Добрый день, коллеги!
Хотелось бы поговорить о том, как можно улучшить работу с электронной почтой в организациях. Пост достаточно краткий, если поднятая тема будет интересна аудитории, за которым последуют более детальные. Здесь нет анализа конкретных решений, обсуждается только сама постановка вопроса, что удобно, а что нет.
Мы настолько привыкли к электронной почте, что воспринимаем ее как данность. Конечно, не только сам факт ее существования, но и функциональные возможности. А может привычка немного мешает увидеть потенциал развития?
Технологически электронная почта представляет собой совокупность программы, принимающей и отправляющей сообщения (Mail Transfer Agent, MTA), например, Postfix, программы, хранящей принятые сообщения (Mail Delivery Agent, MDA), например, Dovecot и программы, формирующей сообщения для отправки и представляющей в пользовательском интерфейсе принятые сообщения (Mail User Agent, MUA). MUA может также являться хранилищем отправленных и полученных сообщений. Это привычная ситуация, когда мы используем, к примеру, Outlook, и храним все отправленные и полученные сообщения на своем персональном компьютере.
Для компании важно, чтобы электронная переписка сотрудников стала частью ее информационной системы. Это подразумевает единое хранилище переписки сотрудников, возможность коллективной работы с письмами и другие возможности, которые мы обсудим.
Первая задача – единое хранилище. Почтовые агенты, например, Outlook, формируют сообщение и передают его непосредственно MTA, сохраняя отправленное сообщение у себя. Таким образом, для сотрудников мы имеем набор почтовых сообщений, хранящихся на разных компьютерах. Единство данных отсутствует. Аналогично устроены и так называемые программы веб-интерфейса, с тем отличием, что они сохраняют в отдельной базе данных отправленные письма, а принятые хранятся в MDA, и программа обеспечивает вывод данных в пользовательском интерфейсе.
Решение задачи обеспечения единого корпоративного хранилища электронных сообщений достаточно очевидно. Необходимо использовать единый корпоративный почтовый агент, задачей которого будет хранение всех отправленных и полученных электронных сообщений для данного домена. При этом отдельные его пользователи (разные адреса на одном домене) используют его интерфейс для чтения поступивших писем и для формирования своих почтовых сообщений.
Таким образом, корпоративный почтовый агент (Corporate Mai User Agent, CMUA) взаимодействует непосредственно с MTA и MDA, при этом сохраняя отправленные и полученные письма всех сотрудников. Реализация достигается написанием веб-портала, в базе данных и файловой системе которого хранятся все письма пользователей и который умеет передавать письма для отправки посредством MTA и снимать полученные письма, взаимодействуя с MDA.
Итак, мы имеем общую базу данных всех писем компании. Это уже хорошо. С базой данных работать легче, можно организовать сортировку, поиск, архивирование, привычное занятие для программиста.
Вторая задача – расширение возможностей коллективной работы. Что мы видим сейчас на рынке, подразумевая инструменты коллективной работы для электронной почты? Общие контакты, общее хранилище файлов, календари. Маловато инструментов для коллективной работы. Поэтому компании используют другие программы – системы управления проектами, управления заданиями, заявками и т.п. При этом почта работает в параллельном режиме. Приходилось вам получать задание или просьбу от коллеги по электронной почте, а не по системе управления заданиями? Коллективная работа подразумевает возможность согласования, делегирования исполнения своему коллеге, поставив фишку. Это уже ближе к привычному стилю работы с документами. Или присвоить письму атрибут, что оно относится к определенному проекту, чтобы потом было удобно отсортировать все подобные письма. Или формирование письма-задания, письма-заявки с возможностью согласования и мониторинга.
В общем, задача состоит в расширении функционала электронной почты для превращения ее в реальный инструмент коллективной работы, ее интеграция в бизнес-процессы компании. Плюс к тому, хотелось бы простоту во внедрении и работе, и чтобы все через веб. И чтобы эта программа ставилась на любой хостинг, даже виртуальный, работала с любыми почтовыми серверами (MTA, MDA), которые в наличии у вашего провайдера хостинга.
О том, что и как сделано – в следующих постах.
Хотелось бы поговорить о том, как можно улучшить работу с электронной почтой в организациях. Пост достаточно краткий, если поднятая тема будет интересна аудитории, за которым последуют более детальные. Здесь нет анализа конкретных решений, обсуждается только сама постановка вопроса, что удобно, а что нет.
Мы настолько привыкли к электронной почте, что воспринимаем ее как данность. Конечно, не только сам факт ее существования, но и функциональные возможности. А может привычка немного мешает увидеть потенциал развития?
Технологически электронная почта представляет собой совокупность программы, принимающей и отправляющей сообщения (Mail Transfer Agent, MTA), например, Postfix, программы, хранящей принятые сообщения (Mail Delivery Agent, MDA), например, Dovecot и программы, формирующей сообщения для отправки и представляющей в пользовательском интерфейсе принятые сообщения (Mail User Agent, MUA). MUA может также являться хранилищем отправленных и полученных сообщений. Это привычная ситуация, когда мы используем, к примеру, Outlook, и храним все отправленные и полученные сообщения на своем персональном компьютере.
Для компании важно, чтобы электронная переписка сотрудников стала частью ее информационной системы. Это подразумевает единое хранилище переписки сотрудников, возможность коллективной работы с письмами и другие возможности, которые мы обсудим.
Первая задача – единое хранилище. Почтовые агенты, например, Outlook, формируют сообщение и передают его непосредственно MTA, сохраняя отправленное сообщение у себя. Таким образом, для сотрудников мы имеем набор почтовых сообщений, хранящихся на разных компьютерах. Единство данных отсутствует. Аналогично устроены и так называемые программы веб-интерфейса, с тем отличием, что они сохраняют в отдельной базе данных отправленные письма, а принятые хранятся в MDA, и программа обеспечивает вывод данных в пользовательском интерфейсе.
Решение задачи обеспечения единого корпоративного хранилища электронных сообщений достаточно очевидно. Необходимо использовать единый корпоративный почтовый агент, задачей которого будет хранение всех отправленных и полученных электронных сообщений для данного домена. При этом отдельные его пользователи (разные адреса на одном домене) используют его интерфейс для чтения поступивших писем и для формирования своих почтовых сообщений.
Таким образом, корпоративный почтовый агент (Corporate Mai User Agent, CMUA) взаимодействует непосредственно с MTA и MDA, при этом сохраняя отправленные и полученные письма всех сотрудников. Реализация достигается написанием веб-портала, в базе данных и файловой системе которого хранятся все письма пользователей и который умеет передавать письма для отправки посредством MTA и снимать полученные письма, взаимодействуя с MDA.
Итак, мы имеем общую базу данных всех писем компании. Это уже хорошо. С базой данных работать легче, можно организовать сортировку, поиск, архивирование, привычное занятие для программиста.
Вторая задача – расширение возможностей коллективной работы. Что мы видим сейчас на рынке, подразумевая инструменты коллективной работы для электронной почты? Общие контакты, общее хранилище файлов, календари. Маловато инструментов для коллективной работы. Поэтому компании используют другие программы – системы управления проектами, управления заданиями, заявками и т.п. При этом почта работает в параллельном режиме. Приходилось вам получать задание или просьбу от коллеги по электронной почте, а не по системе управления заданиями? Коллективная работа подразумевает возможность согласования, делегирования исполнения своему коллеге, поставив фишку. Это уже ближе к привычному стилю работы с документами. Или присвоить письму атрибут, что оно относится к определенному проекту, чтобы потом было удобно отсортировать все подобные письма. Или формирование письма-задания, письма-заявки с возможностью согласования и мониторинга.
В общем, задача состоит в расширении функционала электронной почты для превращения ее в реальный инструмент коллективной работы, ее интеграция в бизнес-процессы компании. Плюс к тому, хотелось бы простоту во внедрении и работе, и чтобы все через веб. И чтобы эта программа ставилась на любой хостинг, даже виртуальный, работала с любыми почтовыми серверами (MTA, MDA), которые в наличии у вашего провайдера хостинга.
О том, что и как сделано – в следующих постах.