Привет, Хабр! Меня зовут Александр Антипов, я продакт-оунер MWS Tables.
Раньше казалось, что «опытные пользователи ПК» — исчезающий вид, но реальность другая: сегодня сотрудники не просто работают с технологиями, а сами автоматизируют рутинные процессы. Без разработчиков и сложных систем — с помощью макросов, таблиц, SharePoint и других инструментов.
Полтора года назад мы в МТС создали для таких кейсов MWS Tables — внутреннюю платформу самостоятельной автоматизации. В этом посте — реальные примеры, как MWS Tables уже применяется на практике. Я покажу, как с помощью MWS Tables реализовали единый реестр для работы с качеством данных, централизованную систему по менеджменту IT-проектов и собственный таск-трекер. Все подробности — под катом.
MWS Tables — продукт для создания бизнес-приложений без программирования, построенный на привычном пользователям табличном интерфейсе. Мы разработали его специально для цифровизации и автоматизации операционной деятельности, быстрой проверки гипотез и запуска MVP. Подробнее о продукте и его особенностях можно прочитать в этом посте. А теперь перейдем к кейсам.
Создание единого реестра
Группа развития методологии по работе с данными собирает и фиксирует требования к качеству данных (DQ) у продуктовых команд и среди их потребителей. Затем собранную информацию обрабатывают внутри DataOps-платформы, которая объединяет инструменты для потребления, хранения, преобразования и визуализации данных.
Изначально продуктовые команды самостоятельно автоматизировали свои проверки, делая им краткое описание в Confluence. Все делали записи по-своему, а доступ к ним имели только собственные технические специалисты. Не существовало общего понимания, какие проверки внедрили, кто за них отвечает и как они вообще связаны с продуктами. Информацию о них невозможно было применять для улучшения процессов.
Конечно, это приводило к проблемам. Отсутствовала прозрачность, лидеры кластеров и центра компетенций не могли оценить реальную картину. В результате в 2023 году коллеги, работающие с DQ, решили стандартизировать фиксацию требований к DQ и запустили пошаговые изменения:
Создание шаблона. Вместе с лидерами кластеров разработали общую структуру, согласовали ее с командами продуктов и утвердили как обязательный стандарт.
Создание централизованного реестра. Разработка отдельного сервиса потребовала бы значительных ресурсов, поэтому решили использовать имеющийся внутренний инструмент. Все продукты получили обязательную задачу внести свои требования в MWS Tables.
Минимизация рисков потери данных. Важно было не допускать случайного удаления или изменения записей. Поэтому сделали каждому кластеру свой реестр и настроили автоматическое объединение данных из них. Также обеспечили механизм регулярного копирования — раз в сутки система очищает общий реестр, заново загружает данные из кластерных и отправляет резервную копию на почту ответственным за качество. Так информацию можно гарантированно восстановить, даже если что-то сломается или удалится.
Подключение общего списка продуктов. Теперь данные подтягиваются автоматически — сотрудники не вводят их вручную, а используют стандартизированные коды. Это исключает ошибки в названиях и статусах.
Создание дашбордов DataOps.BI со сквозной аналитикой по всему направлению DQ, включая этап сбора требований.
Интеграция аналитических инструментов. Реестр данных теперь загружается в Big Data, где объединяется с другими источниками. Благодаря этому построили сквозную аналитику, чтобы видеть актуальные требования к DQ для каждого продукта, оценивать итоги проверок и выявлять расхождения с реальностью. Теперь для просмотра доступна вся информация, можно фильтровать данные и анализировать статусы.
Результаты внедрения MWS Tables:
почти 170 продуктов внесли свои данные в реестр на базе MWS Tables;
всего зафиксировано и стандартизировано более 15 000 требований;
все администраторы данных в экосистеме получили доступ к единому реестру;
сократили время на поддержку артефактов DQ;
создали единую базу для работы в режиме реального времени;
настроили дашборды DataOps.BI со сквозной аналитикой по всему направлению.
Переход к централизованной системе управления проектами
Коллеги из пресейла решили собрать все рабочие процессы в одном инструменте. В тот момент IT-проекты требовали объединения решений от МТС, внешних вендоров и партнеров. Каждая интеграция длилась от полугода до года.
Единой системы для удобного управления долгосрочными проектами не существовало. Информация размещалась в целом зоопарке систем — от почты до Excel. В разных подразделениях и регионах ее фиксировали в разных форматах, что еще сильнее путало и усложняло ситуацию. По этой причине не было удобного механизма контроля за реализацией проектов.
На базе MWS Tables решили объединить функциональность CRM и систем управления проектами. Для этого создали одну точку хранения данных и раздали персонализированные доступы, чтобы не было путаницы со своими и чужими проектами. Теперь сотрудники видят только собственные проекты, а руководители — проекты подчиненных. Плюс есть разбивка по регионам.
В результате на работу с MWS Tables перешло более 100 сотрудников. Теперь все проекты, а их более 3 400, структурированы и ведутся в едином формате. Наконец автоматизировали сбор и анализ данных. В придачу можно в любой момент экспортировать информацию в Excel для дополнительной обработки.
Благодаря унификации стало проще анализировать ход проектов: отслеживать выполнение планов, контролировать нагрузку и статусы. Выросла конверсия — появилась возможность увидеть, какие проекты не доходят до реализации, и разобраться, почему так происходит.
Ключевое преимущество MWS Tables: можно быстро запрашивать обновленные данные по проекту и получать информацию за два часа, а не за несколько дней, когда они вручную собираются из разных источников.
У сотрудников теперь есть удобные формы для быстрого добавления данных с оперативным доступом и редактированием. Все изменения вносятся в режиме реального времени, а коллеги видят их мгновенно. Новые столбцы можно создавать онлайн: если появляется необходимость внести дополнительный параметр в таблицу, это делается за несколько секунд. Также есть мобильные формы. Теперь, находясь в дороге или на встрече, можно быстро внести информацию прямо со смартфона.
Сейчас разрабатывается решение на базе MWS Tables, где задачи будут вынесены в отдельное пространство и появится диаграмма Ганта для отслеживания сроков. В планах также создать общую систему с описанием проекта, ключевыми материалами, вложениями, историей встреч и важными решениями.
Пока что данные вносят вручную. Но мы уже ищем способы автоматического подтягивания информации по сделкам, например через интеграцию с CRM. Уже ведем работы по подключению роботов для верификации данных.
Результаты внедрения:
данные структурированы и доступны в удобном формате;
скорость сбора информации по проектам сократилась с недель до пары часов;
прогнозирование выручки стало точнее;
настроили гибкую систему прав и доступов с назначением ролей;
реализовали автоматизированные отчеты и аналитику по проектам;
ввели унификацию по названиям регионов, справочники для сотрудников;
появилась возможность совместной работы и отслеживания изменений.
Таск-трекер
Центр внедрения автоматизации МТС создали в начале года, и на старте он не имел четкого рабочего процесса и единого инструмента для ведения задач. Они фиксировались в разных местах или передавались устно, из-за чего сложно было отслеживать статус их выполнения. Также нужна была витрина, где все сотрудники могли бы видеть актуальную информацию.
Рассматривали два варианта: Jira и MWS Tables. Решили использовать внутренний инструмент. Цели внедрения системы ставили такие:
создать единый список поручений, в котором можно вести учет всех задач;
обеспечить открытый доступ к данным без сложных настроек прав;
реализовать быстрое добавление и обновление информации;
внедрить гибкую систему контроля и аналитики.
В результате создали централизованный список, где все поручения фиксируются в одной таблице. Для каждой задачи вносятся: название, контекст с описанием проблемы, ответственный сотрудник, владелец процесса и статус выполнения.
Чтобы было удобнее, сделали канбан-доску с ограничением числа одновременных задач. Все поручения отображаются в виде карточек, которые перемещаются по этапам: анализ, разработка, согласование и т. д. Благодаря доске можно отслеживать, какие задачи находятся в работе, а какие уже выполнены. Каждый сотрудник видит только свои карточки, а руководители — еще и подчиненных.
Также создали витрину с поручениями, доступную всем. Теперь любой карточке можно сделать публичное представление. С ее помощью все сотрудники отслеживают и фильтруют задачи, ищут нужную информацию.
На витрине отображаются все активные поручения и их статусы: список, различные представления данных с разбивкой по блокам и так далее. Также в каждой задаче прописали критерии для перехода на следующий этап. Это позволяет избежать путаницы и недопонимания.
С MWS Tables сотрудники могут быстро заводить поручения через формы. Заполняются они моментально, и вся информация сразу же попадает в реестр.
А чтобы было удобнее управлять потоком задач, есть система сбора статистики. Она фиксирует, сколько времени ушло на каждый этап, позволяет просмотреть историю. Также анализирует, какие задачи заблокированы и почему, какое среднее время выполнения, создает список самых долгих задач, на которые стоит обратить внимание.
Результаты внедрения:
полностью исключили хаос в менеджменте поручений — теперь все в едином пространстве;
сделали явные правила и метрики для управления потоком задач;
сократили время на внесение задач — команды быстро создают и обновляют их;
добились прозрачности процессов — любой сотрудник может видеть статус поручений и текущую повестку;
создали понятную визуализацию с помощью витрины карточек;
организовали быстрый доступ к аналитике — можно отслеживать выполнение задач, увидеть проблемные места;
автоматизировали сбор данных — больше не нужно вручную фиксировать время.
Я описал три распространенных бизнес-кейса, которые решают чаще всего через долгий и дорогой путь in-house-разработки. Мы в МТС пошли другим путем и выбрали собственный low-code-продукт, который каждая команда адаптирует под свои потребности. В результате экономим ресурсы и можем быстро реализовывать нужную функциональность. Если появились вопросы о том, как применить инструмент в вашем кейсе, пишите в комментариях — ответим. Ну а мы вскоре опубликуем еще несколько кейсов по использованию MWS Tables.
