Почему задачи в Битрикс24 не сделают вас эффективным?

Этот материал написан для руководителей высшего и среднего звена в первую очередь, а также для обычных сотрудников, которых не устраивает личная эффективность в работе.
Битрикс24 это отличный и полезный программный продукт. Я и команда Активных технологий внедрили эту систему в собственной компании и для нескольких десятков наших клиентов. Мы рекомендуем её для управления персоналом на уровне задач «руководитель-подчинённый», но всё ли в ней хорошо для управления личной эффективностью?

В данной статье я расскажу, какой инструмент используется лично мною для работы с персональными задачами, как я к этому пришёл и постараюсь объяснить, почему на данный момент механизм задач в Битрикс24 позволяет решить только лишь формальную часть проблемы в области постановки и контроля выполнения задач в команде.

С чего всё началось ?


А началось всё в апреле 2020 года, когда лично я столкнулся с парадоксальной ситуаций. Переход на самоизоляцию в нашей компании в целом, на уровне технологий, прошел спокойно и, кстати, Битрикс24 в этом нам очень помогла. Можно даже так сказать, что для сотрудников особо ничего не поменялось. Они как работали в «мирное время» в битрикс, так и продолжили работать в нём из дома. Лично я столкнулся с дико возросшей личной неэффективностью. Я просто перестал успевать многое, что успевал бы делать раньше. На фоне снижения деловой активности эта проблема, действительно, парадоксальна. Стало меньше совещаний, деловых встреч, входящих запросов на автоматизацию. Но при этом я стал мало чего успевать за день и копить просроченные задачи. Это стало сильно угнетать меня.

Вообще, в молодости я всё помнил. Я никогда не нуждался в софтверных календарях и напоминалках, я не использовал таск-менеджеры, не вёл ежедневники, я никуда никогда не опаздывал. Но годы берут своё и в последние пару лет я всё таки начал использовать простейшие, встроенные в мобильную ОС, приложения для напоминания по времени. Закрутился, завертелся, бац, пиликает — позвонить тому то. И лично мне этого хватало. В корпоративном Битрикс24 фиксировались глобальные задачи, которые, чаще всего были нужны для делегирования идей подчинённым ну и в редкие моменты появления свободного окна для ответа на вопрос — что сделать полезного сегодня для бизнеса.

За первые две недели изоляции список просроченных напоминаний в айфоне уже перестал убираться на экране. Пробовал фиксировать более детально задачи в Битрикс24, но и там стало накапливаться кладбище заброшенных дел. Как только я пытался приступить к разгребанию рутины, раздавался телефонный звонок или начинался новый диалог в мессенджере. То есть одно наслаивалось на другое.

Забегая вперёд, скажу, что в итоге ситуация выправилась. Появился новый инструмент, была прочитана книга и я сделал важные выводы о том, чего не хватает в почти любой современной системе управления задачами, в частности в Битрикс24.

Я размышлял и анализировал свою ситуацию и пришел к важным выводам и лайфхакам, которые стал использовать. И каково же было мое удивление, когда я узнал, что подобная технология уже давно изобретена. Но об этом чуть позже.

Итак, главные принципы, на которые я вышел и стал использовать в работе. Ещё раз повторю, что моя цель не в том, чтобы показать, как неправильно в Битрикс24 реализованы задачи. Наверное, я хочу убить двух зайцев — и опытом поделиться и подтолкнуть разработчиков к переосмыслению механизма задач в системе. Потому что на собственной шкуре убедился, работает технология! Но пора уже переходить к принципам повышения эффективности.

Не разделять личное и корпоративное


Когда заходишь в раздел «Задачи» в Битрикс24 совершенно не хочется делиться личными планами. Психологически не привычно и не хочется. Потому что в интерфейсе задач мелькают фамилии сотрудников, названия клиентов и еще добрая дюжина служебных полей. Вся оболочка настраивает на сугубо формальный подход. Ты не хочешь делиться с этой оболочкой чем то личным. При этом для отдельно взятого человека-исполнителя нет никакой разницы, какую задачу нужно сделать сейчас, персональную или служебную, и та и та формируют общий стрессовый фон. Я уверен, что нельзя делить задачи на личные и корпоративные, вы должны каждый день видеть единый фронт задач на сегодня.

Это одна из главнейших проблем. Я поинтересовался у пары знакомых, кто активно применяют Битрикс24 в бизнесе, используют ли они задачи в личных целях. Нет, оба не используют.

Я обещал маме купить бочку для сада. И это задача, которая ровно также отжирает часть моего ресурса. Попробуйте создать личную задачу в Битрикс24. Вот, например, как это выглядит для моей бочки:



Согласитесь, что терминология и интерфейс как то отталкивают? Хочется зайти в другое приложение и личные планы оформить там. Хотя интерфейс задач в Битрикс24, безусловно, актуален, если бы задача была из серии «Подготовить квартальный отчёт».

Что нужно сделать?


Нужно сделать простой интерфейс. Да, есть сложные корпоративные задачи. Они требуют назначения ответственных, соисполнителей, наблюдателей. Для таких задач, нужны дополнительные формальные поля — линки к CRM, файлы, ресурсы времени и т.п. Но при этом, повторюсь, система должна быть общей и для личных задач и для корпоративных. А вот интерфейсы должны быть разные. Очень близок к тому, о чем я говорю интерфейс мобильного приложения. Но и там есть над чем поработать. Например, точно лишнее — отображение аватарок ответственных. Создание новой задачи — сделано прям очень просто, но слишком примитивно. Для любого дальнейшего редактирования задачи в мобильном приложении нужно провалиться в «подробный интерфейс» а там…



А там приглашение к формальному подходу. Каждое из полей, наверное, нужно для большой и великой цели. Но мне нужно просто чек-лист для бочки (ну, например).

Я не настаиваю на том, чтобы упрощать задачи Битрикс24 до примитива. Но что то подсказывает, что их два типа должно быть — личные задачи и задачи уровня проекта. Заметьте, личные задачи это не тоже самое, что не корпоративные. Они могут быть и совсем личные и вполне себе корпоративные, но работать с ними должно быть легко. А проект это уже, например, когда есть постановщик и исполнитель. Как следствие, это значит, нужны дополнительные формальные параметры, например сроки или приложенные файлы.

Сегодня — это главный фактор в тайм-менеджменте


В любой задаче должен быть срок выполнения. А в любой ли задаче должен быть срок выполнения? Я осознал, что привычные технологии тайм-менеджмента не работают или работают не так как раньше. Динамика событий стала неимоверно стремительной. Есть только сегодняшний день и фокусировка на сегодняшних задачах. Вы скажите, что и планировать на завтра или на конкретный день нельзя? Можно и нужно! Но фокус внимания в интерфейсе нужно развести на то, что я делаю сегодня отдельно и списки задач по датам в будущем — отдельно.

Я захожу в раздел задач для двух сценариев — или посмотреть текущие задачи и отметить выполнение или зафиксировать очередную новую задачу. Создание задачи — по умолчанию на сегодня, смена даты — легко и просто на завтра или послезавтра. Еще раз, сегодня или дата в будущем это не срок выполнения, это классификация по дню выполнения. Эти задачи на сегодня, а эти на завтра. Что я вижу в задачах Битрикс24 в плане сроков? Вижу собственно сроки и отметки о просроченности. Да это важно, когда я руководитель и хочу контролировать сроки по задачам подчиненных. Хочу знать, где горит! И это опять довод в пользу задач «проектного типа». А в личных задачах есть только один уровень тайм-менеджемента. И он заключается в том, что я либо делаю это сегодня, либо задача изначально привязана к будущей дате (например, точная дата вебинара), либо сегодня задача не сделана и она просто переносится на завтра. Важно, что это не срок выполнения (если говорим о личных задачах). Это группировка и точка актуальности — все что не сделано вчера было важное и переносится на сегодня. В Битрикс24 такого нет. Сроки выполнения задачи — это другое. Это часть формального договора с кем то. Например, с сотрудником или с клиентом. Да, это важный реквизит в таких случаях, но как он влияет на то, что я будут делать сегодня или завтра — в общем случае, не очевидно.

Кстати, такие жестко плановые задачи, как совещания или конференции, я бы вынес из контекста задач и вёл бы просто через календарь — простой инструмент планирования. Но в интерфейсе задач я бы отображал и задачи и события календаря (именно так, а не наоборот, как сделано в Битрикс24).



Когда нибудь, искусственный интеллект будет подсказывать нам, какие задачи нужно выполнять в текущем моменте времени. Но пока только человек может для себя решить, что делать сегодня, завтра и т.д. Более детальная разбивка (например, по часам), как я понял на личном опыте, уже избыточна. А вот видеть весь фронт на сегодня — важно и нужно. Я делаю то, что вижу в сегодняшнем списке задач. Это важный принцип и он помог концентрироваться только над сегодняшними, а значит актуальными задачами и не беспокоится о том, что я что то забуду или не вспомню завтра. Еще психологический момент. Такой подход в большинстве случаев исключает раздражитель в виде «просроченная задача». Задача всегда в текущем окне. Если задача просрочена — её нужно отменить, иначе нивелируется смысл срока выполнения в задачи.

Сначала задача, потом действие


В этой главе не будет критики Битрикс24, потому что это касается уже не информационной системы, а модели поведения человека. В поиске повышения эффективности я пришел к важном принципу. Чтобы не происходило вокруг, кто бы чтобы не хотел от меня, я всегда сначала зафиксирую задачу. Никаких «понятно, вечером сделаю», нужно сделать — возникает задача. Исключение может быть только одно — я делаю это прямо сейчас. Например, позвонил клиент, вопрос срочный, я просто сразу начинаю делать конкретные действия после завершения звонка. Но если я не готов приступить сейчас, то просто создаю задачу. Я всегда создаю задачу. Я делаю это легко. Я не боюсь создавать себе задачи. В итоге, всё моё ближайшее будущее предопределено и расписано по задачам. В Битрикс24 есть ряд очень эффективных точек для постановки задач не только из основного раздела, но и, например, прямо из чата с коллегами.



Ну и пора сорвать покровы. Почти всё, что я придумал сам для себя в поиске мер по повышению личной эффективности, как оказалось, было уже придумано до меня и называется GTD — Getting Things Done. Автор концепции Дэвид Аллен, ссылку на книжку дам в конце статьи.
Глубинный смысл этого принципа (создавать задачи в любой ситуации) заключается в том, что вы разгружаете свою нервную систему от переживания насчет того, что что то не успеете, или от того, что каждый раз нужно думать и принимать решение, что делать, к чему приступать сейчас. Вы сконцентрированы только на том, какая работа выполняется сейчас. Вы сконцентрированы на намерении делать что то именно сейчас. Голова полностью освобождена от даже самых простых дел и забот, про которые нужно помнить. И не должно быть никакой разницы, будь это шоппинг, написание статьи или подготовка к вебинару.

Это эффективный метод. Главное, просто приучить себя фиксировать любую мелочь в задачах. Другой вопрос, как разгребать завалы задач, которые, вообще говоря, как снежный ком рождаются при таком подходе.

Управление текущими задачами


Как я писал выше, только человек может правильно расставить приоритеты, с чего начать рабочий день, что важно, что не очень, и к какой задаче следует приступить прямо сейчас. При этом, я не выявил ни одного специального метода, как можно управлять приоритетами задач в автоматическом режиме. На практике, ежедневного списка задач вполне достаточно. Но, тем не менее, я могу сформулировать следующие способы упорядочивания задач, которые помогли лично мне, надеюсь помогут и вам.

Формальные напоминания не эффективны


Формальные, значит, время напоминания выставлено формально, только для того, чтобы напомнить себе любимому в ближайшем будущем, что нужно сделать что то. Напоминания по времени хорошо работают только тогда, когда задача реально и неразрывно приурочена ко времени. Например, деловая встреча или важный запланированный звонок (или zoom). Не работает идея, когда ты ставишь напоминание за час или за два до реального дедлайна.

Я специально остановился на этом пункте, так как несколько месяцев использовал приложение «Напоминания» в режиме «уведомление ко времени». Как только напоминаний стало больше критического количества такая система зашла в тупик. Колокольчик срабатывал, но к выполнению задачи я так и не приступал — всегда было какое то еще более важное и внеплановое дело.

Группировка задач по категориям


Способ простой и предназначен для группировки задач по типам. Тут главное грамотно настроить типы задач — не свалиться в избыточную детализацию и не ограничиться такими группами, как, например, «важное» или «срочное». Я рекомендую идти от профиля или направленности действий. Например, я группирую задачи по направлениями «идеи», «финансы», «документы» и т.д. Эффект наступает тогда, когда вы успешно завершаете некую срочную задачу и заглядываете в список по категории — а есть ли еще похожие, чтобы выполнить их, находясь в нужном удобном положении? Например, я всегда загляну в группу «финансы», когда обработаю заявку на выплату в 1С. В Битрикс24 нет группировки задач по типам (только по корпоративным группам) и я надеюсь, что разработчики увидят в этой идее здравый смысл. Кстати, прикручивание тегов (ярлыков) к задачам для меня не дало никакого эффекта.

Задачи без даты


Удивительно, но у моих задач возникла простая классификация по признаку — срочно или нет (в любое время). Срочных задач — большинство. Но абсолютно точно, не 100% задач являются срочными и ставить их на сегодня или на завтра означает, что задача будет захламлять перечень реально нужных оперативных задач. А это значит, что в Битрикс24 нужно сделать некий буфер задач, которые не мешаются в списке текущего дня, но к ним можно всегда вернуться и, когда будет удобный момент, перенести в нужный раздел или в нужную дату. Это могут быть любого рода идеи и задумки. Я фиксирую все мысли и даю им отстоятся в этом буфере. Например, когда то родилась идея написать эту статью. Она просто была зафиксирована, а вот перенесена в раздел «Сегодня» она была тогда, когда я почувствовал намерения заняться статьей в ближайший день-два. Кроме личных идей, у такого креативного руководителя, как ваш покорный слуга, могут возникать идеи для конкретных сотрудников. Я бы хотел ставить им задачу без срока, просто как идею, которую они могут принять и запланировать уже в оперативном режиме. Да, в Битрикс24 я могу поставить задачу, описав в ней свою идею, но тогда я должен всячески сопровождать описание словами «это не задача, ты подумай на будущее, может когда то дойдут руки». Другая категория получается, что то вроде «персональные стратегические планы».

История завершения, как мотивация к выполнению задач


Я как, любитель спортивных гаджетов, хорошо представляю, как устроены фитнес приложения у Apple или Garmin. Одна из идей — подстёгивающая мотивация. «Цель достигнута!» Или «Ещё немного и ты молодец!». Список завершенных задач хорошо мотивирует. Да, в Битрикс24 можно построить отчет по закрытым задачам, но как было бы здорово, чтобы прилетели мотивирующие уведомления. Геймофикация рулит и системе есть куда двигаться в этом направлении.

Какое приложение выбрал я


Итак, кроме задач в Битрикс24 я использовал программы Google Keep, приложение напоминания в iOS или на маке. Это простые и хорошие программки, но вещь, которая действительно смогла сделать реальный прорыв в эффективности это приложение Things 3. Увы, оно только для эко-системы Apple. Но это не самая грустная новость. Оно еще и дико дорогое. Так, например в AppStore для Mac OS оно стоит 3790 руб.



Хотите на айфон — еще 749 руб. На айпаде отдельная версия, которая стоит … Впрочем, вы поняли. Личная эффективность стоит дорого. Именно поэтому я задумал эту статью еще и для того, чтобы бросить вызов ребятам из 1С-Битрикс. Сделайте такое же, а еще лучше! Я пришел к этому приложению находясь в целенаправленном поиске инструмента, отвечающего моим требованиям и видению, как рулить собой и своими планам.

Если вы погуглите про это приложение, то достаточно быстро наткнетесь на автора методологии GTD Дэвида Аллена. В итоге я прочитал и его книжку, их на самом деле несколько с созвучными названиями (видимо, разные издания или переводы). Я купил в магазине именно такую «Как привести дела в порядок, искусство продуктивности без стресса».

Выражаю надежду, что мой труд не пройдёт даром и мы увидим еще более лучший инструмент управления задачами в Битрикс24.
Tags:
задачи, эффективность, битрикс24

You can't comment this post because its author is not yet a full member of the community. You will be able to contact the author only after he or she has been invited by someone in the community. Until then, author's username will be hidden by an alias.