Как не утонуть в море тендеров

    День добрый, Хабрасообщество.
    Ежедневно организациям, работающим в сфере госзаказа, приходится отсматривать сотни тендеров, куда-то сохранять информацию, как-то отслеживать результаты, делать заявки, запрашивать цены у поставщиков и т.д. Являясь одной из таких организаций, мы постепенно пережили этап бардака и привели этот процесс к одной замечательной системе. Как? Подробности под катом.


    Для начала позвольте представиться, меня зовут Андрей aka hongten, статья написана в соавторстве с Аней aka anlouc
    Хотелось бы представить на ваш суд и просто на взгляд со стороны небольшой проект.
    Я в основном отвечал за его идейное наполнение а вся реализация и программирование лежало на Ане.
    Весь проект написан и реализуется в одной единственной компании где мы и работаем.

    Итак. Пару лет назад мы (название организации при желании найти не сложно) доросли до тендеров, причем не просто тендеров, а до участия в тендерах по всей России.
    Оказалось что их много, даже оооочень много. Сначала (как и все наверное) мы их распечатывали и проставляли на бумажке цены, эксель-ворд-спср и заявка у клиента. Проблемы начинаются когда ты ставишь участие в тендерах на поток. А ты не помнишь клиент xxx честный? А этот клиент берёт «оригиналку»? А тут мы участвовали? А почему проиграли? А линк на тендер остался? Приходилось полагаться на память конкретных исполнителей, что не есть правильно. Подобные проблемы решаются по-разному, некоторые оставляют всё как есть и живут в бардаке, некоторые ищут специализированные системы, мы же пошли своим путём и путь оказался правильным.

    Для начала мы просто структурировали документы по папкам на сервере.

    image

    Оригинал картинки: img188.imageshack.us/img188/108/37279860.jpg

    В папку «Текучка» мы кидали всё на рассмотрение, дальше те которые нам интересны перекидывались в «Оформление», оформлялись и отправлялись. Неинтересные просто перекидывались в соответствующие папки с регионами, при этом иногда терялись линки на сами тендеры, дублировались контрагенты и прочее. Постепенно этот этап мы переросли.

    Учитывая, что основной инструмент работы для нас помимо интернета — это 1с, подумали что надо бы сделать там «базу по тендерам». Аня — ломай голову. Кстати, Аня программист по 1с.
    Рассматривать мы будем все же окончательный вариант, который мы используем сейчас, хотя назвать его окончательным можно с натяжкой, идей ещё много.
    Сразу оговорюсь, что эта система функционирует только в одной организации и полностью заточена под её нужды. Специализация у организации очень узкая — оригинальные расходные материалы и только, это значит никаких компов, канцелярки, бумаги и прочей дребедени. Чем богаты тем и рады.

    Начнем с того, что мы хотим увидеть. Ответ — всё! И не меньше. Мы хотим знать где, кто, когда и как покупает картриджи. Изначально цели были поскромнее, но теперь никаких компромисов. Невозможно? Судите сами.

    image

    Оригинал картинки: img6.imageshack.us/img6/2864/36537517.jpg

    Начнем с главного окна. Всё реализовано в форме справочника.
    Наименование — как-то привыкли ставить месяц и небольшие пометки.
    Город — с этим всё понятно.
    Контрагент — государственный заказчик.
    Статус — а вот это интересно, их несколько: на рассмотрение, делаем, в процессе формирования цен, выигран, проигран, отследить результат, отправлен контракт, поставка выполнена и несколько других.
    Победитель — the winner takes it all.
    Дата окончания подачи заявок — собственно дата, причем с указанием конкретного времени, были нюансы что заявки заканчивали принимать в 9 утра, неприятно из-за такой ерунды проигрывать тендер.
    Комментарий — куда без них, везде свои нюансы.
    Дата отправки (на картинке скрыта) — большинство заказчиков принимает печатные заявки, им плевать на закон и прогрессивные технологии, может у вас и есть ЭЦП (электронно-цифровая подпись), но бумажный вариант нам нужен, потому что деньги на закупку картриджей на полмульта у нас есть, а вот поставить систему, которая позволяет проверять достоверность эцп, за 5 тысяч рублей у нас нету. Соответственно дата отправки заявки равна дате окончания подачи минус время доставки до конкретного города. Вообще все даты мы запрашиваем у курьерской службы. Была у нас как-то попытка забить сроки доставки в 1с и даже залить туда карту РФ, карту залили, а со сроками куча нюансов оказалась, всё же на данный момент проще их спросить.

    Итак — в этой общей части списка мы можем получить достаточно приличное количество информации.
    1) Мы можем отсортировать тендеры по конкретному региону.
    2) Отсортировать тендеры по конкретному заказчику без необходимость лезть на zakupki.gov.ru и прочие ресурсы.
    3) Смотрим какие тендеры актуальны, сколько делать сегодня, завтра и тд.
    4) Мы можем увидеть, кто выигрывал конкретные тендеры в конкретном регионе.

    Основное здесь, конечно же, система статусов. О ней поподробнее.
    Тут надо понять как у нас организована работа с тендерами. Изначально они вносятся в базу (проставляется клиент, сохраняется документация, ставятся сроки) и им присваивается статус — «на рассмотрение», отдельный человек, ответственный за решение об участии, их просматривает и меняет статусы на «делаем», «отследить результат» и другие. Если статус «делаем», то человек, который заносил их в базу, уже проставляет в тендере номенклатуру и меняет статус на «в процессе формирования цен», как только статус изменился, проставляются цены и оформляется документация. Дальше мы отдаем письмо курьерской службе и выставляем статус — «отправлена заявка». Но это ещё не конец, большинство этим и ограничивается, мы же проверяем дошла ли заявка до получателя (бывает что тётя Люся её не передала дяде Ване, бывает что документация крутится внутри организации неделю, и так далее), если так, то выставляем статус «ожидание результата» и не паримся до протокола. Возможно это вам покажется слишком навороченной системой, но на самом деле она достаточно простая и удобная в использовании, между собой взаимодействуют 2 человека и мы контролируем каждый этап подготовки тендера.

    Еще нюанс, как же эти тендеры попадают в 1с. На данный момент ручками, есть человек который их смотрит и заносит туда, благо специфика узкая и это возможно. Насколько я знаю можно и этот этап автоматизировать, но это достаточно глобально и наших знаний на данный момент для этого не хватает. Кстати, в базу мы вносим все тендеры которые находим, а не только те, в которых участвуем.

    Уже неплохо, но этого нам мало.
    Что же происходит, если открыть тендер из списка.

    На примере проигранного тендера:

    image

    Оригинал картинки: img14.imageshack.us/img14/5614/20278415.jpg

    Файлы — здесь мы храним документацию по тендеру, извещения, котировочные заявки.
    ИНН — обратите внимание, что мы забиваем госзаказчиков по ИНН, чтобы не дублировать их в справочнике и каждый раз не забивать заново.
    Справа от ИНН есть особый статус — статус Контрагента, на основании истории участия он может быть: честный, нечестный, совместимку берут, и несколько других. Да-да, теперь у нас есть база всех коррупционеров и тех, с кем они работают.
    Накладная СПСР: вбиваем номер конверта с котировочной заявкой чтобы отследить получение.
    Интернет адрес: можно открыть напрямую из 1с.

    Запрос цен. Проставляем номенклатуру которая фигурирует в тех. задании. Дальше щёлкаем «заполнить цены» и получаем текущие официальные закупочные цены (они, кстати, загружаются у нас раз в 3 дня и меняются автоматически в зависимости от курса доллара). Дальше мы проставляем цену продажи. Дополнительно здесь видны остатки товара на складе, сколько из них в резервах и сколько уже заказано. Данные динамические и актуальные.
    Кстати сюда бы можно было бы прикрутить кнопочку с автоматической наценкой в 1-2-3-10 процентов для того что бы получить цены под котировку, да вот только я уже не помню когда мы последний раз выигрывали тендер с ценой выше закупочной, наверное в других отраслях это и возможно…
    Запрос цен поставщику — изначально планировалось автоматическую рассылку с табличной частью тендера по заданным адресам электронной почты, штука удобная, но мы, к сожалению ей не пользуемся из за специфики работы.
    Заказ покупателя — если тендер выигран, то нажав на эту кнопку мы автоматически можем получить заказ покупателя в 1с (счет) где уже можно проставлять резервы, от которого дальше мы уже отталкиваемся в заказах товара поставщикам и реализации.

    На примере выигранного тендера:

    image

    Оригинал картинки: img51.imageshack.us/img51/4531/96376139.jpg

    Здесь заполнен срок поставки, вбита накладная, по которой отправлен контракт, и накладная на груз когда поставка выполнена.
    Так же через кнопочку перейти мы видим, что товар поступал, что товар продан, что клиент заплатил. Всё наглядно и информативно.

    Если щелкнуть по кнопочке «Печать» то получим:

    image

    Оригинал картинки: img100.imageshack.us/img100/6900/21637392.jpg

    Эту печатную форму можно напрямую вставлять в котировочную заявку, почти без редактирования в экселе (есть некоторые нюансы по поводу того, что названия номенклатуры должны совпадать).

    Кстати, можно было бы ещё сюда прикрутить автоматическую загрузку номенклатуры из котировочной заявки, но, к сожалению, клиенты что хотят, то и пишут и названия придумывают какие хотят.
    И ещё можно было бы прикрутить автоматически заполняемую котировочную заявку, но форма её у всех своя.

    В итоге, информация, касающаяся всех этапов обработки тендера, консолидирована в одной программе, всегда под рукой и актуальна.

    Не судите строго, я уверен что кто-то использует аналогичные решения, кто-то лучше, а кто-то до сих пор пишет ручками на бумажках и выигрывает тендеров раз в 10 больше чем мы. Спасибо за внимание и отдельное спасибо akamuza за предоставленную возможность поделиться с вами :) Если будут вопросы, то с удовольствием ответим.

    UPD. Спасибо за карму — перенёс в «Мой Бизнес»

    Similar posts

    AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

    More
    Ads

    Comments 26

      0
      Наша компания занимается информированием клиентов о тендерах.
      Если бы вы могли четко сформулировать задание- что бы вы хотели видеть, как вам удобно работать. Мы бы постарались внедрить это на своей площадке.
        0
        Попробуем реализовать идею с автоматической загрузкой тендеров в базу. Обсудим.
          0
          Ну раз вы загрузите (+ отмодерируете человеком), то сможете и другим раздавать готовые тендеры + свою конфигурацию. Возможно, за небольшую плату. Думаю, желающие найдутся взять всё готовое и сразу работать. Хотя это будут ваши конкуренты :)
            0
            а вы пользуетесь какой-либо системой поиска тендеров? или просто смотрите на куче разных официальных сайтов?
              0
              Пользуемся услугами одного достаточно крупного портала. Но там мы достаём в основном тендеры не с закупок. Закупки — ручками, так надежнее на данный момент.
                0
                кстати с автоматической загрузкой тендеров в вашу БД — мы тоже можем вам такую услугу предложить, с выборкой из нашей поисковой системы по тендерам — напишите мне в личку или на емейл nikita@sawinyh.ru — обсудим.
                  0
                  Проблема, я подозреваю, будет в том что мы используем ИНН заказчика в качестве основного параметра занесения в базу. А он обычно лежит не на поверхности. Если у вас реально использовать ИНН, то можно обсудить.
                    0
                    ИНН почти не реально автоматически извлекать даже на zakupki.gov.ru не говоря уже о сотнях региональных и муниципальных сайтов сделанных как попало…
          0
          а конфигурацией не поделитесь?
            +1
            Отчего же не поделиться, сообщите адрес вашей электронки, вышлем.
            Только тендерную доработку отделить надо от основной конфигурации, а то у нас типовая, но очень доработанная под нужды организации:)
              0
              Что ж вы так конфигурацию легко раздаете.)
              Объясните причину почему это все было реализовано на справочнике? Логичнее было использовать документы, тем более судя по скринам форма больше близка к документу.Потом можно было бы смотреть аналитику своей работы по тендерам, регионам и прочие вкусности.Если можно, мне тоже интересно взглянуть на конфу…
                +1
                Конфигурацию легко раздаем, потому как:

                1. не считаем (лично я не считаю, Андрей думает по-другому:)), что тендерная доработка представляет из себя какое-то глобальное ноу-хау, просто пример достаточно удобной автоматизации бизнес-процесса

                2. есть скромная надежда на некоторый фидбэк как от разработчиков, так и от пользователей, стороннее мнение всегда интересно, конструктивная критика приветствуется

                3. данная доработка заточена под нужды именно нашей организации, я на 90% уверена, что для организации с другой специализацией придется дорабатывать дальше, да и у нас систему еще надо развивать в сторону получения консолидированной отчетности, хочется по клику на одну кнопочку получать развернутую историю по госзаказчику или участнику.

                На сегодняшний день я с вам согласна, что было бы логичнее реализовать тендеры в виде документов, но когда проект был на стадии проектирования, подразумевалось, что список тендеров должен быть иерархическим (группы — города), я не знаю как реализовать иерархический журнал документов, поэтому сделала в виде справочника.

                Данные для получения аналитики у нас и сейчас собираются. Схема следующая: на основании тендера вводится документ «Заказ покупателя», с которым впоследствии ведется работа (резервы, размещения в заказах поставщикам, реализации), т.е. мы по каждому тендеру можем проследить что-почем-когда-кому мы продавали.

                Чтобы взглянуть на конфу, можете скинуть ваш e-mail, в выходные вышлю.
                0
                если можно, вышлите мне тоже линк на конфу в личку?
                  0
                  можно, в эти выходные будет ссылка.
                    0
                    заранее спасибо!
              +1
              +1
                +10
                Кak нe yт0нyтb в м0pe тeндep0в?:)
                  0
                  Я бы посоветовал вам выделять названия папок на сервере, если они не являются объектами данной категории. Например, обрамлять имя в квадратные скобки (на примере из первого скриншота):
                  [Текучка]
                  [Оформление]
                  [Победители]

                  Тогда такие папки будут в начале или в конце списка, а не смешиваться с содержимым — и их будет всегда легко найти взглядом.
                    0
                    Это старая система, мы её больше не используем, теперь всё в 1с.
                    0
                    А зачем звонить победителю?
                      +5
                      Поздравить:)
                        0
                        и предложить свой вариант поставки? =) субподрядный, так сказать =)
                      +1
                      Папка «Мордор» порадовала
                        0
                        мы только по выигранным структурировано ведем в эксель файле. паспорт проекта зовем, аналогичные данные, но более детально. с указанием % маржи и других данных.
                          0
                          Но изначально вы данные же берёте из 1с или аналогичной программы, правильно? Тот же "% маржи" (если я правильно понимаю это процент прибыли) элементарно виден в отчете по валовой прибыли. Зачем вы дублируете работу перебиваением данных в эксель? Кстати, если не секрет, какие ещё данные вы анализируете?
                            0
                            немного поясню. наша компания работает в сегменте hard and soft в корпоративном сегменте. склада, в привычном понимании нет. есть заказ — под него привозится-поставляется нужно оборудование.

                            паспортом проекта пользуются сэйлзы. поэтому с 1С он не интегрирован.
                            изначально данные заносятся на основании выставленных счетов (от поставщиков к нам). там же учитывается доставка (так как у нас нет склада, то доставка всегда считается отдельно), банковские расходы (стандартные, как правило, за проведение операций по проекту), ответственные лица и контакты со стороны заказчика, стадия (аналог вашим «статусам»), разница в % и в тенге (национальная валюта Казахстана). И все это идет с нарастающим остатком с разбивкой на месяцы.

                            в 1С данные попадают по факту (товар пришел, движение денег пошло и тд.), а в паспорте проекта — план, который с течением времени переходит в факт. бывает работа с со 100% авансом, бывает без. услуги почты и транспортной компании оплачиваются суммарно в конце месяца, поэтому в нашем паспорте проекта идет детальная разноска расходов по каждому проекту.

                        Only users with full accounts can post comments. Log in, please.