Всем привет! Меня зовут Александр Лебедев, я бизнес-аналитик в Lenta tech. Хочу поделиться историей о том, как в «Ленте» мы создали систему удаленной приемки свежих овощей и фруктов. Это уникальный для российского ритейла проект, который помог минимизировать коррупционные риски, сократить списания и упростить процесс контроля качества.
Начну с предыстории: хороших примеров и аналогов на российском рынке у нас не было, а зарубежные решения, которые мы изучали, не подходили под наши требования. Поэтому мы сделали продукт с нуля, учитывая специфику бизнеса и его задачи. В статье расскажу, с чего мы начали, какие технологии использовали и каких результатов добились.
Почему ритейлу нужна автоматизация приемки
Приемка свежей продукции в ритейле — процесс, который долгое время был бумажным и зависел от человеческого фактора. Вручную он выглядит так: товар поступает на распределительный центр, где приемщик оценивает его качество, сверяется с нормативами, заполняет документы и данные о приемке передаются в ERP-систему. И у этого процесса есть свои минусы, давайте смотреть:
Проблема № 1: коррупционный риск: приемщики могут принимать некачественную продукцию за вознаграждение от поставщиков.
Проблема №2: непрозрачный процесс — сложно отследить, кто и как принимал товар.
Проблема № 3: высокая нагрузка на персонал. Бумажные отчеты, необходимость фотографировать продукцию на отдельные устройства, ручные расчеты допустимых отклонений — все это занимает много времени.
Мы решили изменить подход и создать цифровую систему, чтобы разом решить все эти задачи.
«Идея удаленного контроля качества возникла благодаря Дирекции по обеспечению бизнеса (ДОБ). Именно они подняли вопрос о возможных нарушениях в процессе приемки и выступили с инициативой создания мониторингового центра. ДОБ предложили механизм случайного распределения приемок между сотрудниками на местах и операторами мониторинга, что повысило прозрачность и исключило предвзятость».
Как разрабатывали систему
Запуск пилота
Сначала запустили пилотный проект на одном складе в Санкт-Петербурге. Для тестирования идеи создали Мониторинговый центр, где специалисты удаленно контролировали приемку. Результаты были отличными, что сразу стало заметно на цифрах: за несколько месяцев объем списаний снизился на миллионы рублей. Мы поняли, что система работает и решили масштабировать решение.
Разработка мобильного приложения
На следующем этапе мы отказались от бумажных отчетов и создали автоматизированное рабочее место приемщика в виде мобильного приложения на базе Android. Теперь все необходимые спецификации доступны в цифровом виде, а сам процесс приемки стал структурированным и понятным. В приложение также была интегрирована фотофиксация, поэтому отдельные устройства нам больше не понадобились.
Через приложение приемщик может:
загружать фото в систему и не использовать отдельные устройства;
получать актуальные спецификации сразу в приложении;
работать по четкому алгоритму, исключая ошибки;
вносить результаты проверок;
вносить данные по замерам: температура в кузове и непосредственно в плодах, выявленных соответствий, замечания по товару.
3. Внедрение анонимизированного контроля
Чтобы исключить возможность сговора между приемщиками и поставщиками, мы разработали систему случайного распределения задач – рандомайзер. Теперь приемщика и удаленного менеджера мониторингового центра сводит рандомайзер на базе SharePoint. Таким образом, поставщик не может заранее договориться с приемщиком — каждый раз приемку проводит случайный специалист.
4. Интеграция с ERP и техническая архитектура
Наше решение состоит из нескольких компонентов:
SAP ERP – управление данными о приемке;
SAP EWM – управление складами;
Мобильное приложение на Kotlin;
Форсайт – мобильная платформа для связи приложения с ERP;
React + typescript – применяли для реализации Рандомайзера.
Архитектура локальная — мы не используем облачные решения, вся обработка идет на собственных серверах, что соответствует требованиям безопасности компании.
С какими трудностями столкнулись
Какой проект удается сделать без трудностей и факапов? Опишу ключевое:
отсутствие готовых решений. Мы не могли просто взять и адаптировать существующую систему, ее нужно было продумывать и разрабатывать с нуля. То есть опереться на референсы не получилось.
технические нюансы. Было сложно предсказать все технические нюансы, например, какое оборудование выбрать для видеомониторинга. Вопросы решались в процессе, методом тестирования и ошибок.
этапы проектирования и согласования. Один из самых серьезных вызовов. В отличие от онлайн-бизнесов, где процессы стандартизированы, в офлайне приемка овощей и фруктов зависит от множества факторов: сезонности, специфики хранения, логистики и даже региона поставки – важно учесть всё и ничего не упустить.
постоянное изменение требований. Процессы на распределительных центрах — это «живой организм», и договоренности, достигнутые сегодня, могли измениться уже завтра. Несмотря на использование Waterfall, мы внедряли Agile, чтобы успевать адаптироваться к новым вводным.
кадровый вопрос. Разработка потребовала привлечения специалистов из разных подразделений, в том числе из отдела Web-технологий и роботизации. Без их помощи реализовать алгоритмы рандомного распределения задач было бы гораздо сложнее.
Как система работает сейчас
На распределительных центрах установлены видеокамеры с высоким разрешением, а приемка контролируется удаленно. Приемщики работают с планшетами, следуя четко прописанному алгоритму. Система не позволяет пропустить важные этапы проверки. Фотофиксация теперь идет автоматически: камера высокого разрешения фиксирует поставку, а приемщик сразу загружает снимки в SAP ERP.
Контроль приемки происходит в большинстве случаев удаленно. Поставка случайным образом назначается на специалиста мониторингового центра, и он, совместно с сотрудником, находящимся на РЦ, производит приемку по качеству. В таком процессе сотрудник на РЦ выступает «руками» инспектора мониторингового центра, который принимает решение о приемке той или оной позиции в поставке, оценивая качество и опираясь на «глаза» видеокамеры с высоким разрешением.
Результаты внедрения и будущее
Главное преимущество оцифровки процесса приемки заключается в том, что система помогла снизить объемы списаний, минимизировать коррупционные риски и автоматизировать сам процесс. Сотрудники больше не тратят время на бумажную отчетность, а все действия фиксируются в цифровом формате. В результате удалось не только повысить эффективность работы складов, но и улучшить качество продукции, поступающей на полки магазинов.
В будущем планируем доработку системы анонимизации и рассматриваем возможность создания коробочной версии, которая будет независима от SAP и может использоваться другими компаниями. Кроме того, у нас уже есть запросы на внедрение этой технологии от ритейлеров из других стран, что дает нам мотивацию развивать решение дальше.
Подходы в оптимизации приемки свежих овощей и фруктов
На сегодняшний день есть несколько подходов к организации удаленной приемки овощей и фруктов:
мобильное приложение для приемщиков по качеству + мониторинговые центры – удаленный контроль за приемкой;
только мобильное приложение - для автоматизации процессов приемки;
мониторинговые центры - для удаленного контроля за приемкой на РЦ;
сервис удаленного контроля - для приемки поставок.
Мы выбрали первый вариант как наиболее оптимальное решение для компании масштабов «Ленты». Оно упрощает процесс приемки, снижает коррупционные риски и субъективность при проверке товара. Также этот вариант помогает нам управлять типами приемки: товар может приниматься как самим приемщиком, так и совместно с мониторинговым центром. В результате сокращаются затраты и оптимизируются процессы.
Другие варианты подойдут в зависимости от ваших задач:
Вариант 2 – эффективен при низких коррупционных рисках и широкой ассортиментной матрице. Помогает автоматизировать отчетность, сократить время на обучение, минимизировать влияние человеческого фактора.
Вариант 3 – актуален для компаний без WMS/ERP-системы и при нехватке квалифицированного персонала на РЦ.
Вариант 4 – оптимален для небольших компаний с 1–3 центрами приемки и объемами до 80 тонн в день. Это самый быстрый вариант внедрения.
Советы для тех, кому нужно автоматизировать похожие процессы
Первое и главное — разработка собственного продукта, порой, самый оптимальный способ для решения бизнес-задачи. Готовые системы могут не учитывать специфику бизнеса, и в некоторых случаях реально проще создать продукт с нуля.
Второе — не пытаться уходить в детали на старте. В реальных условиях процессы постоянно меняются, и главное — это гибкость. Даже если ваш проект идет по Waterfall, оставьте пространство для адаптации.
Третье — формируйте сильную команду. Важно привлекать не только IT-специалистов, но и экспертов из разных бизнес-подразделений. Именно их опыт и знания помогут расширить контекст и учесть все нюансы.
И последнее — не ограничивайтесь внутренними задачами. Если продукт решает проблемы компании, возможно, он будет полезен и на рынке. Мы уже рассматриваем вариант коммерциализации системы приемки для других ритейлеров.
P.s. Спасибо моему коллеге и соавтору, IT Project manager, Юрию Козловскому, который реализовал этот проект со стороны IT департамента «Ленты» и помог в подготовке этого кейса.
Поделитесь, а с какими проблемами вы сталкиваетесь при автоматизации процессов?
