Каждый руководитель отвечает за ввод новых сотрудников в должность. Вывел одного, второго, третьего… Сколько можно?

Хорошо, если вы работаете в крупной компании, и верхушка уже давно об этом позаботилась и выстроила систему за вас, а если нет? Делюсь опытом формирования системы ввода в должность.

Сначала немного вводных: международная логистика и таможенное оформление, исходящие звонки, закрытие сделок за столом переговоров или по телефону.

Как вырастить эксперта из специалиста без релевантного опыта? Непросто, учитывая сложность продукта и специфику сферы.

Папки на гугл диске, десятки документов с регламентами, стандартами и внутренняя документация - всё это очень удобно, пока файлов не, скажем, 70. После первопроходцев через гугл диск стало понятно, что для нашей задачи он не подходит.

Шаблоны всех документов опубликую в телеге, откуда и слепил для вас это чтиво

Структурировать материал можно в любом удобном формате. У нас в отделе каждый блок состоит из видеоурока с теорией, текстового отражения основных деталей и теста в конце.

Покажите опыт коллег: спросите сотрудника на планируемой должности, как именно он действует в том или ином процессе, как ему удобно и как он до этого дошел. Наглядные примеры послужат неким шаблоном, использование которых поможет свести ошибки новых ребят к минимуму.

Осталось проконтролировать доходчивость материала и использование вручаемых инструментов.

Действенный принцип проверять полноту методических материалов - поставить себя на место обучаемого и прогнать через процесс, для которого материал написан. Если получилось прийти к конечному результату, всё в порядке. 

Если «результат» немного отличается от привычного, не рекомендую пытаться дорабатывать до идеала, так как почти у каждого новобранца будут свои вопросы, и далеко не всегда они пересекаются друг с другом. Хорошо, если вам предстоит ввести в должность сразу нескольких людей. Таким образом процесс редактирования и доработки ваших материалов будет ощутимо быстрее.

Я сторонник интерактивного формата обучения, сухая теория на мой взгляд редко бывает эффективной.

Поэтому менеджеры, которые приходят в наш отдел продаж, поддаются комбинации из метода циклических повторений и циклу Шухарта-Деминга (PDCA). Каждый день адаптации начинается со своего рода лекции, в конце которой я отвечаю на вопросы ребят, иногда дополнительно даю видеоматериалы, после чего отпускаю «в бой», а после обеда мы делаем срез по результатам и обсуждаем ошибки.

Будет эффективно, если каждый новый блок теории у вас хотя бы натянуто получится привязать к предыдущему, чтобы можно было начинать подачу материала с вопросов по предыдущим дням, они отлично закрепят материал. Так же немаловажным будет наличие нескольких тестов, практических в том числе.

У меня, например, в конце тестовой недели менеджер выполняет три теста: на понимание продукта, на понимание регламента работы с CRM и на формирование коммерческих предложений клиентам(у нас это требует некоторых навыков)

Упомянутый выше PDCA расшифровывается как Plan Do Act Check. Круто, если вы слышите про него впервые, результаты внедрения приятно удивят. Суть заключается в том, чтобы обозначить план действий, предпринять их, посмотреть на промежуточный результат и вносить корректировки,«затачивая пилу». 

Внедрить этот метод в вашу систему адаптации несложно. Выглядит его использование примерно так: на промежуточных срезах по результатам находим недочеты, даем комментарии по их устранению, а на следующей встрече контролируем, что комментарии были учтены.

Итак, резюме 

Мы составили карту рабочего дня для должности куда нанимаем сотрудника, подготовили методические материалы для каждого бизнес-процесса, в которых будет участвовать потенциальный кандидат, разбили это всё на блоки, организовали в Google Classroom и составили диаграмму Ганта на период адаптации.

Не претендую на истину, но по крайней мере в моем продукте и отделе система дает плоды. Благодаря ей удалось сократить период первичной адаптации в два раза: с двух недель до недели, и это это для сотрудников без опыта в сфере. 

Уверен, у вас получится не хуже. Буду рад обсудить любые вопросы на эту тему в комментариях или моей телеге, где я пишу про построение команды, управление продажами и выстраивающие бизнес-процессов.