Всем привет! Поговорим об автоматизации проектного управления в НИИ с филиалами в нескольких городах. Раньше сотрудники использовали разрозненное ПО, в том числе и от иностранных вендоров. И в один прекрасный момент организации потребовалось переехать на отечественную платформу, не останавливая рабочие процессы. Покажу, как мы решали эту задачу.
Предпосылки к автоматизации: проблемы прежней инфраструктуры
Параллельное использование нескольких систем. Для управления задачами применялся YouGile, а для букинга сотрудников — Microsoft Project. Сотрудники вручную дублировали данные, что приводило к потере времени и ошибкам.
Уход иностранного вендора. Осенью 2023 года Microsoft прекратил обслуживание российских компаний, поэтому в компании отказались от MS Project.
Сложность контроля за проектами. Из-за раздробленности данных руководителям было трудно отслеживать общую картину по всем активным проектам и их стадиям. Чтобы предоставить отчёт, сотрудникам приходилось сверять информацию из разных источников.
Длительный процесс сдачи работ. Внутреннее согласование и подготовка закрывающих документов для заказчиков занимали много времени из-за отсутствия единых шаблонов и автоматизации.
НИИ хотел уйти от использования разных программ. Руководство искало решение, где было бы и проектное управление, и ЭДО, и CRM. Выбор пал на «Первую Форму».
Техническая реализация
В BPM-системе настроили конструктор проектных работ и кастомный канбан
В НИИ каждый проект состоит из 60+ задач. Для всех видов проектных работ в систему загружен свой шаблон. Сотрудникам не нужно вручную создавать и описывать задачи. При инициации нового проекта система автоматически создаст их и проставит очерёдность.
В карточку проекта сотрудник вносит дату начала работы, указывает количество дней и отмечает, учитывать ли выходные и праздники. На основе этой информации система сама рассчитывает дату сдачи работы.
Сотрудники визуально отслеживают прогресс работы на кастомной канбан-доске или в карточке проекта, в разделе «Дополнительный статус».
Заменили Microsoft Project для управления загрузкой команды
НИИ выполняет одновременно несколько заказов, каждый из которых требует участия специалистов из разных отделов и может длиться до нескольких лет. Поэтому в системе настроено ресурсное планирование, чтобы менеджеры могли видеть загрузку каждого сотрудника на недели вперёд и находить свободных специалистов с нужными компетенциями.
Также в системе предусмотрено цветовое кодирование проектов. Это облегчает визуальную идентификацию при параллельной работе над несколькими проектами одновременно. Цвет для каждого проекта можно задать непосредственно в его карточке.
Отпуска сотрудников включаются в ресурсное планирование. После согласования графика на год руководитель вносит в систему даты отдыха своей команды и распределяет задачи с учётом реального присутствия людей на рабочем месте.
Автоматизация процессов сдачи работ заказчику
Каждый проект в НИИ проходит внутреннее согласование перед презентацией результатов клиенту. Чтобы ускорить этот процесс, в системе настроены матрицы согласования для различных типов работ.
Если всё в порядке, сотрудники готовят закрывающие документы . По условию договора НИИ должен со своей стороны подготовить заказ-наряд. Это документ, в котором указываются права и обязанности обеих сторон, техзадание и расчёт стоимости.
В системе сотрудник фиксирует этапы проекта и вносит информацию по каждому из них. Часть полей заполняются автоматически, данные подтягиваются из карточки проекта и договора. Также система сама указывает подписантов в зависимости от того, какие отделы выполняли работу.
Готовый документ можно просмотреть во встроенном редакторе Р7-Офис и по клику выгрузить печатную форму. Сотрудник отправляет письмо с документами и отчётом через встроенный почтовый клиент, связывая его с задачей «Сдача работ». При отправке статус задачи автоматически меняется на «Выполнено», что закрывает рабочий цикл по проекту.
Коммуникации с клиентом происходят через встроенный почтовый клиент. За счёт этого вся переписка хранится в одном месте
Технические итоги внедрения и перспективы развития
Итого в BPM-системе автоматизировано:
заведение задач при создании нового проекта. Для каждого типа проекта предусмотрен свой набор задач;
расчёт даты окончания проекта;
смена статуса этапа проекта при выполнении связанных задач;
сдача работ: внутренняя приёмка работ, формирование в системе закрывающих документов, смена статуса при отправке заказчику письма с документами.
планирование загрузки сотрудников с учётом отпусков.
В ближайших планах института — автоматизация внешнего и внутреннего документооборота. Расскажу об этом следующей посте :)
