, транзитные номера выдаются на определенный срок действия, в течении которого новый владелец обязан встать на учет в РЭО «Б». Контроль за данным процессом возложен на соответствующие государственные органы. Из вышеуказанного следует, что за контролем исполнения процесса перемещения данных задействована и используется колоссальная правовая норма и человеческие ресурсы.

Операция 4


После прибытия автомобиля в РЭО «Б» осуществляется его постановка на учет, что подразумевает запись данных об автомобиле в картотеке РЭО «Б». Оператор изымает транзитные номера и выдает новые государственные номера, при этом производит распечатку регистрационной карточки и внесение ее в картотеку. В данной регистрационной карточке отображены все данные которые были переданы из РЭО «Б».

На этом процесс «аналогового» перемещения данных их РЭО «А» в РЭО «Б» завершается. Бесспорно, данный алгоритм движения информации сложный и требует больших затрат как со стороны человеческих ресурсов так и со стороны физической деятельности. Перемещаемые данные о автомобиле не превышают объём 3 килобайт, тогда как рыночная стоимость перемещения информации с использованием существующих технологий объёмом 1024 килобайт составляет 3 сома (согласно максимальным тарифам сотовых операторов).

Эра применения СУБД-Систем управления базами данных


Применение систем управления базами данных позволяет кардинально упростить процессы изменения данных в больших массивах регистрационных процессов. Автоматизировать и выдавать гарантированные результаты на запросы по данным.

Для наглядного примера поведем аналогию с вышеизложенным процессом перерегистрации автомобиля если бы были использованы СУБД.

Операция 1


Продавец и покупатель прибывают в РЭО «А» для купли продажи автомобиля и обращаются оператору. Оператор находит в учетной картотеке регистрационную карточку – то есть осуществляет физический поиск данных, что занимает определенное время. После нахождения карточки, проверяет на наличие ареста или залога автомобиля (данные записаны в регистрационной карточке автомобиля). Оператор вводит данные автомобиля в СУБД и получает моментальный ответ о наличии ареста или залога.

Операция 2


Оператор после проведения необходимых регистрационных действий выдает транзитные номера и регистрационные документы на ограниченный период времени. В следствии того что данные о новом владельце должны хранится в РЭО «Б» (так как база данных картотечная и локальная), для передачи информации из РЭО «А» в РЭО «Б» разработан следующий процесс. Оператор вводит данные о новом владельце в СУБД.

На этом процесс перерегистрации завершается. Все остальные операции не имеют актуальности, так как база данных централизована. Новому владельцу нет необходимости получать (платить) транзитные номера. Стоять в очереди на регистрацию транспорта (постановку), платить за сформированное заявление и тп. При этом уменьшится нагрузка на сотрудников РЭО так как операция уже не будет требовать сложной схемы перерегистрации.

Также отпадает надобность ряда ограничений, таких как применение регионального признака в государственных номерах (не будут нужны обозначения региона что позволит оформлять машины в любом РЭО), записи адреса владельца в регистрационных документах, перерегистрация в случае изменения места жительства и так далее по огромному списку.

Практически исключается возможность подделки регистрационных документов, так как сведения по ТС предоставляются из базы данных.

Сложившиеся процессы получения данных в государственных учреждениях основаны на возможностях картотечного учета и хранения данных.

На основании вышеизложенного можно определить следующие основные преимущества применения автоматизированных информационных систем (АИС):

  • АИС существенно упростят и изменят в корне подход регистрационным процессам.
  • В регистрационных процессах необходимо использовать принципы и правила построения СУБД.
  • Для полноценного применения возможностей АИС следует изменить устоявшийся порядок регистрации.
  • Широкие возможности прямой системной интеграции с другими системами (например банковскими).
  • Сведение к минимуму ошибок связанных с человеческим фактором.
  • Сокращение времени получения информации гражданам.

Similar posts

AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

More
Ads

Comments 10

    0

    Думаю заголовок стоит уточнить, т.к. основная мысль текста идет не о государственных органах вообще, а об одной "подсистеме" — про номерные знаки автомобилей.
    Поэтому статья не раскрывает пользу автоматизации в других сферах. Вот например для регистрации браков и смертей транзитные номера не нужны.

      0
      Спасибо за комментарий. В данной статье идет попытка рассмотреть государственные процессы по углом движения и сохранения информационной сущности (человек, движимое имущество и тп.) И как пример приводиться использование информационных систем/баз данных при регистрации транспортных средств.
      0
      Как я понял из содержания статьи,
      «тогда как рыночная стоимость перемещения информации с использованием существующих технологий объёмом 1024 килобайт составляет 3 сома (согласно максимальным тарифам сотовых операторов)»
      автор видимо из дружественной и соседней Киргизской Республики и все что им в ней описано, это всего лишь только начало нелегкого дела «автоматизация функций государственных органов».
      У нас в Казахстане уже давненько, именно этот процесс автоматизирован, кроме того разработали и внедрили достаточное количество различных систем по автоматизации процессов государственных органов на всевозможном уровне.
      Все это конечно правильно и интересно, ровно до тех пор, пока есть конкуренция в IT между частными компаниями, которые этим занимаются. Но уверяю Вас, вы только в самом начале пути, если до сих пор не автоматизирован тот процесс, о котором говорится в статье. А значит рано или поздно придется столкнуться с формированием политики информатизации на государственном уровне, а следовательно с попыткой монополизации рынка IT как это происходит у нас.
        0
        Алексей спасибо, автоматизация процесса регистрации транспортных средств в Кыргызстане завершена (непосредственное участие принимал автор :) ). В статье приводиться как пример опыт реализации в Кыргызстане. Основной целью же статьи являлось описать опыт использования описанного в статье подхода, видение сквозь призму возможностей информационных систем. Именно понимание данных основ построения информационных систем и их возможностей позволяет произвести качественный реинжиниринг бизнес процессов. Например с текущими возможностями мы можем отказаться от территориальности государственных органов.
          0
          Согласен, пример достаточно простой и понятный. А как у вас обстоят дела с формированием политики информатизации государственных органов на государственном уровне?
            0
            Политику в сфере цифровизации определяет государственный орган — Государственный комитет информационных технологий и связи Кыргызстана, при этом руководствуется Национальной стратегией цифровизации до 2024 года и НПА в сфере электронного управления, электронной подписи, кибербезопасности и тп.
        0
        так как база данных картотечная и локальная

        При обращении гражданина его карточка отправляется в локальную БД (для распределённых систем) или оператор работает непосредственно в ЦБД, проходит проверка по учётам (это могут быть иные системы других органов) и после этого осуществляются регистрационные или иные действия. В случае локальной БД после обновления ифнормации она отправляется в ЦБД. В некоторых случая отказ от локальной БД невозможен/дорог (качество/наличие связи, пакетный запрос-ответ проходит, а вот всякие впн-ы и соединения с БД не любят постоянных обрывов). И, что удивительно, у оператора есть не карточка, а вся история со всеми связанными документами и историей (по крайней мере в некоторых системах) и работает это уже много-много лет.


        PS. Прописки давно нет.

          0
          Прописка еще в 90-е была признана неконституционной. Сейчас это называют (государственной) регистрацией, но суть осталась та же, территориальная привязка граждан, движимого имущества, юридического лица и тп. И связанно это в первую очередь с наличием устаревших бизнес- процессов которые закреплены в НПА. К примеру в Эстонии как таковой процедуры регистрации (привязки адреса) уже нет, граждане указывают адрес только для получения почты.
            0

            Другой характер (разрешительный-уведомительный) регистрации против прописки. Привязка осуществляется (в том числе) и по причине различия субъектов и их бюджетов.


            в Эстонии

            Площадь и население Эстонии не напомните? А ещё сколько у неё отдалённых поселений со слабой доступностью? "Не знаю что за проблема разрузить вагон угля, я мешок картошки из Жигулей спокойно достаю".


            К слову сказать, снимать с регистрации ТС при продаже уже не надо (в одном регионе, с транзитами там тоже что-то случилось — не видно на дорогах, может, уже не дают, а продавал-покупал машину я давненько и читать впрок про текущее положение не вижу смысла).

              0
              Другой характер (разрешительный-уведомительный) регистрации против прописки. Привязка осуществляется (в том числе) и по причине различия субъектов и их бюджетов.

              Абсолютно с вам согласен. Федеральный устрой государства требует более сложные процессы согласования и регистрации.

              читать впрок про текущее положение не вижу смысла

              описанная ситуация имеет место быть в Кыргызстане )

        Only users with full accounts can post comments. Log in, please.