Как менеджеры сообщества могут организовать свою работу, чтобы преодолеть перегрузку, свести к минимуму расползание области и сэкономить свое время.

Если вы работаете над проектом сообщества на постоянной основе, либо для бренда, либо в качестве независимого создателя, скорее всего, вы хотите максимально использовать свое время. Может быть, вы хотите быть максимально эффективным, чтобы достичь большего в своем проекте, или, может быть, вы просто хотите быстрее выполнять важные дела, чтобы проводить больше времени за своими хобби и с любимыми людьми.

Какова бы ни была ваша мотивация, большинство профессионалов сообщества, которых я знаю, хотят использовать свое время с умом, но управление временем также является одной из главных проблем, с которыми сталкиваются мои коллеги и клиенты в индустрии сообщества. Я слышал какую-то версию «Я не могу развивать свое сообщество / карьеру на высоком уровне, потому что я продолжаю застревать в повседневных делах» больше раз, чем я могу сосчитать. И хотя проблемы с тайм-менеджментом досаждают профессионалам из разных отраслей, я думаю, что есть некоторые уникальные проблемы, с которыми сталкиваются коммьюнити-менеджеры в этой области.

Это может быть вызвано тем фактом, что сообщество все еще не очень хорошо понимается как профессия, что часто приводит к тому, что роли выходят за рамки. Или это может быть вызвано тем фактом, что сообщество часто является универсальной игрой, которая может потребовать переключения фокуса несколько раз в день с модерации на управление проектами, на построение отношений, на стратегию и отчеты о влиянии на бизнес. Скорее всего, это совокупность этих факторов.

В свое время в качестве «команды из одного человека», коммьнити-менеджером на постоянной основе в Teachable, в качестве руководителя группы C School в Commsor и в моей консультационной работе, я оттачивал некоторые навыки тайм-менеджмента в проектах сообщества, с которыми я хотел бы поделиться с вами здесь. В то время как я стремлюсь поделиться (в основном специфичными для сообщества) тактиками, которые можно повторять, я думаю, также важно признать, что тайм-менеджмент является глубоко личным навыком, и то, что сработало для меня, может не сработать для вас, но я надеюсь, что это хорошая отправная точка для экспериментов.

Не позволяйте форуму съесть все ваше время.

Думайте о сообществе, как о маленьком городке. Если в городе нет инфраструктуры для мусора — нет домашних или общественных мусорных баков, нет мусоропровода и т. д. — им, возможно, придется нанять много рабочей силы, чтобы постоянно собирать мусор. Трата времени и денег на эту рабочую силу может сделать создание инфраструктуры недостижимым, и для города может показаться слишком страшным перестать собирать мусор, чтобы выделять время и ресурсы для создания этой инфраструктуры. Но если они используют ту же рабочую силу, чтобы сосредоточиться на распределении мусорных баков и обучении людей сортировке отходов, они получат огромное преимущество в долгосрочной перспективе и уменьшат потребность в постоянном сборе мусора. Сообщества тоже такие: проактивная работа экономит время реактивной (реакция на события - прим. переводчика) работы.

Когда я впервые начал заниматься управлением сообществом в Teachable, я каждый день целыми днями проводил в группе социальной сети. Это было большое, очень активное сообщество, в котором почти всегда было что ответить... и не всегда в хорошем смысле. В то время как мое постоянное присутствие было потрясающим для обеспечения того, чтобы члены моего сообщества получали быстрые ответы и активное участие персонала, у меня был довольно существенный недостаток: у меня не было времени для активной и стратегической работы. Это означало, что мое сообщество не получало много программ, а моя команда не получала много информации и отчетов о сообществе.

Когда я стал более стратегически подходить к управлению сообществом, я решил установить некоторые ограничения для своего участия в форуме. Для меня это означало, что я назначал определенное время дня, когда я буду участвовать и отвечать на форуме, и пытался ограничить это примерно 25% моей общей рабочей нагрузки. Это было непросто, потому что это означало, что я должен был заставить свою команду согласиться на другой способ работы с сообществом, который иногда означал, что форум будет чувствовать, что он получает меньше любви. И, чтобы добиться успеха с этой границей и влиянием, которого я пытался добиться с ее помощью, мне приходилось придерживаться своей границы, даже когда в сообществе возникали срочные дела (что, спойлер, было всегда). Но, в конечном счете, это дало мне возможность сосредоточиться на стратегии сообщества, запуске новых программ для моих членов и обеспечении того, чтобы моя команда получала от сообщества много полезной информации. Благодаря этому изменению я смог сообщить о значительном влиянии на бизнес — сокращении оттока членов сообщества, — что, как я полагаю, было прямым результатом этого изменения, повысившего качество сообщества.

Когда я слышу, как менеджеры сообщества говорят, что им трудно запускать более крупные проекты, потому что они продолжают «засасываться в форум», эта стратегия ограничения времени — одна из первых вещей, которые я рекомендую. Хотя поначалу это пугает, реальность такова, что в девяти случаях из десяти отступление, чтобы сосредоточиться на проактивных проектах, часто снижает потребность в реактивности на форуме, потому что это положительно влияет на культуру и качество сообщества.

Остерегайтесь «расползания границ сообщества».

Умение говорить «нет» неуправляемой работе является краеугольным камнем навыков тайм-менеджмента в целом, но есть некоторые уникальные проблемы для профессионалов сообщества. А именно, поскольку роли в сообществе часто не определены достаточно четко и часто рассматриваются как охватывающие «все и вся, что имеет отношение к людям», менеджеры сообществ могут быть особенно уязвимы для «расползания масштаба» или тенденции их проектов и рабочей нагрузки к увеличению, усложнению до тех пор, пока они не станут неуправляемыми. И хотя это правда, что бесплатные программы, программы амбассадоров, создание контента и управление мероприятиями часто являются оправданной частью ролей в сообществе, одному человеку действительно сложно управлять всеми этими вещами одновременно.

Я считаю, что противоядием от этой проблемы для менеджеров сообщества является стратегическая ясность. Под этим я подразумеваю, что для того, чтобы эффективно защищать свое время в качестве менеджера сообщества, вам нужно иметь кристально ясное представление о метрике «полярной звезды», на которую вы пытаетесь повлиять через свой проект сообщества. Хорошей метрикой «Полярной звезды», как правило, является та, которая влияет на доход, ее легко выразить, и отчеты по которой уже заботятся о вашем бизнесе в целом. Например, когда я работал в Teachable, моей путеводной звездой для сообщества было удержание — я сообщал о таких вещах, как, например, о том, какое количество участников покинули сообщества, или имеют более высокую ценность участники сообщества по сравнению с не-участниками.

Наличие такой метрики полярной звезды полезно для менеджеров сообщества, потому что она дает вам четкий фильтр для оценки текущей и будущей работы — и всего, что не влияет на эту метрику, влияет на нее меньше, чем другой проект, или требует больше времени произвести такое воздействие, вам становится легче сказать «нет».

«Делайте то, что не масштабируется», только если сообщество собирается масштабировать это для вас.

Великолепное построение сообщества — это балансирование отношений 1:1 с масштабируемыми программами, которые служат всему сообществу.

Большинство создателей сообщества знают, что отношения 1:1 важны, но затрудняются выбрать, на чем сосредоточить свои активные усилия для достижения эффекта. Правило ?:

— Ноэль Флауэрс

«Делайте то, что не масштабируется» — это общий фраза в индустрии сообщества. В этой идее есть значимое зерно истины — она учит нас не уклоняться от личного, деликатного и «лишнего», которые так часто имеют решающее значение для аутентичных проектов сообщества. Однако, как и большинство афоризмов, эту идею лучше воспринимать с нюансами. Нюанс, который я хотел бы добавить к этой идее, заключается в том, что, когда вы «делаете что-то, что не масштабируется», вы должны делать это с намерением создать эффект, который колеблется, потому что вы даете участнику сообщества возможность вступить в роль лидера, которая влияет на сообщество.

Общая идея заключается в том, что вы хотите убедиться, что ваши усилия 1:1 имеют потенциал маховика. Я работал со многими коммьюнити-менеджерами, которые борются с тайм-менеджментом, потому что они тратят слишком много времени на взаимодействие 1:1, которое не имеет потенциала маховика — например, тратят более половины своей недели на интервью с пользователями или выполняют 1: 1 вводный звонок с каждым потенциальным участником. Разумный выбор того, куда приложить свои активные усилия, исходя из того, какие из них повлияют на остальную часть сообщества, может как высвободить ваше время, так и расширить возможности участников. Например, вместо того, чтобы проводить вводные звонки с каждым отдельным участником, сосредоточьтесь на знакомстве с участниками, которые уже предприняли несколько шагов для участия в сообществе, и сосредоточьтесь на том, чтобы дать им возможность привлечь других участников.

Наконец, вот несколько трюков с блоками времени, которые хорошо сработали для меня.

Хотя в этой статье я сосредоточился в основном на советах по тайм-менеджменту, которые специфичны для сообщества, напоследок здесь я хотел поделиться кратким изложением некоторых более общих навыков тайм-менеджмента, которые хорошо послужили мне в моей карьере — большинство из них полагаться на «блоки времени». Блоки времени — это способ управления своим временем, когда вы добавляете больше детализации в свой календарь помимо «свободного времени по сравнению с временем встречи». Это отличный способ сгруппировать похожие задачи, предотвратить перегрузку календаря собраниями и убедиться, что у вас достаточно времени, чтобы сосредоточиться на непростых проектах. В частности, есть две стратегии блокировки времени, которые хорошо сработали для меня:

Час прихода, час ухода, час перерыва: все время, пока я работал в Commsor, я постоянно выделял первый час своего дня, последний час моего дня и обеденный перерыв как повторяющиеся, не подлежащие резервированию события, на которые Я бы не стал ходить на встречи. Блоки в моем календаре, чтобы «начать» и «подвести итоги», не только помогли мне передохнуть, чтобы спланировать свой день и позаботиться о любых мелких задачах, которые накапливались в течение дня, это также был отличный способ помочь моим коллегам визуализировать мой рабочий день, когда они записывались в моем календаре и предотвращали встречи в нерабочее время. Я часто пытался ограничить свое общение с «электронной почтой и Slack» тем временем. Кроме обеда — обед есть обед.
Рабочие блоки и рабочие дни: в свое время в Commsor я также пытался установить один день в неделю (в моем случае, по средам), когда я вообще не проводил совещаний и мог планировать время для работы над проектами без перерыва. Поскольку я построил свою команду, пока был там, я смог внедрить эту культуру и в своей команде. Вдобавок к этому, я часто откладывал встречи на полдня, если этого требовала моя рабочая нагрузка. Мой календарь (до других встреч и обязательств) обычно выглядел примерно так:

Когда я впервые начал это делать, я определенно нервничал, что это покажется «слишком интенсивным» или что я негибко распоряжаюсь своим временем. Но, в конечном счете, я действительно рад, что работал таким образом, и мне нравится работать с другими людьми, которые также четко понимают свое время — это помогает вам убедиться, что у вас достаточно времени, чтобы произвести впечатление, которое вы хотите создать, и помогает вам не говорить «да» тому, что вы не можете довести до конца. И, конечно же, попытка установить свой идеальный график не означает, что вы должны быть негибкими — часто случались вещи, которые заставляли меня перемещать эти блоки, но это был идеал, к которому я стремился.

Большое спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это — я надеюсь, что это будет полезным началом для вас, если вы боретесь с тайм-менеджментом в работе коммьюнити-менеджера. Я обнаружил, что то, какие инструменты тайм-менеджмента и управления проектами работают, очень специфично для каждого человека. Это связано с тем, что наши основные причины проблем с тайм-менеджментом различаются: некоторые люди борются с этим, потому что у них нет нужных инструментов, некоторые люди пытаются стратегически оценить, какая работа является наиболее важной, а некоторые люди сталкиваются с психологическими блоками из-за перегрузки. Из-за этого может быть полезно попытаться понять, почему у вас возникают проблемы с тайм-менеджментом, и найти инструменты и стратегии, которые устранят эту первопричину — я надеюсь, что это дало вам несколько хороших идей, с которыми можно начать экспериментировать.

Навыки тайм-менеджмента для коммьюнити-менеджеров