GTD *

12 техник управления временем и задачами, помимо «Метода помидора»

Часть вторая

Правило 3-2-1. Каждый день вы фокусируетесь на трех основных задачах, двух дополнительных и одной по саморазвитию или личному росту. Помогает сосредоточиться на ключевых целях и приоритетах.

Reverse Planning. Сперва определяем желаемый результат и план шагов по его достижению. Затем каждый этап разбиваем на мелкие задачи и временные рамки. Получается ясный план действий с таймлайном.

Swiss Cheese. По аналогии с головкой швейцарского сыра с дырками, разбиваем большие и сложные задачи на более мелкие и управляемые. Остается только разрезать всё это на куски-задачи выполнить их. 

Метод Айви Ли. Разработан в начале 20-го века консультантом по управлению временем Айви Ли. Метод заключается в составлении списка из шести наиболее важных задач, которые вы выполняете за день в порядке приоритетности. Начинать нужно с первой задачи, и пока вы ее не закончите, нельзя переходить к следующей. Невыполненные задачи переносятся на следующий день.

Task batching. Это техника группировки задач, где для каждой группы выделяется свой период времени. Например, вы объединяете ответы на письма и звонки и выполняете их в установленное время. Это помогает не распыляться.

Правило 90/90/1. Метод предполагает, что вы посвящаете первые 90 минут каждого утра в течение 90 дней на работу над самым важным проектом или задачей. Это помогает создать привычку приоритизации важных задач и эффективно расходовать силы.

Часть первая — по ссылке.

12 техник управления временем и задачами, помимо «Метода помидора»

Часть первая

Техника GTD. Эта система поможет организовать все ваши задачи и освободить ум от стресса и беспокойства о них. Принцип работы с задачами по GTD в пяти шагах: сбор, обработка, организация, обзор, действие.

Метод Парето. В его основе — тезис о том, что примерно 80% результатов происходит от 20% усилий. Другими словами, большинство наших результатов происходят от небольшой доли наших усилий. Следовательно, важно сосредоточиться на этих ключевых 20% для супердостижений.

Eat That Frog. Если начать день с выполнения самой неприятной задачи — буквально «съесть эту лягушку», — то остальные задачи покажутся легкими по сравнению с ней. Помогает избежать прокрастинации и повышает продуктивность.

Time Blocking. Этот метод заключается в разделении рабочего дня на временные блоки под конкретные задачи. Например, вы можете зарезервировать отдельные отрезки для работы над проектом, ответов на письма, звонков и т. д. Это помогает создать структуру и фокусироваться на конкретных задачах.

Zero-Based Calendar. Этот метод предполагает, что вы планируете каждый час рабочего дня заранее, не оставляя пустых слотов. Так не остается места для пустой траты времени и простоев.

2-Minute Rule. Этот метод предложен в книге Getting Things Done. Он гласит, что если задача занимает менее двух минут, ее следует выполнить немедленно, а не откладывать на потом. Это помогает избежать скопления небольших задач и повышает производительность.

? Ещё раз об интеграции Notion и Apple Shortcuts

Пару лет назад я рассказывал, как можно использовать Apple Shortcuts, чтобы настроить быстрое добавление записей в инбокс. А в прошлом году поделился шаблоном, где для использования достаточно вставить токен notion и идентификатор базы. Но вчера я заметил, что теперь даже этого делать не нужно.

Наконец-то, Notion добавил готовые экшины для добавления записей в Inbox, всё настраивается за минуту.  Жаль, что новый способ работает только на телефоне, приложение Notion для Mac не поддерживает эти действия.

Как реагировать на обесценивание

Периодически в моей жизни появляются люди, которые осознанно или нет тыкают в меня острой палкой и пытаются обесценить. Пишут гадости в комментариях или говорят их в лицо.

Первая мысль - ответить хейтеру и поставить его на место.

Вот только нет у меня нет никакого желания атаковать человека в ответ. Я понимаю, какая огромная боль и одиночество стоит за таким поведением. Это его беда, а не вина.

Как же отреагировать на агрессивное обесценивание правильно?

Не надо воспринимать людей, критикующих Вас, как врагов. Нужно воспринимать их как своих учителей. Если Вас что-то цепляет, значит у Вас что-то торчит.

Это "что-то" называется Ваше Эго, которое начинает раздуваться от популярности или собственных фантазий о ней. Появляется гиперчувствительность к критике, неприятие чужого мнения и желание отстоять свою правоту любой ценой.

Вот тогда появляются “хейтеры”. И в комментариях, и в жизни. Вот это раздувшееся Эго они и подсвечивает.

Именно “хейтеры” помогают нам сохранить объективный взгляд на себя и не впасть в гордыню, болезненные иллюзии собственного величия.

Понимание этого простого факта меняет все!

Лично у меня вместо злобы и раздражения появилось внутри тепло и чувство благодарности.

Не важно, что Вы отвкетите. Гораздо важнее, что Вы при этом почувствуете. Наполнитесь ли ядом злобы и сомнений или выработаете иммунитет к обесцениванию и лести, который позволит Вам объективно относится к себе и другим, признавать свои слабости и ошибки и идти вперед!

Круговорот обесценивания в природе

Знаете, почему Вас часто пытаются обесценить, помножить на ноль и обвинить в некомпетентности?

Люди это делают, чтобы не чувствовать собственной неполноценности и ущербности. Они хотят, пусть на краткий миг, почувствовать себя хорошими и достойными людьми.

Я не могу себе представить самодостаточного и довольного собой и жизнью человека, обесценивающего кого-то другого.

Обесценивание срабатывает только в том случае, если жертва уже уязвима, сомневается в себе и своих способностях. Внутренний критик просыпается и начинает грызть человека изнутри.

А потом жертва превращается в агрессора и сама начинает обесценивать других, чтобы поправить пошатнувшуюся самооценку.

Обесценивание заразно. Оно передается от человека к человеку, распространяясь как пожар. Причем, люди делают это автоматически, даже не отдавая себе отчета, что причиняют кому-то боль.

Есть только один способ это остановить - перестать обесценивать самого себя. Перестать концентрироваться на промахах и ошибках, начать видеть свои успехи и достижения. Осознать и принять свою ценность, которая не зависит от чужих оценок. Снять себя с тормоза, наконец.

Тогда Вы легко сможете проигнорировать чужое обесценивание, помножить его на ноль и пойти дальше, к новым успехам, не тратя свое время и энергию на ненужные разборки с самим собой и другими.

Люди не рождаются лидерами и творцами. Они становятся ими!

Некоторым повезло в детстве. Их хвалили за любые начинания и не ругали за ошибки. Они выросли в самостоятельных людей с внутренней опорой на самого себя и базовым доверием к миру. Они могут созидать и вести других за собой.

Вот только много ли Вы знаете таких людей?

Гораздо больше тех, которым не так повезло. Они так и не смогли вырасти. В глубине души они остались маленькими детьми, которым не хватило внимания и поддержки, чтобы расти и развиваться, не бояться делать первый шаг и пробовать новое.

У них тоже много внутренней энергии. Они тоже могли бы быть лидерами, созидателями и творцами. Но их энергия полностью уходит на борьбу с внутренними конфликтами, страхами и запретами, на борьбу с самим собой.

Это сжатая пружина, которая разворачивается с огромной силой, если убрать все те проржавевшие болты, которые ее так долго сдерживали. Вот тогда освобождается такое количество энергии, которое не заметить и не использовать по назначению просто невозможно.

Как будто у Сизифа отобрали камень и сказали: “Ты свободен. Ты можешь делать все, что ты хочешь. Весь мир перед тобой!”

Стоит только снять себя с тормоза, избавиться от внутренних страхов и запретов. Разрешить себе быть!

Быть лидером, созидателем и творцом.

Оставить прошлое в прошлом и сделать шаг в будущее.

Вы готовы сделать этот шаг?

Как перестать себя обесценивать и начать жить и работать в свое удовольствие

Раньше я часто обесценивал себя и свою работу. Поэтому выработал ряд правил, которые помогают мне не скатываться в негатив и самобичевание.

? Записывайте и перечитывайте свои достижения. Я делаю это в Телеграмм.
? Не обобщайте (Я ничего не умею). Найдите, чем конкретно Вы недовольны и как это исправить.
? Ставьте реальные и достижимые цели. На день. Неделю. Месяц. 
? Хвалите себя за все, что сделало Ваш день лучше.
? Смотрите на себя как на победителя (что имеем то и было целью).
? Создайте опору внутри себя на прошлое и настоящее. (Я сделал, я делаю)
? Не предсказывайте будущее (Я не справлюсь). 
? Будьте активным. Воплощайте мечты в жизнь. Пробуйте новое.
? Не откладывайте. Делайте сразу.
? Сместите акцент с вопроса «Кто я?» на вопрос «Что я делаю?», «С кем делаю?»,  «Для кого делаю?».
? Не замыкайтесь в себе, идите к людям.
? Проявляйтесь. В соцсетях, на конференциях. В личном общении.
? Будьте внимательны и к своим чувствам, и к чувствам других
? Не пытайтесь помочь, если Вас об этом не просят.
? Составьте список людей, к которым вы можете обратиться за помощью по разным вопросам
? Определите для себя, чем хотите и можете помочь другим Вы.
? Не сравнивайте. Если Вы видите чужой успех - мысленно похвалите человека. Он тоже молодец!
? Не общайтесь с теми, кто Вас обесценивает. Удаляйте их из своего окружения и из друзей в соцсетях.

А как Вы себе помогаете сохранять позитив и веру в себя?

После того, как вы становитесь лидом, у вас резко возрастает объем информации, который нужно обрабатывать. В этом помогут следующие инструменты:

Календарь. Используйте его, чтобы планировать встречи со своей командой, проводить встречи один на один, общаться с другими отделами в ходе согласований, бронировать время для себя (обед или сессия какой-либо работы). Обязательно используйте автоматические напоминания. Главное помните, что календарь - это не список дел.

To-Do-List. Создавайте приортизированные списки дел, которые необходимо выполнить в течение дня или недели. Заносите туда даже самые банальные вещи, которые кажутся глупыми: "Проверить борду спринта". Чем меньше вы будете держать в голове, тем проще вам будет сосредоточиться на деле.

Почтовый ящик. При работе с внешними сторонами и внутренними заказчиками обязательно нужно использовать почту, чтобы фиксировать договоренности. Так, вы не только получаете артефакт, но понимаете, что все договоренности могут быть найдены в одном месте. Не нужно будет ходить по сотням чатиков и искать нужное сообщение.

Хранилище информации. Когда вы каждый день пропускаете через себя много информации, вы очень быстро теряете какие-либо идеи, хорошие мысли, замечания и советы. Поэтому закидывайте их в хранилище, а потом при удобном случае структурируйте их.

Сделайте работу с этими инструментами ежедневным ритуалом, и вам станет гораздо легче работать.