Когда появились первые ЭКВМ, бухгалтеры, счетоводы и статистики всех контор СССР не упускали момента, чтобы вернуться к привычным счётам. Потом с недоверием смотрели на первые настольные CITIZEN на батарейках и не знали, что жизнь приготовила для них сюрприз в виде 1С. Интересная была ситуация: часть работников с азартом осваивали новую программу в учебных центрах, часть — того же возраста — переходили на другую работу или продолжали делать всё по старинке. Сейчас различные технологии внедрены повсеместно, но ситуация не меняется: каждая новая программа вызывает волну недовольства и протеста у сотрудников нетехнического профиля. Компании впустую тратят деньги на обучение, дорогой софт простаивает, продуктивность стоит на месте или снижается. Плюнуть и забить — слишком дорого для бизнеса. Принуждать — терять людей и нервы. Есть выход — правильно обучать. Время зарыть топор войны физиков и лириков и поговорить о том, как жить дружно.
Источник
/Статья написана сотрудником компании РегионСофт в рамках рубрики «Свободный микрофон». Мнение сотрудника и официальная позиция компании могут совпадать или не совпадать. Мы за свободу дискуссии. Сотрудник сам вылез из шкуры полу-гуманитария в шкуру технаря и знает, о чём пишет./
Если вы работаете в компании (а то и руководите ею), то наверняка замечали, какой перекос среди специалистов: программиста нужно искать и выбирать, а все менеджерские должности — от продажника до финансового директора — заняты экономистами, юристами, инязовцами, управленцами по образованию. Если вас немного напрягает эта ситуация, расслабьтесь — везде так. Достаточно посмотреть отчёт Высшей Школы Экономики (ВШЭ) об образовании специалистов среднего звена. Перекос налицо: даже в 2010 году (выпуск 2014-2015), когда вроде бы уже утвердилась мода на техническое образование и сформировались запросы на специальности, экономисты и управленцы отхватывают свои 17,6% против 6,33% адептов информатики и вычислительной техники. А если сложить все гуманитарные специальности, то картина получается ещё грустнее.
На фоне такой ситуации мы с вами наблюдаем другой процесс: технологическими компаниями становятся не только разработчики и вендоры ПО, но и банки, страховые компании, производственные компании и т.д. Даже если компания страшно далека от блокчейна, аджайла и нейросетей, она всё равно уловила точки доходности и стремится к автоматизации как к фактору ускорения процессов и получения большей прибыли. Нам, как вендору CRM-системы, это здорово заметно: среди внедрений присутствуют компании разного масштаба, профиля, различных отраслей. И все они заинтересованы в быстром и эффективном внедрении систем автоматизации — мы уже давно не ищем клиентов «вхолодную», они приходят сами с высоким интересом и мотивацией.
Значит, мы имеем компании с кучей внедряемых и используемых технологий с одной стороны, и множество гуманитариев — с другой. Законы экономики таковы, что рабочие места должны быть заполнены и они заполняются — теми специалистами, которых предлагает рынок. То есть первая группа встречается со второй и происходит бум. И тут происходит важное разделение: часть сотрудников с нетехническим образованием быстро и охотно дружится с технологиями, а большая часть превращается в одну сплошную беду с полным неприятием даже перехода с одного почтового клиента на другой. Это реальная насущная проблема для компании.
Можно сколько угодно потешаться над бухгалтерией и жрущим скрепки принтером, ненавидеть маркетологов и покусывать продажников, но это не принесёт результата. Чтобы приступить к решению проблемы, нужно её осознать. Итак, чем чреват молчаливый бойкот внедрённого ПО или новой ресурсосберегающей технологии?
Ситуация рисуется мрачная, однако всё довольно просто. Важно знать немного психологии и не выливать новости о будущей технологии на сотрудников, как ведро холодной воды с девятого этажа.
Существует целая модель жизненного цикла принятия технологий, которая применяется при выводе технологии на рынок. Вот как она выглядит:
Соответственно, первый и главный секрет внедрения нового ПО и обучения обращению с ним сотрудников любой специальности прост: следуйте этому циклу. Как среди технарей, так и среди гуманитариев могут быть сторонники и противники нововведения, а значит, нужно работать на опережение и не ставить их перед фактом, а выстроить стратегию.
Новаторы — ваши главные союзники на всех этапах. Они с радостью принимают любые технологии, видят горизонты их применения и готовы нести свои навыки в массы (ну почти). Заручитесь их поддержкой ещё на этапе выбора новой технологии, создайте рабочую группу, наделите каждого полномочиями и обязанностями. Новаторы не просто поддержат вас, но и смогут сделать важную работу, например, по сбору требований. Как правило, это технари (инженеры, программисты, админы и т.д.) или люди, тяготеющие к технологиям.
Ранние последователи — более многочисленное и не менее надёжное войско. Они могут быть полезны при анализе требований и тестировании вариантов необходимого ПО. Они с большим энтузиазмом проанализируют варианты и предложат вам наиболее подходящие. Дополнительный плюс заключается в том, что эти ребята работают внутри вашего бизнеса, а значит, имеют понимание полной картины.
Раннее большинство — часть сотрудников, которых от предыдущих двух групп отделяет ментальная и технологическая пропасть. Если говорить просто, это те ребята, которые без нервотрёпки быстро обучатся и сядут работать с теми инструментами, которые рекомендованы руководством. Как правило, это менеджеры среднего звена, нетехнические руководители и молодые, но уже опытные специалисты. Чаще всего этот тип сотрудников довольно придирчив и требует разъяснения деталей новой технологии. Используйте новаторов и последователей для того, чтобы разъяснить коллегам интересующие моменты.
Две оставшихся группы — это источник головной боли при внедрении всего: биллинга, CRM, системы аналитики, принтеров нового типа или даже нового поставщика еды в офис. Нет, это не скандалисты и не лентяи, это консерваторы, которые в силу опыта, стажа, понтов, духа протеста или привычки не готовы отказаться от старых тапочек. Они могут быть любого возраста, но чаще всего имеют образование гуманитарного профиля, в котором и кроется главная причина их отношения — специалисты боятся инноваций.
Позднее большинство — наиболее лояльная часть консерваторов, готовая при определённой мотивации присоединиться к новинке и начать активно работать. К этим ребятам нужен довольно простой подход: встречи, обучение, рассылки, посты на корпоративном портале. Лучше всего, если вы проанализируете профиль использования новой системы по логинам и логам и сможете выделить тех, кто уже приступил к активному использованию, а кому необходимы дополнительные объяснения. И не забывайте, что человек может очень хотеть разобраться, но стесняться задавать вопросы — интенсивность и профиль использования технологии такими сотрудниками помогут вам ненавязчиво закрыть пробелы.
Аутсайдеры — мы не могли найти подходящего слова для этой группы. В литературе встречаются ещё «увальни», «отстающие», «инертные». Но это всё не то. Скорее, это реакционеры — сотрудники, которым невыгодно/непонятно/неудобно работать с новой технологией и они будут её отрицать до последнего. Причём в этой группе могут оказаться и продуктивные сотрудники, и начальники отделов, и молодёжь и внезапно даже не самый трудолюбивый сисадмин — потому что поведение зависит не от наработанных компетенций, а от нежелания принять новые компетенции. С этими ребятами нужно жёстко. Самый простой способ — создать безвыходную ситуацию, в которой сотрудники будут вынуждены обращаться к ПО (например, ставьте там задачи, прописывайте KPI, требуйте письма, чаты, отчёты только в CRM/PM/BPM и т.д.).
Протест против новой технологии — древнее время
И не спешите ставить запятую в резолюции «казнить нельзя помиловать» — прислушайтесь к психологии и опробуйте советы, которые команда RegionSoft испытала на своей шкуре, причём не только в РегионСофт, но и на предыдущих местах работы.
О каком бы периоде жизни ни шла речь, процесс обучения сводится к подготовке к будущей самостоятельной деятельности: работе, соревнованиям, хобби и т.д. А значит, полученных знаний и навыков должно хватить для этого свободного плавания. Но все мы учились и почти все испытывали одно и то же: пока преподаватель или тренер объясняет и показывает, всё понятно, очевидно, просто, — но как только дело доходит до самостоятельной работы, всё: паника и полный интеллектуальный паралич. Особенно, если нужно повторить в рамках работы, а не спокойно у себя дома. Тут и страх, и стыд перед коллегами (сокурсниками), и неполное понимание, и перфекционизм. Но кроме того, многие из нас могли заметить, что как только за навыки начинают платить зарплату, процесс обучения и применения новых знаний на практике заметно ускоряется. Корысть? Страх потерять работу? Мотивация? С точки зрения психологии это совершенно обычное явление.
Если обратиться к классической психологии, можно узнать, что всё, что мы делаем с целью научиться (овладеть способом выполнения того или иного действия) и то же самое, но с целью отработать в деловом плане (получить определённый результат), психологически совершенно разные действия. Отличия процессов вот в чём:
И первая проблема в освоении ПО сотрудниками, которые привыкли работать по старинке, заключается в том, что новую технологию они воспринимают как очередной фрагмент учебного процесса в своей жизни: понести повинность, отсидеть, тыкаясь в смартфон, вернуться на рабочее место, закрыть CRM, открыть любимую «эксельку» и продолжить вбивать туда пометки, в которых чёрт ногу сломит, другую вывихнет. То есть мотивация простая: выполнить обязанность перед работодателем. Но нет мотивации использовать новую возможность для своей выгоды, начать работать эффективнее, высвободить время на другие задачи, больше заработать.
И в этом конкретном случае руководитель не должен возлагать проблемы мотивации на самого сотрудника. Именно руководство и служба HR должны найти адекватные мотивы и помочь переосмыслить новую реальность. Это только звучит страшно. А пример прост.
Процесс обучения чему бы то ни было нелинейный, но в целом укладывается в несложную цепочку: восприятие материала → осмысление материала → закрепление материала → овладение навыками и практическое применение знаний.
И вот теперь самое время вспомнить, что мы говорим об особом случае обучения: когда человек вынужден обучаться тому, что не является его профессиональным профилем и чуждо по складу ума. Возникает проблема апперцепции — воздействия всего накопленного опыта человека на восприятие предметов и явлений, то есть на понимание и запоминание учебных материалов влияют те предпосылки, которые были созданы ранее. И здесь не место снобизму. Если начать рассказывать менеджерам по продажам и маркетингу, что в новом релизе есть поддержка маршрутизации в IP-телефонии и LDAP, а потом продемонстрировать, как создаются отчёты в Fast Report, то скорее всего, никто ничему не научится. Так же, как вы не словите на лету план счетов, нюансы ГК РФ или принципы управления ретаргетингом в контекстно-медийной сети (я уже молчу о заучивании сотен формул расчёта прибыли, рентабельности и всех налогов РФ).
Итак, вы приняли решение о внедрении нового программного обеспечения или технологии и вот вы стоите перед своим коллективом и вам нужно рассказать всем, что завтра будет лучше, чем вчера. И в эти моменты хочется стать Стивом Джобсом, который потрясающе продвигал новые технологии. И не просто продвигал, а делал самыми желанными в мире. Хотя… а почему бы не «продать» технологию сотрудникам?
Конечно, если внедряется новый станок или важный инженерный компонент на производстве, можно устроить целое мероприятие с презентацией и приятными сюрпризами, попутно рассказать о значимости и важности этой штуки, а потом приступить к обучению. Но это другие причины… А вот когда вы внедрили CRM-систему (ERP, BPM, — не важно), подобные действия вызовут как минимум настороженный негатив. Но можно собрать совещание и на нём рассказать о преимуществах для каждого конкретного подразделения, а ещё лучше провести отдельные относительно неформальные беседы в каждом отделе или департаменте. И это не должно быть уговаривание или пламенная речь, это должен быть диалог о трудностях, страхах и решениях.
Первое, что нужно побороть — страх незнания. Сотрудники должны быть информированы, чтобы все разъяснения шли от руководителей, а не по слухам. Чем больше слухов и домыслов, тем больше у сотрудников страх и ощущения непричастности к делам компании. Поэтому на всех этапах проводите информирование: пишите на портале, говорите устно на неформальных встречах, делайте рассылки. Так вы преодолеете первичный негатив неведения и ожидания.
Устройте обучение, опираясь на вендора, новаторов и ранних последователей. Причём на первых порах оно должно быть серийным и систематическим, чтобы усвоенное не забывалось, ведь согласно исследованиям международного тренингового агентства, 50% учебного контента забываются в течение пяти недель, а 84% — в течение 90 дней.
Общайтесь и давайте время на вопросы, даже самые примитивные. Пусть это будут сеты общения во время обеда или вечернее обсуждение за горячей пиццей в конце недели, — главное, чтобы коллеги могли обменяться впечатлениями и лайфхаками работы с новым приложением.
Этот ПК сообщает, что мне необходимо проапгрейдить мой мозг, чтобы стать совместимым с этим новым ПО
Установите ключевые вехи и сроки для обучения и освоения новой технологии.
Позвольте сотрудникам консультироваться с внутренними экспертами наедине, чтобы иметь возможность задать самые дурацкие вопросы, которые на публичном обучении спросить стыдно.
Если сотруднику совсем тяжело (в силу трудностей понимания или страха показаться несведущим), подключите его к работе в команде или с конкретным сотрудником, чтобы он мог наглядно убедиться, что ничего сложного в обучении нет, и программа только облегчает труд. Можно резко дать ответственную задачу и возможность показать себя.
Если технология привела к росту производительности и росту прибыли компании, покажите это: мотивируйте сотрудников прибавкой к заработной плате или премией. Подчеркните, что это заслуга автоматизации вкупе с опытом сотрудников.
Не заставляйте осваивать всю функциональность сразу. Как и везде, здесь работает принцип Парето: 80% работы покрывается 20% функциональности. Начните с этой пятой части, и заинтересованные в результате сотрудники сами начнут осваивать остальное.
Накапливайте и сохраняйте информацию, делайте вчерашних учеников менторами новичков — пусть знания ротируются в компании и каждый вносит вклад в базу знаний и навыков. Это поможет сотрудникам лучше усвоить материал, а новичкам быстрее адаптироваться в компании.
Помните об апперцепции: проводите параллели с тем, чем сотрудник владеет хорошо. Он экономист и знает производство? Отлично! Опишите работу системы как конвейер и подчеркните, что автоматизированные бизнес-процессы это разделение труда. Он лингвист? Ещё лучше. Объясните, что внесение данных в программу похоже на изучение языка — чем больше данных внесено в компьютер, тем проще общаться с покупателями или партнёрами.
Не углубляйтесь в технические сущности и не грузите сотрудников ненужными нюансами, попросите это не делать и наставников. Человеку, работающему с CRM как пользователь, совершенно не обязательно знать особенности клиент-серверной архитектуры, коды ответов, язык SQL, команды консоли и синтаксис языка разработки. Более того, такие детали не нужны даже продажникам и маркетологам — они должны знать, какие проблемы клиентов готов решить софт, а не как он работает изнутри.
Обменивайтесь знаниями внутри компании — пусть каждый вносит что-то от своего образования и своей базовой специальности: переводит статьи, редактирует базу знаний и т.д. Это не даст особой нагрузки, но прибавит работе удовольствие, снизит уровень формальности.
Все перечисленные меры, кроме своего основного эффекта, имеют очень важный побочный: по такому отношению сотрудники поймут, что руководство заинтересовано во внедрении инноваций, видит горизонты роста, а значит, идёт вперёд и сотрудники защищены от сокращений или развала бизнеса. Поверьте, такое ощущение крайне важно в любой компании. Эдакое чувство корпоративного локтя.
Работая с людьми, нельзя учесть всё и не ошибиться. Кто-то может не воспринимать информацию из-за лени, а кто-то из-за личных проблем. Кто-то готов учиться, а кто-то предпочтёт уволиться на более низкую позицию. Но есть базовые ошибки, которые совершают многие.
По совету тренеров и консультантов многие руководители уходят в геймификацию (более того, некоторые CRM, например, или системы управления проектами эту геймификацию содержат внутри себя). Это симпатичный и крайне привлекательный в устах консалтера подход может обернуться неприятными последствиями:
Уже было сказано о погружении в детали реализации программы, но бывает и обратное — желая компенсировать своё образование, сотрудник начинает изучать язык программирования, читать Танненбаума и Хабр только лишь для того, чтобы на совещаниях говорить не «формочка», а «поля ввода данных», не «сохранилось», а «синхронизировалось с центральным хранилищем». Это чревато бесполезной тратой рабочего времени, поскольку не даст никаких преимуществ при использовании софта в основной деятельности.
Поиски бюджета на обучение и внедрение систем управления знаниями LMS. Бюджет на обучение внутри компании нужен минимальный — достаточно премирования наставников и успешных сотрудников. LMS тем более не нужна — почти в каждом ПО есть базы знаний, куда можно вносить всю нужную информацию. На крайний случай, можно создать Wiki или раздел на корпоративном портале.
После того, как новая технология запущена и даже аутсайдеры обучились и подтянулись в качестве пользователей, важно обеспечить ещё несколько моментов:
Мы все получили и получаем разное образование: по зову души или по настоянию родителей. И все мечтаем стать одними, а становимся другими. Увы, не могут все переводчики работать в дип.корпусе, а все экономисты быть министрами или, на худой конец, волками с Московской Биржи. Но мы все работаем в своих компаниях над одним делом и все умеем учиться. Так вот, не важно, лирик вы или физик, просто помогайте друг другу и не останавливайтесь в обучении. Тогда результат будет радовать и морально, и материально.
Источник
/Статья написана сотрудником компании РегионСофт в рамках рубрики «Свободный микрофон». Мнение сотрудника и официальная позиция компании могут совпадать или не совпадать. Мы за свободу дискуссии. Сотрудник сам вылез из шкуры полу-гуманитария в шкуру технаря и знает, о чём пишет./
Откуда растут ноги у проблемы
Если вы работаете в компании (а то и руководите ею), то наверняка замечали, какой перекос среди специалистов: программиста нужно искать и выбирать, а все менеджерские должности — от продажника до финансового директора — заняты экономистами, юристами, инязовцами, управленцами по образованию. Если вас немного напрягает эта ситуация, расслабьтесь — везде так. Достаточно посмотреть отчёт Высшей Школы Экономики (ВШЭ) об образовании специалистов среднего звена. Перекос налицо: даже в 2010 году (выпуск 2014-2015), когда вроде бы уже утвердилась мода на техническое образование и сформировались запросы на специальности, экономисты и управленцы отхватывают свои 17,6% против 6,33% адептов информатики и вычислительной техники. А если сложить все гуманитарные специальности, то картина получается ещё грустнее.
Вот эти таблицы и данные отчёта ВШЭ — очень познавательно
Индикаторы образования 2017, аналитический отчёт ВШЭ
Индикаторы образования 2017, аналитический отчёт ВШЭ (полная версия отчёта)
Индикаторы образования 2017, аналитический отчёт ВШЭ
Индикаторы образования 2017, аналитический отчёт ВШЭ (полная версия отчёта)
На фоне такой ситуации мы с вами наблюдаем другой процесс: технологическими компаниями становятся не только разработчики и вендоры ПО, но и банки, страховые компании, производственные компании и т.д. Даже если компания страшно далека от блокчейна, аджайла и нейросетей, она всё равно уловила точки доходности и стремится к автоматизации как к фактору ускорения процессов и получения большей прибыли. Нам, как вендору CRM-системы, это здорово заметно: среди внедрений присутствуют компании разного масштаба, профиля, различных отраслей. И все они заинтересованы в быстром и эффективном внедрении систем автоматизации — мы уже давно не ищем клиентов «вхолодную», они приходят сами с высоким интересом и мотивацией.
Значит, мы имеем компании с кучей внедряемых и используемых технологий с одной стороны, и множество гуманитариев — с другой. Законы экономики таковы, что рабочие места должны быть заполнены и они заполняются — теми специалистами, которых предлагает рынок. То есть первая группа встречается со второй
Почему эта проблема вообще важна?
Можно сколько угодно потешаться над бухгалтерией и жрущим скрепки принтером, ненавидеть маркетологов и покусывать продажников, но это не принесёт результата. Чтобы приступить к решению проблемы, нужно её осознать. Итак, чем чреват молчаливый бойкот внедрённого ПО или новой ресурсосберегающей технологии?
- Мы говорим «бизнес», подразумеваем «деньги». А значит, прежде всего, такое поведение сотрудников — удар по прямым затратам компании, которая инвестировала в программное обеспечение или технологию и ожидает отдачи в виде роста эффективности и производительности, определённого уровня корпоративной безопасности, конкурентных преимуществ и улучшения условий труда. Если не использовать систему, то, конечно, не стоит ждать роста эффективности и окупаемости внедрения — дорогостоящий инструмент будет простаивать или использоваться лишь группой работников.
- Сотрудники, агрессивно и активно не воспринимающие новый рабочий инструмент, будут не просто молчаливо бастовать против него, но и посеют схожие настроения внутри коллектива. Их собственное нежелание обучаться и работать позволит им придумать массу убедительных причин против, например, CRM (контроль, рутина, дополнительные действия, «ну вот я научусь, а зарплата-то будет прежней»).
- Общий уровень недовольства в коллективе может повыситься и распространиться и на другие сферы деятельности компании. Это, в свою очередь, может привести к пассивности сотрудников, перекладыванию задач на коллег и даже к увольнениям.
Ситуация рисуется мрачная, однако всё довольно просто. Важно знать немного психологии и не выливать новости о будущей технологии на сотрудников, как ведро холодной воды с девятого этажа.
Всё придумано до нас
Существует целая модель жизненного цикла принятия технологий, которая применяется при выводе технологии на рынок. Вот как она выглядит:
Чаще схема имеет вот такое распределение:
Соответственно, первый и главный секрет внедрения нового ПО и обучения обращению с ним сотрудников любой специальности прост: следуйте этому циклу. Как среди технарей, так и среди гуманитариев могут быть сторонники и противники нововведения, а значит, нужно работать на опережение и не ставить их перед фактом, а выстроить стратегию.
Новаторы — ваши главные союзники на всех этапах. Они с радостью принимают любые технологии, видят горизонты их применения и готовы нести свои навыки в массы (ну почти). Заручитесь их поддержкой ещё на этапе выбора новой технологии, создайте рабочую группу, наделите каждого полномочиями и обязанностями. Новаторы не просто поддержат вас, но и смогут сделать важную работу, например, по сбору требований. Как правило, это технари (инженеры, программисты, админы и т.д.) или люди, тяготеющие к технологиям.
Ранние последователи — более многочисленное и не менее надёжное войско. Они могут быть полезны при анализе требований и тестировании вариантов необходимого ПО. Они с большим энтузиазмом проанализируют варианты и предложат вам наиболее подходящие. Дополнительный плюс заключается в том, что эти ребята работают внутри вашего бизнеса, а значит, имеют понимание полной картины.
Раннее большинство — часть сотрудников, которых от предыдущих двух групп отделяет ментальная и технологическая пропасть. Если говорить просто, это те ребята, которые без нервотрёпки быстро обучатся и сядут работать с теми инструментами, которые рекомендованы руководством. Как правило, это менеджеры среднего звена, нетехнические руководители и молодые, но уже опытные специалисты. Чаще всего этот тип сотрудников довольно придирчив и требует разъяснения деталей новой технологии. Используйте новаторов и последователей для того, чтобы разъяснить коллегам интересующие моменты.
Две оставшихся группы — это источник головной боли при внедрении всего: биллинга, CRM, системы аналитики, принтеров нового типа или даже нового поставщика еды в офис. Нет, это не скандалисты и не лентяи, это консерваторы, которые в силу опыта, стажа, понтов, духа протеста или привычки не готовы отказаться от старых тапочек. Они могут быть любого возраста, но чаще всего имеют образование гуманитарного профиля, в котором и кроется главная причина их отношения — специалисты боятся инноваций.
Позднее большинство — наиболее лояльная часть консерваторов, готовая при определённой мотивации присоединиться к новинке и начать активно работать. К этим ребятам нужен довольно простой подход: встречи, обучение, рассылки, посты на корпоративном портале. Лучше всего, если вы проанализируете профиль использования новой системы по логинам и логам и сможете выделить тех, кто уже приступил к активному использованию, а кому необходимы дополнительные объяснения. И не забывайте, что человек может очень хотеть разобраться, но стесняться задавать вопросы — интенсивность и профиль использования технологии такими сотрудниками помогут вам ненавязчиво закрыть пробелы.
Аутсайдеры — мы не могли найти подходящего слова для этой группы. В литературе встречаются ещё «увальни», «отстающие», «инертные». Но это всё не то. Скорее, это реакционеры — сотрудники, которым невыгодно/непонятно/неудобно работать с новой технологией и они будут её отрицать до последнего. Причём в этой группе могут оказаться и продуктивные сотрудники, и начальники отделов, и молодёжь и внезапно даже не самый трудолюбивый сисадмин — потому что поведение зависит не от наработанных компетенций, а от нежелания принять новые компетенции. С этими ребятами нужно жёстко. Самый простой способ — создать безвыходную ситуацию, в которой сотрудники будут вынуждены обращаться к ПО (например, ставьте там задачи, прописывайте KPI, требуйте письма, чаты, отчёты только в CRM/PM/BPM и т.д.).
Протест против новой технологии — древнее время
История из практики. Одна не очень большая компания создавала и продавала корпоративные порталы и простенькую CRM в них. Программа была удобной, несложной и даже красивой. Но часть сотрудников (все как один — лингвисты и историки) отказывались работать в этой системе, а использовали чаты, Outlook, Skype и гуглодоки для клиентов. В итоге возникали коллизии, когда продажники не могли объяснить какие-то особенности клиентам, потому что сами не пользовались продуктом. Тогда руководитель начисто отказался от любого устного и письменного общения и принимал все сообщения, отчёты, доклады через свой продукт. За месяц проблема была решена.Вы можете возмутиться и сказать, что все эти стратегии — трата времени, нужно навязать все решения директивно и дело с концом. В маленькой компании это может сработать, в большой — однозначно нет. Директивное насаждение технологии здорово стопорит бизнес-процессы, потому что вхождение сотрудников происходит не постепенно, а сразу — и без обучения, тренингов и разъяснения вы получите кучу неверно внесённых данных, сбитых настроек, а при наличии особо очумелых ручек среди сотрудников ещё и проблемы с доступностью или совместными хранилищами (по незнанию будут удаляться данные, добавляться какие-то странные файлы и артефакты и т.д.). Конечно, в большинстве софта есть защита от таких действий, но время и нервы на эту путаницу тратятся однозначно.
И не спешите ставить запятую в резолюции «казнить нельзя помиловать» — прислушайтесь к психологии и опробуйте советы, которые команда RegionSoft испытала на своей шкуре, причём не только в РегионСофт, но и на предыдущих местах работы.
Психология knows best
О каком бы периоде жизни ни шла речь, процесс обучения сводится к подготовке к будущей самостоятельной деятельности: работе, соревнованиям, хобби и т.д. А значит, полученных знаний и навыков должно хватить для этого свободного плавания. Но все мы учились и почти все испытывали одно и то же: пока преподаватель или тренер объясняет и показывает, всё понятно, очевидно, просто, — но как только дело доходит до самостоятельной работы, всё: паника и полный интеллектуальный паралич. Особенно, если нужно повторить в рамках работы, а не спокойно у себя дома. Тут и страх, и стыд перед коллегами (сокурсниками), и неполное понимание, и перфекционизм. Но кроме того, многие из нас могли заметить, что как только за навыки начинают платить зарплату, процесс обучения и применения новых знаний на практике заметно ускоряется. Корысть? Страх потерять работу? Мотивация? С точки зрения психологии это совершенно обычное явление.
Если обратиться к классической психологии, можно узнать, что всё, что мы делаем с целью научиться (овладеть способом выполнения того или иного действия) и то же самое, но с целью отработать в деловом плане (получить определённый результат), психологически совершенно разные действия. Отличия процессов вот в чём:
- в случае обучения речь идёт о понимании схемы, в случае работы — о конкретном результате
- различная мера ответственности — в случае рабочей деятельности сотрудник отвечает не только за себя, но и за результат работы команды, принимает участие в создании продукта и в формировании прибыли
- различная установка личности: на формальность или на успех (возможно в обоих случаях).
И первая проблема в освоении ПО сотрудниками, которые привыкли работать по старинке, заключается в том, что новую технологию они воспринимают как очередной фрагмент учебного процесса в своей жизни: понести повинность, отсидеть, тыкаясь в смартфон, вернуться на рабочее место, закрыть CRM, открыть любимую «эксельку» и продолжить вбивать туда пометки, в которых чёрт ногу сломит, другую вывихнет. То есть мотивация простая: выполнить обязанность перед работодателем. Но нет мотивации использовать новую возможность для своей выгоды, начать работать эффективнее, высвободить время на другие задачи, больше заработать.
И в этом конкретном случае руководитель не должен возлагать проблемы мотивации на самого сотрудника. Именно руководство и служба HR должны найти адекватные мотивы и помочь переосмыслить новую реальность. Это только звучит страшно. А пример прост.
Допустим, менеджер по работе с клиентами тратит на клиента 20 минут в день, за день удаётся обработать 10 клиентов, то есть тратится около 200 минут только на клиентов. CRM-система способна сократить время на человека до 12 минут — то есть тратится 120 минут. Выиграны почти полтора часа, в которые сотрудник дополнительно обслужит, к примеру, 4 клиентов. И принесёт компании +60 000 рублей в месяц. Если не мотивировать сотрудника материально, ему будет неинтересно освоить времясберегающую технологию — «чего это я должен больше работать за те же деньги». Если предложить ему 5% от овер-пула клиентов или пообещать рост зарплаты с ростом потока клиентов, мотивация будет совсем другой. (Только не забудьте выполнить обещания!)При правильной мотивации у сотрудника возникает потребность в обучении, потому что оно обретает значимость, а значит и опорную точку для целей обучения.
Процесс обучения чему бы то ни было нелинейный, но в целом укладывается в несложную цепочку: восприятие материала → осмысление материала → закрепление материала → овладение навыками и практическое применение знаний.
И вот теперь самое время вспомнить, что мы говорим об особом случае обучения: когда человек вынужден обучаться тому, что не является его профессиональным профилем и чуждо по складу ума. Возникает проблема апперцепции — воздействия всего накопленного опыта человека на восприятие предметов и явлений, то есть на понимание и запоминание учебных материалов влияют те предпосылки, которые были созданы ранее. И здесь не место снобизму. Если начать рассказывать менеджерам по продажам и маркетингу, что в новом релизе есть поддержка маршрутизации в IP-телефонии и LDAP, а потом продемонстрировать, как создаются отчёты в Fast Report, то скорее всего, никто ничему не научится. Так же, как вы не словите на лету план счетов, нюансы ГК РФ или принципы управления ретаргетингом в контекстно-медийной сети (я уже молчу о заучивании сотен формул расчёта прибыли, рентабельности и всех налогов РФ).
Ну и как их обучать?
Итак, вы приняли решение о внедрении нового программного обеспечения или технологии и вот вы стоите перед своим коллективом и вам нужно рассказать всем, что завтра будет лучше, чем вчера. И в эти моменты хочется стать Стивом Джобсом, который потрясающе продвигал новые технологии. И не просто продвигал, а делал самыми желанными в мире. Хотя… а почему бы не «продать» технологию сотрудникам?
Конечно, если внедряется новый станок или важный инженерный компонент на производстве, можно устроить целое мероприятие с презентацией и приятными сюрпризами, попутно рассказать о значимости и важности этой штуки, а потом приступить к обучению. Но это другие причины… А вот когда вы внедрили CRM-систему (ERP, BPM, — не важно), подобные действия вызовут как минимум настороженный негатив. Но можно собрать совещание и на нём рассказать о преимуществах для каждого конкретного подразделения, а ещё лучше провести отдельные относительно неформальные беседы в каждом отделе или департаменте. И это не должно быть уговаривание или пламенная речь, это должен быть диалог о трудностях, страхах и решениях.
Итак, предметно и по пунктам — что делать, чтобы специалисты нетехнического профиля приняли технологию и начали её эффективно использовать?
Первое, что нужно побороть — страх незнания. Сотрудники должны быть информированы, чтобы все разъяснения шли от руководителей, а не по слухам. Чем больше слухов и домыслов, тем больше у сотрудников страх и ощущения непричастности к делам компании. Поэтому на всех этапах проводите информирование: пишите на портале, говорите устно на неформальных встречах, делайте рассылки. Так вы преодолеете первичный негатив неведения и ожидания.
Устройте обучение, опираясь на вендора, новаторов и ранних последователей. Причём на первых порах оно должно быть серийным и систематическим, чтобы усвоенное не забывалось, ведь согласно исследованиям международного тренингового агентства, 50% учебного контента забываются в течение пяти недель, а 84% — в течение 90 дней.
Общайтесь и давайте время на вопросы, даже самые примитивные. Пусть это будут сеты общения во время обеда или вечернее обсуждение за горячей пиццей в конце недели, — главное, чтобы коллеги могли обменяться впечатлениями и лайфхаками работы с новым приложением.
Реальная история. В одной компании решили внедрить рекламу в AdWords (поиск в сети Google). Не было ни одного сотрудника, кто бы знал интерфейс и принципы работы в этой системе на хорошем уровне. Компания обратилась к сотруднику дружественной организации с просьбой провести обучение. Через 2 месяца стало очевидно, что чего-то не хватает, снова позвали тренера. Вопреки ожиданиям тренер не стала снова ходить по материалу — она собрала всех в переговорной и попросила каждого рассказать о выводах и наблюдениях. Такой обмен информацией внедрили на постоянной основе — и синергетический эффект привёл к росту конверсии и прокачке навыков каждого. Кстати, чуть позже этих событий стартовала первая онлайн-школа AdWords, и на готовые знания тонкости и секреты мастерства от Google легли на 5+. Так что не стесняйтесь уточнить у вендора, есть ли у него что из материалов для обучения. А если нет, создавайте и накапливайте сами!Ставьте измеримые цели обучения и оценивайте итоги, желательно в сравнении. Пусть на какое-то время интенсивность работы в системе войдёт в положительный KPI (хорошо работаешь или обучаешь — премия, есть проблемы — на зарплату не влияет).
Этот ПК сообщает, что мне необходимо проапгрейдить мой мозг, чтобы стать совместимым с этим новым ПО
Установите ключевые вехи и сроки для обучения и освоения новой технологии.
Позвольте сотрудникам консультироваться с внутренними экспертами наедине, чтобы иметь возможность задать самые дурацкие вопросы, которые на публичном обучении спросить стыдно.
Если сотруднику совсем тяжело (в силу трудностей понимания или страха показаться несведущим), подключите его к работе в команде или с конкретным сотрудником, чтобы он мог наглядно убедиться, что ничего сложного в обучении нет, и программа только облегчает труд. Можно резко дать ответственную задачу и возможность показать себя.
Опять история из жизни. Начальница отдела, переводчик и прекрасный маркетолог, ужасно боялась Hangouts и всегда просила своего зама настроить звук, видео и чат перед видеомостами (а они были постоянными). У неё была паника при виде одного этого зелёного ярлычка. Зам знал, что она прекрасно понимает алгоритм работы, но почему-то боится. И вот перед важной встречей с партнёрами заместителя вызвали к директору, а начальница, зная, что время семинара вот-вот подойдёт, настроила всё сама. Идеально. К моменту возвращения зама она уже расшарила экран и вдохновенно говорила в микрофон. Барьер был преодолён в экстремальной ситуации. И, как видите, страх может вызвать не только SAP или CRM, но и невинное простое приложение.Поставьте своей целью сделать так, чтобы работники считали внедрённую технологию преимуществом и могли бы рассказывать о ней, как о плюсе своей работы («Ведём сделки в CRM-системе, никакие документы не теряются, все звонки вовремя, а главное, сколько времени освободилось»). Покажите личные и профессиональные выгоды сотрудников от использования программы. Можно реализовать прямо в виде таблички: подразделение → проблема → решение проблемы с новым инструментом. Ни один отдел не откажется от того, чтобы ускорить свою работу и освободить руки, особенно в небольшой компании.
Если технология привела к росту производительности и росту прибыли компании, покажите это: мотивируйте сотрудников прибавкой к заработной плате или премией. Подчеркните, что это заслуга автоматизации вкупе с опытом сотрудников.
Не заставляйте осваивать всю функциональность сразу. Как и везде, здесь работает принцип Парето: 80% работы покрывается 20% функциональности. Начните с этой пятой части, и заинтересованные в результате сотрудники сами начнут осваивать остальное.
Накапливайте и сохраняйте информацию, делайте вчерашних учеников менторами новичков — пусть знания ротируются в компании и каждый вносит вклад в базу знаний и навыков. Это поможет сотрудникам лучше усвоить материал, а новичкам быстрее адаптироваться в компании.
Помните об апперцепции: проводите параллели с тем, чем сотрудник владеет хорошо. Он экономист и знает производство? Отлично! Опишите работу системы как конвейер и подчеркните, что автоматизированные бизнес-процессы это разделение труда. Он лингвист? Ещё лучше. Объясните, что внесение данных в программу похоже на изучение языка — чем больше данных внесено в компьютер, тем проще общаться с покупателями или партнёрами.
Не углубляйтесь в технические сущности и не грузите сотрудников ненужными нюансами, попросите это не делать и наставников. Человеку, работающему с CRM как пользователь, совершенно не обязательно знать особенности клиент-серверной архитектуры, коды ответов, язык SQL, команды консоли и синтаксис языка разработки. Более того, такие детали не нужны даже продажникам и маркетологам — они должны знать, какие проблемы клиентов готов решить софт, а не как он работает изнутри.
Обменивайтесь знаниями внутри компании — пусть каждый вносит что-то от своего образования и своей базовой специальности: переводит статьи, редактирует базу знаний и т.д. Это не даст особой нагрузки, но прибавит работе удовольствие, снизит уровень формальности.
Все перечисленные меры, кроме своего основного эффекта, имеют очень важный побочный: по такому отношению сотрудники поймут, что руководство заинтересовано во внедрении инноваций, видит горизонты роста, а значит, идёт вперёд и сотрудники защищены от сокращений или развала бизнеса. Поверьте, такое ощущение крайне важно в любой компании. Эдакое чувство корпоративного локтя.
Типичные ошибки обучения, которые делают все
Работая с людьми, нельзя учесть всё и не ошибиться. Кто-то может не воспринимать информацию из-за лени, а кто-то из-за личных проблем. Кто-то готов учиться, а кто-то предпочтёт уволиться на более низкую позицию. Но есть базовые ошибки, которые совершают многие.
По совету тренеров и консультантов многие руководители уходят в геймификацию (более того, некоторые CRM, например, или системы управления проектами эту геймификацию содержат внутри себя). Это симпатичный и крайне привлекательный в устах консалтера подход может обернуться неприятными последствиями:
- сотрудники не воспримут обучение всерьёз
- сотрудники будут гоняться за бонусами и выпрашивать их друг у друга
- после прекращения геймификации сотрудники могут отвернуться от ПО и потерять к нему интерес.
Уже было сказано о погружении в детали реализации программы, но бывает и обратное — желая компенсировать своё образование, сотрудник начинает изучать язык программирования, читать Танненбаума и Хабр только лишь для того, чтобы на совещаниях говорить не «формочка», а «поля ввода данных», не «сохранилось», а «синхронизировалось с центральным хранилищем». Это чревато бесполезной тратой рабочего времени, поскольку не даст никаких преимуществ при использовании софта в основной деятельности.
Поиски бюджета на обучение и внедрение систем управления знаниями LMS. Бюджет на обучение внутри компании нужен минимальный — достаточно премирования наставников и успешных сотрудников. LMS тем более не нужна — почти в каждом ПО есть базы знаний, куда можно вносить всю нужную информацию. На крайний случай, можно создать Wiki или раздел на корпоративном портале.
После того, как новая технология запущена и даже аутсайдеры обучились и подтянулись в качестве пользователей, важно обеспечить ещё несколько моментов:
- периодический обмен знаниями
- наставничество в трудных ситуациях
- поддержание базы знаний
- сохранение документации по ПО как настольной книги каждого пользователя.
Мы все получили и получаем разное образование: по зову души или по настоянию родителей. И все мечтаем стать одними, а становимся другими. Увы, не могут все переводчики работать в дип.корпусе, а все экономисты быть министрами или, на худой конец, волками с Московской Биржи. Но мы все работаем в своих компаниях над одним делом и все умеем учиться. Так вот, не важно, лирик вы или физик, просто помогайте друг другу и не останавливайтесь в обучении. Тогда результат будет радовать и морально, и материально.
Новогодняя акция на CRM-систему и другие средства автоматизации бизнеса
Если вам нужна CRM-система или другое ПО для автоматизации бизнеса, то у нас новогодние скидки. До 16 декабря — 15%, а потом будут меньше. Вот список ПО нашей собственной разработки, на который распространяется акция:
* RegionSoft CRM 6.0
* RegionSoft CRM 6.0 Media
* RegionSoft Application Server
* RegionSoft VoIP Connector
* RegionSoft Retail и RetailReplicator
* RegionSoft GeoMonitor
* RegionSoft Barman
И ещё! если принять решение о покупке лицензий быстро, 90 минут онлайнового и очень плотного обучения в подарок. Потому что без обучения — плохо, проверено тысячами внедрений.
Обратный отсчёт пошёл :-)
* RegionSoft CRM 6.0
* RegionSoft CRM 6.0 Media
* RegionSoft Application Server
* RegionSoft VoIP Connector
* RegionSoft Retail и RetailReplicator
* RegionSoft GeoMonitor
* RegionSoft Barman
И ещё! если принять решение о покупке лицензий быстро, 90 минут онлайнового и очень плотного обучения в подарок. Потому что без обучения — плохо, проверено тысячами внедрений.
Обратный отсчёт пошёл :-)
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
А вы кто?
31.94% Новатор23
40.28% Ранний последователь29
12.5% Раннее большинство9
11.11% Позднее большинство8
4.17% Консерватор-реакционер3
Проголосовали 72 пользователя. Воздержался 21 пользователь.
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
Вам приходилось обучать коллег?
59.21% Да, успешно45
31.58% Да, но не очень успешно24
9.21% Нет, не приходилось7
Проголосовали 76 пользователей. Воздержались 15 пользователей.
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
Заметна ли разница в освоении новой технологии между сотрудниками?
29.17% Да, гуманитарии правда осваивают материал тяжелее21
68.06% Да, но только по уровню лени и пофигизма49
2.78% Нет, у нас всё ровно2
Проголосовали 72 пользователя. Воздержался 21 пользователь.
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
У вас в штате есть сотрудники нетехнических специальностей?
40.32% Даже переученные на технарей есть!25
25.81% Есть, около трети16
12.9% Есть, около половины8
9.68% Есть, около двух третей6
11.29% Да я один там технарь, остальные мной пользуются7
Проголосовали 62 пользователя. Воздержались 26 пользователей.