Pull to refresh

Выбор системы управления задачами (Project & Task management)

Lumber room
Пост довольно большой, и, если есть желание разобраться в вопросе, может понадобится вдумчивое чтение.

Прошу помочь определиться с системой, которая вдохнет новую жизнь во взаимоотношения между работниками и задачами.

Как мне кажется, проблема эффективного совместного управления задачами очень актуальна для многих небольших команд.
После того, как система будет выбрана я готов написать отчет в блог «Управление проектами» для тех, кто так же как и я чувствует, что пора навести в менеджменте порядок. Если Вам будет интересен такой отчет — напишите об этом в комментарии, пожалуйста.

Я работаю в небольшой архитектурной компании (нас 10 человек). Мы занимаемся проектированием, а затем сопровождением строительства небольших объектов. В компании помимо своей непосредственной работы я де-факто отвечаю за организацию оперативного управления задачами.

Начну с истории управления в моей команде. Когда мы только начинали и нас было всего трое, все задачи умещались на одном листе бумаги. Позже возникала простая экселевская табличка. Мы раз в неделю проводили планерки, и я записывал, кто за что отвечает, сроки выполнения, после чего раздавал каждому листок с задачами. Затем я стал пользоваться Mindjet MindManager, сама по себе программа очень хороша (в т.ч. есть удобные ярлыки, по которым я фильтрую задачи по разным критериям). Задачи, назначенные работникам я высылаю в виде иерархического списка по внутреннему менссенджеру. Но под таск менеджмент эта программа не заточена, сейчас и ее возможностей очевидно не хватает — количество одновременно находящихся в работе проектов регулярно переваливает за пять, а количество задач в рамках проекта может превышать сотню. Задач столько, что планерку проводить мы перестали, чтоб обсудить их все не хватит рабочего дня :)
Я стал интересоваться готовыми решениями, в первую очередь теми, что ориентированы под веб-интерфейс.

Поверхностно вникнув в возможности предлагаемых систем я сформулировал для себя требования:
Низкая цена. Система должна быть бесплатной или недорогой. Мы готовы платить за удобную систему порядка 300-500 долларов в год.
Легкость разворачивания и настройки. У нас нет программиста, который мог бы месяцами вникать в тонкости устройства системы и писать к ней сложные дополнения.
Список дел (ToDo List). Важно, чтоб для каждого работника система готовила список дел — собранный из разных проектов перечень задач, которые нужно делать сегодня, сейчас. Желательно, чтоб такой список хорошо настраивался (например, сортировка по важности, по срочности, и т.п.). Ведь это раздел, которым работникам нужно будет пользоваться чаще всего.
Новые события. Дожно быть реализовано информирование пользователя о новых событиях, имеющих к нему отношение. например, кто-то дал новый комментарий к задаче, в которой я отмечен, как контакт. Или мне кто-то поручает новую задачу. Наступило время заняться какой-то отложенной задачей. Хотелось бы, чтоб это была не просто рассылка оповещений по е-мейл.
Иерархическая (древовидная) структура задач. Поскольку количество задач внутри наших проктов велико, нужна возможность выстраивания задач внутри проекта в иерархическую структуру. Желательно, чтобы степень вложенности задач не была ограничена.
Комментарии к задачам. Нужна возможность пользователям комментировать задачу — чтоб обсуждать задачи не через внутренний мессенджер, а прямо в системе — это гораздо эффективнее.
Внутренние сообщения. Неплохое дополнение, если один пользователь может отправить другому сообщение, не привязанное к задаче.
Тэги (ярлыки). Было бы очень удобно, если бы к задаче (а может быть и к любому объекту) можно было бы прикрепить любое количество тегов, а так же, соответственно была бы возможность управлять тегами, и быстро найти все задачи, относящиеся к данному тегу или набору тегов.
Поиск. В системе должен быть реализован хороший поиск. Задач очень много, поиск будет часто используемым инструментом, и он должен быть эффективным.
Контакты. Обязательно должна быть возможность ведения контактов по задачам. Это работники офиса (пользователи системы, которым поручаются задачи), а так же внешние контакты (подрядчики, поставщики, заказчики, и др., связанные с задачами). Нужно, чтоб к задаче должно быть можно прикрепить несколько человек — например, менеджер, исполнитель и внешний контакт.
Так же желательна возможность быстро найти все активные задачи, связанные с данным контактом — например, звоню подрядчику, нажал пару кнопок, вижу, все, что у нас с ним связано, попутно задаю впоросы по разным задачам. В идеале желательно, чтоб в системе вообще было удобно вести все внешние контакты (сейчас мы пользуемся простенькой, написанной самостоятельно на php+mysql, базой контактов с веб-интерфейсом)
Диаграмма Ганта. Теоретически желательно, чтоб система имела возможность работы с задачами на диаграмме Ганта, и/или возможность экспорта в Microsoft Project. (Хотя, честно говоря, в повседневной работе я стариком Гантом не пользуюсь.)
Контроль доступа. Нужна возможность возможность блокировать для некоторых пользователей уровень доступа к некоторым объектам системы.
Хранение файлов. Неплохо выглядит идея файлового хранилища, т.е. чтобы к задаче можно было прикреплять файл (или картинку). Это во многих случаях будет удобно.
История действий. Все действия пользователей записываются и можно просмотреть кто внес какие изменения.
Резервное копирование. Если речь идет о работе на удаленном сервере, желательно бы иметь возможность снять резервную копию всего этого безобразия, т.к. в случае, если не будет доступа к этому серверу работа моментально встанет, о последствиях страшно думать.
Скорость работы. Нужно, чтоб система работала с хорошей скоростью (чтоб не приходилось ждать реакции по нескольку секунд)
Русификация желательна, хотя и не обязательна.

Я опробовал несколько систем, которые в т.ч. рекомендуют здесь, на хабре.

Первыми в тестировании оказались www.comindwork.ru, зарегистрировал там аккаунт, попробовал основные возможности. Система русифицирована почти полностью.
Самое главное, чего я не обнаружил — это иерархической структуры задач. При нашем количестве задач (посмотрел статистику — их более 500), без структуры работать невозможно, особенно учитывая то, что некоторые задачи по своей сути являются подзадачами для более крупных вопросов.
Есть ToDo List (правда настройки не очень богатые), остальным критериям на первый взгляд система соответствует в большей или меньшей степени.

projects.zoho.com система очень похожа на предыдущую, так же зарегистрировался, она русифицирована, но ужасно, сразу переключил обратно на английский. Первое, что проверил, это иерархию задач. Тут дело обстоит чуть лучше — иерархия есть, но она только двухуровневая, чего мне недостаточно.

WebAsyst я не тестировал, т.к. судя по описанию системы, к задаче может быть прикреплен только один контакт, нет комментариев к задачам, нет ярлыков и т.п., т.е. он не соответствует по многим критериям.

www.trackstudio.ru
Устанавливается локально. Я ее установил, потестировал.
С иерархией тут все отлично, глубина иерархии и тип дочерних задач настраивается. Также широкие возможности по иерархии контактов (например, у одного исполнителя может быть несколько руководителей). Контроль доступа так же проработан очень детально. Система довольно сложна в настройке, с налету за один вечер в ней не разберешься, но судя по всему, за неделю можно отстроить под себя так, как тебе нужно и удобно, в последствии шлифовать потихоньку.
Есть комментарии к задачам, благодаря которым в т.ч. меняется и состояние задачи (состояния тоже можно создать любые, какие нужны)
Проблема тут в другом — Todo List-а нет как такового, если у пользователя будут десятки разных задач по разным проектам, то не понятно как ориентироваться — что срочное, что важное, что делать в первую очередь. Оповещения о новых событиях тоже отсутствуют (если не считать возможности отправки оповещений по е-мейл). Нет ярлыков, и т.п. функций ставших уже привычными в наше время соц. сетей и прочего web 2.0
Т.е. система очень продумана с точки зрения возможности настройки под конкретные бизнес-процессы, но на мой взгляд, не очень удобна в ежедневном рутинном использовании. Впрочем, возможно я недостаточно глубоко в ней рылся? Вряд ли…
[UPD] Добавлено: Я действительно недостаточно глубоко рылся, разработчик программы ответил подробно по пунктам на официальном форуме программы.
[UPD 2] Добавлено: Murz во комментариях ко второй части делает важное дополнение из опыта работы с этой системой

Прошу помочь мне с направлением дальнейшего поиска. Какая система может удовлетворить мои (быть может слишком высокие) запросы? Различных систем очень много, какие стоит опробовать еще?
Также буду признателен за совет или отзыв от того, кто использует в работе своей команды подобную систему — возможно я неверно расставляю приоритеты и акценты, и в реальном использовании на первый план выходит что-то другое?

[UPD] Продолжение: Выбор системы управления задачами, часть 2.
Tags:
Hubs:
Total votes 14: ↑11 and ↓3 +8
Views 14K
Comments Comments 20