В организациях зачастую можно наблюдать картину, когда разные отделы используют разные системы создания и ведения документации. Это ведет к нескольким проблемам: 
•   Отсутствие контроля структуры и содержания документа.
•   Проблема совместимости файлов и форматов.
•   Отсутствие единого хранилища и версионированию.
•   Замедление согласования из‑за отсутствия интеграции с системами электронного — документооборота.
•   Дублирование документов.
•   Сложность с отчетностью и аудиторскими проверками — документы, в т.ч. архивные, не хранятся централизованно.
•   Дополнительные затраты для обучения персонала и поддержке нескольких систем. 
Как можно решить всю совокупность этих проблем? Лучшим вариантом является гибкая система документооборота с возможностью согласования документов прямо в системе, единым хранилищем документов (в том числе архивных) и возможностью отслеживания версий документов, которая может быть использована во всех отделах компании, чтобы не увеличивать количество используемых инструментов и затраты на поддержку систем в компании. И на рынке есть система, удовлетворяющая всем этим запросам — это Сфера.Документы. 
Рассмотрим конкретный бизнес‑сценарий, когда административно‑хозяйственному отделу (АХО) нужно закупить мелкое оборудование для ремонта офиса.