Pull to refresh

Comments 28

Ээээээ, простите, а в каком месте здесь обнаруживается безбумажная технология?
У меня самого проблема «бумаги» и было бы интересно почитать о том как с этим борются другие, но вы пока описываете только как сортировать бумажные документы.
Я как раз отказываюсь от того, чтобы сортировать бумажки, в пользу работы с электронными копиями (сканами). А бумажные оригиналы я просто складываю в коробку для бумаг и забываю о них, пока они мне не нужны. Чтобы найти нужную мне бумажку, я просто смотрю на дату создания файла и на его имя (типа img00135.tiff) и нахожу его в коробке между img00134.tiff и img00136.tiff.

Другими словами, в коробке с архивом бумаги лежат в том порядке, в котором я их сканировал, а на моем компьютеры сканированные копии разложены по папкам. Если мне надо найти оригинал бумаги, я смотрю на номер файла и лезу в коробку.
Чтобы пользоватся этой технологией нужно нанимать отдельного человека — времени на работу не будет :(

Самая классная вещь для этого Yep. Пока только на мак. Активно юзаю, очень приятная программка.
И еще хотелось бы услышать про инструменты работы с электронными (отсканированными) документами, чтобы можно было и поиск организовать, узнавать какие доки уже можно выкинуть и т.п.

Понятно, что на полностью безбумажную технологию пока невозможно, но важно знать какие инструменты можно использовать, чтобы облегчить себе жизнь.
как вариант, можно воспользоваться Evernote. Я настроил свой сканер так, что при нажатии кнопки scan на сканере, он сканирует и отправляет этот док в Evernote, а потом уж в Evernote можно навешать различные теги на заметку и производить поиск по этим документам(по-крайней мереанглийские слова находит)
Спасибо за наводку. Для документов на английском, наверно, идеальный вариант. Русские теги нужно самому дописывать, как я понимаю, но всё равно отличная штука (и, наверно, единственная для меня причина установить Леопарда).
посмотрите продукты на eos.ru, на себя часть функционала прикините

сам не против избавиться от бумаги вообще — наверное для использования был бы идеален compaq tc100 (ixbt.com/portopc/compaq-tc100.shtml) + hp scanjet 4670 (или более мобильный вариант вроде dsmobile 600, а может вообще planon docupen rc800 + printstik ps910 (если только мфу такого размера уже не сделали;)))… tc100 ставится рядом с основным рабочим местом и туда все, бумажное переносится, всегда можно снять с базы/клавы и пойти в другом месте посидеть или в сумку да поделам; для рецепшена или секретаря-делопроизводителя тоже идеальный вариант дополнение tc1000+hp4670
неплохо организует кучу бумаги ;)
К сожалению, насколько я понимаю, бумажки все равно хранить придется т.к. у нас пока что электронные сканы этих же документов не имеют никакой юридической силы. Их полезно сохранять чтобы «не забыть», но вот использовать их как доказательства чего-либо невозможно.
я могу и ошибаться, но мне кажется что хороший секретарь поможет справиться с проблемой кучи бумаг…
ну или не секретарь, но человек который будет это делать. навыков особых не нужно. платить много не нужно будет, мне так кажется. но как обязанность — в срок, предположим 10-30 минут, добыть нужный Вам документ. и в принципе пускай за сортировку доков болит голова у этого человека. по крайней мере это будет его прямая обязанность.
я, наверное, поступил бы именно так.
Не поверите насколько высокооплачиваемы сейчас секретари и курьеры. К тому же бумаги занимают значительно меньше пространства чем рабочее место секретаря ;)
Секретарь дома — по моему это слишком.
Да и если уволится секретарь, то головной боли станет больше чем во времена до него. Потому как надо будет втыкать в чужие методы сортировки.
Идея хорошая. К тому же есть доступ к ним с любой точки планеты, где есть интернет.
Мы в использовали для хранения ТЗ — и нам проще (можем одновременно редактировать) и клиентам видно что сделано, что нет.
Сканировать документы с распознаванием, поставить локальный Яндек.Сервер, и не надо никаких тегов.
В принципе, так всё и задумано. Со своей спецификой: у меня дома 2 мака и файловый сервер qnap.
Я вот думаю немного технологию поправить:
Вобщем суть такова Сортируем их по дате прихода с помощью таблички, в табличку вносим реквизиты и суть, разделяем их по месяцам (если их не очень много) цветными бумажками.
табличка думаю типа:
Дата || Контрагент || Сумма || Тип документа || Примечание
Ну и если еще чего то нужно тоже вставляем в итоге если нам надо получить договор с васей на 10 000 руб делаем выборку/поиск, получаем нужный месяц, там и смотрим, обратно ложим также. Ну и как писал топикстартер на каждую бумажку клеим дату принятия. Как вариант конечно можно еще сканировать, но думаю это лишние трудозатраты.
Еще раз повторю, что целью является работа с документами в электронном виде, ибо мне так удобнее. Я бы мог после сканирования отправлять бумажки в шредер, но, к сожалению, для некоторых действий нужно иметь бумажные оригиналы документов.

Такие документы, как договора, накладные и прочие бухгалтерские документы успешно обрабатываются и сортируются другими сотрудниками, а ко мне попадают другие документы, которые не так явно классифицируются. Оригиналы некоторых из них и хранить не обязательно.
moominpappa, а насколько это серьезная для вас проблема? вы можете сказать сколько вы теряете $ из-за этой проблемы и готовы ли платить за ее решение?
В книге расписано, как хранить не только документы, но и как упорядочить все дела.
Читал, пробовал применить, не получилось. И не только у меня, как я подозреваю))
UFO landed and left these words here
Забавно. Вместо того, чтобы рассортировывать корреспонденции по папкам, предлагается:
1) сканировать
2) раскладывать сканы по папка на компьютере
3) наклеивать ярлыки и раскладывать бумаги по ящикам

И где тут упрощение? :)) Одна операция заменяется на три, причём каждая из трёх не намного уступает по тредоёмкости той операции, которую требуется заменить :))
Где вы видели, чтобы я обещал упрощение? :) На самом деле, те бумажки, которые ясно, откуда и для чего, те же квитанции на квартплату, выписки из банка, гарантийные талоны и т.п. уже давно разложены по папкам, ящикам и шкафам. Основную головную боль мне причиняют разные странные бумаги, которые непонятно куда подшивать, но и выбрасывать нельзя. Примеры? Письмо из налоговой о недоплате налога на автомобиль. Налог доплатил, куда письмо девать? А квитанцию? Рекламный буклет. Анкета сотрудника. Сопроводительное письмо для дисконтной карты с адресами магазинов. Раздаточные материалы с семинара. Копия паспорта родственника. Доверенность (может, понадобится, а может, и нет). Расписка в получении денег. Конверт с пин-кодом. Акт экспертизы. Письмо с претензией. «Письмо счастья» из ПФ РФ. Предложите под каждую бумажку папку заводить?
может быть технологии делопроизводства помогут? :) входящий номер, исходящий и т.д. Тогда и табличка появится и документы можно в кучу валить, формируя по определенным правилам имена файлов, а в экселе на основе этих вх.№ и т.п. реквизитам формировать ссылку на файл. Итог — минус куча папок и директорий, порядок с номерами и датами?
Only those users with full accounts are able to leave comments. Log in, please.