Сегодня общий уровень автоматизации закупок в коммерческих организациях в России остается неоднородным. При этом, потребность в инструментах для цифровизации закупочных процессов по-прежнему сохраняется. В частности, среди коммерческих организаций заметен спрос на простые во внедрении решения, основанные на идеологии low-code.
В этой статье мы публикуем выдержки из исследования уровня автоматизации закупок в российских коммерческих компаниях, которое в 3-4 кварталах 2021 года провели компания НОРБИТ совместно с TAdviser и Ассоциацией профессионалов по управлению закупками (APPM). В опросе приняли участие более 100 ИТ-директоров и директоров по закупкам крупных и средних российских компаний. Данные приведены по состоянию на январь 2022 года.
Приоритеты в сфере цифровизации закупок
Исторически в российских компаниях функция закупок считалась исключительно сервисной, где все усилия были направлены на усиление контроля и минимизацию злоупотреблений. В то же время излишняя сложность, ресурсоемкость и длительность закупочного процесса приводит к дополнительным издержкам. По оценкам KPMG, на 1 рубль, потерянный в закупках из-за злоупотреблений, приходится 5 рублей, потерянных из-за неэффективности. Наибольшую часть рабочего времени у специалистов по закупкам отнимают ручные процессы сведения, обсуждение условий с поставщиками.
На сквозной процесс в сфере закупок перешли лишь отдельные крупные игроки. Для 80% компаний, по оценкам KPMG, все еще характерна «лоскутная» автоматизация. Тормозят процессы цифровизации излишняя бюрократизация и дефицит квалифицированных специалистов.
В KPMG отмечают несколько «волн» трансформации закупочной функции в российских компаниях. В ходе первой волны, в начале 2000-х гг., примерно треть организаций объединили функции снабжения и закупок, подчинив их напрямую генеральному директору и еще треть — операционному директору (остальные сохранили закупки и снабжение функционально раздельно). Затем в кризис 2008-2009 гг. ряд компаний пересмотрели организацию закупочной функции, разделив ее на фронт-офис и бэк-офис и перейдя к совершенствованию процедур выбора поставщиков и контрактования. В 2010-х годах начались процессы автоматизации функций закупок и снабжения, которые в основном развивались по «лоскутному» принципу. Следующий шаг трансформации закупок – сквозная или комплексная автоматизация, с вовлечением всех бизнес-функций: финансов, производства, ремонта, сбыта. Этот этап предстоит пройти основной доле российских компаний-заказчиков.
Сегодня восприятие роли закупок постепенно трансформируется в сторону центра создания дополнительной ценности, следуя глобальному тренду. Сами закупочные процессы и функции становятся более дифференцированными, разделяясь на стратегические и тактические.
Стратегические категории включают инновационные продукты или решения, отвечающие бизнес-стратегии компании – и эта часть, обеспечивающая уникальное конкурентное преимущество, сложно поддается автоматизации.
Тактические закупки (простых товаров – например, канцелярских принадлежностей) автоматизировать уже достаточно просто, с тем чтобы обеспечить оптимизацию затрат и показать влияние на экономический рост компании в целом. С этой же целью закупщики все чаще вовлекаются в стратегическое финансовое планирование, составление бюджетов и управление затратами. Фокус внимания постепенно смещается с минимальных закупочных цен на рентабельность и окупаемость инвестиций, обеспечение оптимального качества ресурсов, а также сокращения сроков закупки для ускорения Time-to-market новых продуктов организации.
В крупных организациях, в том числе, с распределенной структурой, на автоматизацию закупочной деятельности выделяется более 50-100 млн руб. Среди основных драйверов таких инициатив - сокращение времени на их проведение, повышение прозрачности и снижение организационных издержек.
Подходы российских компаний к организации функции закупок
Как показал опрос TAdviser, проведенный в 3-4 кв. 2021 года среди директоров по закупкам (CPO) крупных и средних российских компаний, у большинства опрошенных организаций (84%) блок закупок включен в общий процесс бюджетирования.
Уровень подчинения закупочной функции у более трети респондентов находится на уровне СРО, и еще у трети – на уровне генерального директора (СЕО).
Уровень подчинения закупочной функции
Более половины опрошенных компаний осуществляет закупочную деятельность при горизонте планирования – 1 год. Около четверти (представляющих в основном верхний сегмент среднего бизнеса) оперируют при планировании квартальным периодом.
В то же время, практика долгосрочных (более одного года) договоров существует у 95% респондентов.
Горизонт планирования, используемый в закупках
У подавляющего большинства опрошенных (88%) существует консолидированный план закупок. Такой подход обеспечивает более четкое соблюдение корпоративных стандартов и политик. Также снижаются затраты за счет оптимизации ресурсов (например, численности участвующих закупщиков, ухода от дублирования задач), снижения затрат на логистику и в целом – более качественного планирования. Отчасти благодаря этому, у более половины опрошенных на долю внеплановых или срочных заявок приходится менее 20% от общего количества.
Доля внеплановых или срочных заявок
Основные процессы закупочной деятельности
У 91% компаний поступающие заявки на потребность проходят процесс утверждения рядом внутренних служб. Он регламентирован, но не всегда автоматизирован (77%). Сверку складских остатков и уже законтрактованных товаров проводят 86% респондентов, при этом автоматизирован он менее чем у половины.
В заметном большинстве случаев (88%) сроки полного цикла закупки – от подачи заявки до приемки результатов - четко регламентированы. Подавляющее большинство (95%) передают заявки в блок закупок, используя электронную систему (ERP, СЭД или др.). У 72% этот процесс автоматизирован.
Способ передачи заявки в блок закупок
Процесс передачи заявки в блок закупок
В 95% компаний закупщики анализируют поступающие заявки в части корректности требований. Почти у половины респондентов в оценке коммерческой части предложения участвует внутренний заказчик. В оценке технической части у 76% участвует закупщик. 88% опрошенных компаний анализируют стоимость предложения с учетом условий оплаты. Присваивают рейтинг поставщикам 67% организаций.
Оценку полученного экономического эффекта по итогам проведенных закупочных процедур проводят 84% респондентов. Лишь в трети опрошенных компаний есть специальное подразделение или выделенные сотрудники, ответственные за квалификацию и управление жизненным циклом поставщиков.
Процесс рассмотрения и согласования договоров формализован, по данным опроса, в 100% компаний. Более 90% компаний используют набор стандартных форм договоров по основным направлениям закупок (товары и услуги). В целом стандартизированный набор документов для участников используют при проведении конкурентных закупок 84% респондентов.
В частности, размещение заказа для поставщиков формализовано у 76% опрошенных – речь идет о наличии формы заказа на поставку, регламентированных сроках, установленных связях для взаимодействия. При этом сам процесс размещения заказа регламентирован у 60%, и автоматизирован у 36%.
Основные процессы закупочной деятельности в организациях
На конкурентные процедуры приходится более 80% от общего количества закупок у более половины опрошенных компаний. Безальтернативный подход чаще, чем в 80% случаев, используют менее 10% респондентов (в основном входящие в крупные холдинговые структуры).
Доля конкурентных процедур от общего количества
84% компаний (крупный бизнес) проводят закрытые тендеры – практически у всех этот процесс регламентирован. В то же время, автоматизирован он сегодня лишь у 44%.
Процесс проведения закрытых тендеров
У большинства опрошенных (84%) существует процесс согласования заявки на платеж – он включает подтверждение наличия задолженности, поступления ресурсов и их соответствии требованиям. В случае спорных обстоятельств по поставке существует практика ведения претензионной работы - у 88% респондентов.
В то же время при отсутствии процесса согласования заявки на платеж система автоматических платежей (предоплата, оплата по этапам, оплата по факту в согласованный срок) внедрена примерно у трети (32%).
Методики категорийного управления закупками (уход от малых закупок, стратегии закупок ресурсов и т.п.) применяют 72% опрошенных компаний. У 65% есть отдельно выделенные сотрудники для управления категориями закупок. В рамках разработки категорийных стратегий 76% компаний осуществляют оценку рисков по категории (риски по ресурсу, риски по поставщику). У 56% этот процесс регламентирован.
Уровень автоматизации закупочной деятельности в российских компаниях
Как показал опрос TAdviser среди СРО, автоматизация сегодня охватывает в первую очередь процессы подготовки и утверждения заявок на закупку и платежи, а также ведение базы поставщиков и документарную проверку во время квалификации. Недоавтоматизированными пока остаются процессы по завершению процедур, касающиеся учета и оценки их результатов, а также в части выездных аудитов.
Автоматизация основных закупочных процессов в организациях, 2021
С учетом сохраняющегося задела для повышения уровня и качества автоматизации – и последующей цифровизации – закупочной функции, в большинстве компаний эти задачи включены в существующие стратегии развития.
Как показал опрос 100 CIO крупного и среднего бизнеса, проведенный TAdviser в 3-4 кв. 2021 года, на текущий момент у 72% из них уже сформулированы цели от руководства или бизнес-заказчиков в части автоматизации, трансформации или диджитализации функции снабжения/закупок. В перспективе 2-3 лет такие цели зафиксированы у 78% респондентов.
Наличие текущих и долгосрочных целей по автоматизации закупок
Среди основных целей проектов автоматизации или диджитализации функции закупок у большинства опрошенных – повышение прозрачности закупочной деятельности (87%), оптимизация сроков и упрощение самого процесса (76%), а также повышение его эффективности (62%).
Более половины заинтересованы в технологической поддержке развития закупочной функции в будущем и, соответственно, во внедрении дополнительных информационных систем или цифровых сервисов. Среди других сформулированных целей – повышение удобства используемых ИТ-решений и возможность их масштабирования под рост бизнеса.
Основные цели проектов автоматизации/диджитализации закупок
Единую НСИ (прим. НСИ - система управления нормативно-справочной информацией) для функции закупок/снабжения (включая справочник категорий, номенклатур, поставщики, базовые цены и т.д.) используют на всех этапах: от формирования потребности до исполнения обязательств по договорам для всех подразделений и бизнес-единиц, более трети опрошенных. Еще более 40% задействуют единую НСИ в закупках частично.
Использование единой НСИ в закупках
Более трети опрошенных компаний автоматизируют формирование потребности в товарах, работах, услугах на базе ERP систем, и еще более четверти – на базе системы закупок (SRM). В перспективе ближайших лет более трети планируют использовать для задач автоматизации SRM-систему. Менее чем у четверти эта задача пока не автоматизирована, и примерно столько же пока не планируют на сегодня ее автоматизацию.
Используемые решения для автоматизации формирования потребности в товарах, работах, услугах
Более 40% автоматизируют формирование лотов и подготовку документации по закупкам на базе ERP-системы. В перспективе ближайших лет более трети планируют реализовать этот функционал в SMR-системе, и лишь 10% не рассматривают пока автоматизацию этого этапа.
Используемые решения для автоматизации формирования лотов и документации по закупкам
Более 60% используют для автоматизации проведения тендеров, аукционов, запросов предложений внешнюю электронную торговую площадку (ЭТП), и еще более трети – собственную ЭТП. Также более трети внедрили в этих целях SRM-систему, и примерно столько же – портал поставщиков.
Схожая пропорция в использовании решений для автоматизации проведения закупок будет сохраняться и в перспективе 2-3 лет. Менее четверти респондентов не рассматривают пока соответствующих инструментов для «закрытия» этой функции.
Используемые решения для автоматизации проведения закупок
Ведение и управление договорами, а также обязательствами по ним автоматизировано у более трети респондентов на базе СЭД. Этот же тип систем для подобной задачи будет сохранять доминирующую позицию, при этом доля использования ERP вырастет – с 22% до 26%. Доля тех, кто не автоматизировал эту функцию, сократится с 23% до 16% в ближайшие 2-3 года.
Используемые решения для автоматизации управления договорами
Около трети опрошенных автоматизируют управление заказами (включая формирование заказов, их направление поставщику, отслеживание исполнения) на базе ERP-системы. Чуть менее чем у четверти этот процесс сегодня не автоматизирован, и его доля сократится до 18% в перспективе 2-3 лет.
Используемые решения для автоматизации управления заказами
Более трети опрошенных автоматизируют управление счетами и заявками на оплату (включая формирование счетов, их верификацию и формирование заявки на оплату) с помощью систем ЭДО. Примерно такая же их доля сохранится и в перспективе 2-3 лет. При этом доля тех, кто не автоматизировал эту задачу, сократится с 27% до 18%.
Используемые решения для автоматизации управления счетами и оплатами
Около 70% компаний работают в настоящий момент с внешними ЭТП. В первую очередь речь идет о проведении торгов в электронном виде (67%), а также поиске поставщиков (53%). Чуть более 70% планируют использовать этот ресурс в ближайшие 2-3 года.
Использование внешней ЭТП
Основные задачи использования внешней ЭТП
Собственную электронную торговую площадку или портал поставщиков используют в настоящий момент более трети компаний. Более 60% - для размещения заказов, и более половины – для проведения электронных торгов.
Использование собственной ЭТП/портала поставщиков
Основные задачи использования собственной ЭТП
Более ¾ опрошенных компаний используют дополнительные внешние сервисы для поддержки процессов функции снабжения/закупок. В частности, более 70% применяют различные сервисы проверки контрагентов (СПАРК, Контур Фокус и пр.), более 60% - сервисы операторов ЭДО.
У более половины опрошенных компаний организована, либо планируется интеграция с внутренними информационными системами – к примеру, с СЭД (78%) или ERP (64%).
Мы в компании НОРБИТ работаем на рынке автоматизации закупок более 20 лет, и нам крайне важно отслеживать, какие проблемы и потребности возникают у наших клиентов и в каких направлениях развивается отрасль.
С момента проведения исследования (3-4 квартал 2021 года) на российском рынке ИТ произошли существенные изменения: многие международные вендоры ушли с российского рынка или приостановили продажи своих продуктов. Это повлекло за собой:
риски отказа работы систем/сервисов, особенно предоставляемых по модели SaaS (в частности, SAP Ariba);
отсутствие обновлений и поддержки со стороны вендора;
значительные затраты на поддержку текущих решений без существенных перспектив развития.
Эти факторы оказывают существенное влияние на дальнейшую стратегию организации, развития и автоматизации закупочной функции не только в государственных компаниях и компаниях с государственным участием, но и в коммерческих компаниях.
Как показали исследования, проведенные в 2019 году (223-ФЗ) и 2021 году (коммерческий сектор), тенденции перехода на импортонезависимые решения существуют уже несколько лет (в основном в госкомпаниях и компаниях с госучастием), но активные действия предприняты только в последнее время.
Международные решения традиционно обладают высоким уровнем зрелости и «эталонными» процессами, однако, как показало наше исследование, только один иностранный вендор (SAP) занимал лидирующие позиции в автоматизации закупок в российских компаниях. На рынке достаточно широко представлены российские разработки для эффективной организации и управления закупками. В частности, в исследовании представлены как облачные, так on-premise решения, а также приведены успешные кейсы перехода на такие решения.
В сложившейся ситуации, наряду с традиционными факторами, определяющими выбор того или иного ИТ-решения (совокупная стоимость владения, функциональные возможности и др.), большую значимость приобретают факторы, связанные непосредственно со зрелостью решения и команды внедрения:
наличие готовых модулей для оперативного развертывания и запуска;
наличие инструментов для быстрой адаптации решения под требования заказчика (low-code);
развитый API и готовые коннекторы к распространенным платформам/решениям;
инструменты загрузки данных из внешних источников и обеспечения плана миграции данных;
наличие специалистов, реализовавших проекты перехода на новое решение;
качественная поддержка, сопровождение и передача компетенций команде заказчика;
наличие компетенций на рынке в достаточном количестве для снижения рисков зависимости от конкретной команды внедрения.
При этом переход на российские решения по автоматизации закупок может быть постепенным и не требовать одновременной замены ERP- или других сложных учетных систем.
Полную версию исследования можно получить, заполнив заявку на сайте TAdviser.