Pull to refresh

Тестируем ERP систему. Часть 1

ERP-systems *
За последние полгода я натестировался ERP систем по полной программе. Участвовал в обзоре российского рынка ERP систем. Интересные вещи всплывали, признаюсь я вам. И ладно, если бы эти интересности всплыли, если бы я во время обзора представлялся от имени редакции издания, которое этот обзор и проводило. Но мы намеренно сделали так, что представлялся я от имени совершенно реального клиента. То есть побывал в шкуре самого натурального клиента и увидел все своими глазами. Подробности обзора рассказывать не буду, их можно будет почитать на страницах издания (как выйдет обзор, выложу пост). Вывод прост – надо быть готовым к тому, что тебя будут пытаться «немножко обмануть». Попробую дать некоторые рекомендации, чтобы этого не случилось.

Итак, вы представитель компании и ваша задача выбрать тот продукт, который вам подходит лучше всего для автоматизации ваших задач.

Ну, во-первых, не надо думать, что этот вопрос можно решить за пару часов. На качественное тестирование и изучение продукта в сопровождении представителя уходит 6-10 часов. У меня.

Универсального метода тестирования, который бы избавлял вас от рисков на 100%, я думаю, нет. Но, все же есть некоторые советы, которые помогут эти риски снизить. Поговорим о некоторых функциональных возможностях erp-систем, которые я бы отнес к фундаментальным, на которых строится все остальное. Не будем тут говорить о сложных алгоритмах и всяких «фишках», так как к их тестированию нужно подходить со специальной подготовкой и это сделать непросто. Попробуем убедиться, что система имеет нормальные инструменты для учета, анализа и документооборота.

Свои фирмы

От имени какого количества юридических лиц вы работаете? Если от имени одного, то это одно, а если от имени двух, то это уже гораздо сложнее. Тестируем.

Для начала просто просим показать место, куда заносятся эти самые «свои» юридические лица. Куда заносятся генеральный и главбух, куда заносятся «свои» расчетные счета в банках. Попросите именно занести это все при вас. А теперь проведите маленький тест. Попросите выписать счет. В счете укажите ту самую «свою» компанию, которую вам только что занесли. Попросите показать на экран бланк счета. Внимательно проверьте этот бланк, убедитесь, что в нем действительно «ваша» компания, а не та, которая «приколочена гвоздями» к бланку. Фамилии генерального и главбуха на месте?

Не лишним было бы проверить, что система поддерживает упрощенную систему налогообложения. Занесите свою компанию, которая не является плательщиком НДС. А теперь выпишите от нее счет. Есть НДС в бланке?

Еще более сложный случай – разный НДС на разные товары. Продукты питания, игрушки. Если у вас это есть, то попросите занести в программу такой товар и посмотрите, где это указывается. Выпишите счет, проверьте НДС.

Первичка

Когда вы стартуете систему, вам нужно начать нумерацию счетов-фактур и накладных с какого-то номера. Где этот номер указывается в системе? Попросите показать, сделайте отгрузку, убедитесь, что номер правильный, т.е. следующий за тем, которыйо вы указали в настройках.

Выпишите следующий счет, но от другой своей компании, сделайте отгрузку (или если можно без счета, значит, отгрузите без счета). Посмотрите на счет фактуру и на его номер. По каждой своей фирме нумерация сетов-фактур и накладных должна быть независимой! То есть номер вот этого вашего второго счета фактуры должен быть совсем другим, чем первого счета фактуры (а не отличаться от него на единицу).

Внимательно изучите сам бланк счета фактуры. Вы дадите такой клиенту? Нормально он заполнен? Все реквизиты на месте?

Маленький нюанс со счетами фактурами. Там есть такой реквизит «К платежно-расчетному документу», это номер платежного поручения и его дата. Клиенты очень не любят, когда этот реквизит не заполнен. Убедитесь, что он работает. Это просто. Допустим ваш счет-фактура от 01.07.2009 года. Сделайте платежное поручение от 30.06.2009 и посмотрите счет-фактуру. Есть там номер и дата? А теперь тест посложнее. Сделайте платежное поручение от 05.07.2009. И снова смотрим счет фактуру. Если заполнено, то плохо. Разумеется, здесь должны отражаться только те платежные поручения, которые были до отгрузки, а не после, потому что счет фактура не может знать, о том, что будет в будушем. И если клиент платил дважды, сначала до отгрузки, а потом часть денег после, то в счете фактуре должна быть только первая платежка.

Попросите показать торг-12, внимательно проверьте все реквизиты. Если презентующий на вопрос «А где половина реквизитов?» утверждает, что они просто не заполнены, то попросите заполнить и показать еще раз. А вообще это очень странно, что система дает печатать полупустые бланки строгой отчетности.

Теперь тестируем разбиение позиций счетов-фактур по партиям и ГТД. Лучше для этого занести новый товар. Так будет понятнее. Делаем простую процедуру. Оформляем две закупки, в одной указываем одну ГТД, в другой другую. А теперь выписываем клиенту счет на весь купленный товар и отгружаем. Смотрим счет-фактуру и наблюдаем там две строки, как раз с теми ГТД, которые указывали.

Ну, а чтобы вы не расслаблялись, приведу фрагмент одной истории тестирования:
Учет ГТД. Итак, я попросил купить товар и указать в поставке ГТД. Указали. Потом попросил сделать продажу и посмотреть на счет-фактуру. И вот тут самое интересное. Сделали отгрузку, в счете фактуре оказалась та самая ГТД, однако страна была совсем другая, чем указанная в поставке. То есть та, которая указана в классификаторе для этого товара, которая к поставке не имеет отношения. Разве обратит внимание на этот «пустячок» потенциальный заказчик? Конечно, нет.

Так что, как говорили «наперсточники», смотрим внимательно – выигрываем обязательно.

Едем дальше. Клиенты.

Я думаю, многие сталкивались с ситуацией, когда у клиента несколько юридических лиц. Вот и давайте проверим, понимает это система или нет. Для начала, зачем это нужно. Я думаю, если этот пост читает человек, работавший с клиентами, он поймет. Вот у вас клиент, у него три юридических лица. Сегодня он у вас купил товар по одному своему юрику, а завтра по-другому. Вопрос на засыпку – чему равна дебиторская задолженность клиента?
Это вашему бухгалтеру абсолютно «фиолетово» реальная дебиторка «всего» клиента, а вас-то интересует, конечно, суммарная, то есть по клиенту в целом, а не по каждому его юр лицу отдельно. Кстати, насчет бухгалтера. Попросите-ка ребят показать вам, как из программы сделать акт сверки. И вот там-то как раз все должно быть строго по каждому юридическому лицу клиента отдельно.

А теперь попросите занести нового клиента, а к нему двух юридических лиц. Сделайте отгрузку, посмотрите счет-фактуру. Нет там нигде упоминания о названии самого клиента? Только названия юр. лиц? Ну, слава богу, а то всякое в жизни бывает. Я там ниже еще фрагментик из тестирования приведу, чтоб понятнее было. Сделайте отгрузку по второму юр лицу. А теперь попросите показать дебиторскую задолженность по клиенту в целом. Она должна равняться сумме этих двух отгрузок. Да, еще нюанс. Было бы неплохо, если бы из вот этого места, где вам только что показали суммарную задолженность, было видно по каким именно отгрузкам она сформирована.

Ну, я не буду тут останавливаться на всякой CRM функциональности. Думаю, это и самостоятельно проверить не сложно. Главное, внимательно смотреть.

Еще немного логистики. Вот клиенту выписан счет. В нем некий товар в количестве 10 шт. Нужно отгрузить 5 шт. со склада, а остальные 5 отправить в закупку. Ну, не повезло клиенту и не хватило. С кем не бывает.

Понятно, что удобно, когда с карточки занесенного только что специально для вас клиента можно увидеть оба, также только что оба занесенных счета для его двух юр лиц. Проверьте-ка это хозяйство. Также как и с карточки поставщика увидеть заказы ему товара, счета от него, инвойсы и т.д.

Еще интересный нюанс. Как система блокирует доступ пользователей к изменению реквизитов документа после отгрузки? Пусть вам покажут этот механизм блокировки. Вот мы отгрузили товар, разумеется система должна заблокировать возможность изменения важных реквизитов сделки. Кто теперь может исправить цену товара или контрагента в документе? Ну, всякое бывает, вдруг надо исправить? Что теперь делать? Откатывать все назад или, все таки, кто-то с ооочень большими правами может поправить? Поправьте цену и посмотрите счет-фактуру. Разумеется, править цену в счете-фактуре из прошлого квартала ни один разумный человек не будет, но если это только вчерашняя отгрузка и вы немножко передоговорились с клиентом, то почему не исправить?

Кстати, насчет прошлого квартала. А как блокируется доступ на изменение данных в этом самом прошлом квартале? Попросите показать и продемонстрировать, что действительно нельзя исправить. Когда у вас в компании 3 человека, вы можете договориться, чего делать можно, а чего нельзя. А когда вас 30, договориться сложно. Нужна система.

А вот фрагмент из тестирования одной очень известной ERP-системы:
Так вот, самое интересное началось, когда я попросил показать на экран торг-12. И увидел там, в качестве плательщика, почему-то название самого клиента, а не юридического лица. Как такое возможно? Ведь название клиента – это просто общее название вашего партнера. Как оно может фигурировать в официальных документах? Я попросил убрать эту оплошность и в качестве плательщика указать название юр лица, а не название клиента. И вот тут-то все и выяснилось. Это юридическое лицо сразу перестало иметь хоть какое-то отношение к нашему клиенту. Это значит, что при эксплуатации XXX вам придется выбирать. Или вы не сможете контролировать финансовые показатели по клиенту в целом или вы не сможете формировать из XXX первичные документы.

Немного про закупки.


Где видно, что я должен купить? Вот я менеджер по закупкам на производстве. Комплектующих тысячи. Одновременно компания может испытывать потребность в покупке сотен, а может и тысяч наименований? Вот мне как понять, что я должен покупать сейчас в первую очередь, что во вторую, а что пока вообще покупать не надо, потому что оно может и подождать? Короче, график закупок в студию!

Самая простая цепочка, усложнять не будем, а то скажут, что какие-то безумные выдумал требования… Вы сделали заказ поставщику, вам выставили счет, вы его оплатили, затем вам привезли груз. Убедимся, что хотя бы такая простая цепочка работает.

Заносим заказ поставщику, заносим второй (пока просто вручную). В ответ на оба этих заказа поставщик нам выставляет один счет. Смотрим на этот счет. Где видно, по каким заказам он сформирован? Где в заказах видно, какой счет нам выставили в ответ на эти заказы? Меняют ли заказы свои статусы после формирования по ним счетов? Как, глядя на заказ, понять, что он обработан и в ответ на него нам выставили счет (инвойс)? Поинтересуйтесь, как напечатать доверенность на получение вышеуказанного груза? Посмотрите на нее, насколько она заполнена? Не придется ли половину реквизитов указывать при помощи шариковой ручки?

Простая ситуация: вы начали эксплуатацию системы. Куча заказов поставщикам, сотни. Вот как в этом списке понять, какие заказы обработаны, а какие нет? Если есть какой-то статус заказа, то как он меняется? Автоматически или как? Может быть какие-то цвета, или еще что-нибудь?

Дальше счет поставщика (инвойс) надо оплачивать. Или после поставки оплачивать, тут по-разному, но не это важно. Вот вы менеджер по закупкам. Как и кому вы будете сообщать, что ваш счет неплохо было бы оплатить? Вот конкретно, что и куда вы будете заносить, и кто и где это увидит? Проделайте эту процедуру. Наверняка, в нормальных компаниях платежи поставщикам проходят процедуру утверждения руководством (директором по логистике или финансовым, не важно), вот и попросите показать, как именно это происходит.

И вообще, при тестировании системы помните главное — вы смотрите не просто какой-то продукт для личного пользования, а корпоративную информационную систему, в которой будут работать все ваши сотрудники. И очень важно чтобы система обеспечивала передачу информации. Многие разработчики этот момент упускают, а вам расхлебывать потом при помощи email и телефона, передавая, таким образом, информацию из подразделения в подразделение.

Счет оплатили. Вам везут груз. Но и тут нюанс. Этот вредный поставщик разбил счет на две накладных. Одну привез сегодня, а вторую довезет на следующей неделе (в России такое случается, на западе реже, но бывает, что разбивают заказы на несколько инвойсов). Попросите отразить эту неприятность. Да, не забудьте включить в себестоимость товара в накладной цену доставки. А кто именно вам оказал эту доставку, хочется знать? А где это видно, кто ее оказал? А где видно, что доставка оказана и вы получили документы по ней? А где видно задолженность перед тем, кто оказал доставку? Вы ведь ее еще не оплатили…

Опять про коммуникации. Как менеджер по закупкам сообщит кладовщику (особенно, если складов несколько), какой груз тому ожидать и когда?

Заводские (серийные) номера.

Некоторые компании, поставляющие сложное оборудование, которое нуждается в обслуживании и гарантии, хотят учитывать серийные номера. Я тут не буду вдаваться в тонкости, а просто дам несколько советов. Вот вы отгрузили товар. Где, после отгрузки, можно посмотреть, какие именно серийные номера отгружены?
Другой тест такой. Откройте общий список серийных номеров. Видно в серийном номере, где он вообще сейчас находится? Попросите показать историю движения конкретного номера, то есть где купили, по какому документу, от какого поставщика, кому продали, по какому счету (заказу) и т.д.

И вообще сквозной учет. Вот есть счет (заказ, не важно), где отгружен товар. Как можно посмотреть партию (или серийный номер, если их учет ведется), из которой отгружен этот товар? Кто поставщик этой партии?

В следующей части продолжим тестировать склад, финансы, договора, «поставки под заказ» и еще чего-нибудь.
Tags:
Hubs:
Total votes 67: ↑59 and ↓8 +51
Views 13K
Comments Comments 58