Всем привет! Типичная ситуация сложилась в компании, в которой я работаю. В бухгалтерии вечный аврал, людей не хватает, все занимаются чем-то безусловно важным, но по сути бесполезным. Такое положение дел не устраивало руководство.

Если подробнее, то проблема в том, что ресурсов бухгалтерии не хватает на текущие задачи, а выделять ставки под новых людей никто не хочет. Поэтому сверху приняли решение порезать некоторые задачи и освободить время бухгалтеров для более полезных дел. Под нож попала такая работа как сканирование и распознавание документов, копирование, внесение их в прочие рутинные радости.

Так передо мной, как аналитиком, встала задача: найти решение для распознавания документа типичного для моей компании — счет-фактуры — структурировать его в имеющиеся хранилища, а также в 1С. Решение, которое будет удобным, понятным, и не влетит компании в копеечку.

Опыт получился занятным, решил поделиться тем, что удалось собрать. Возможно я что-то упустил, поэтому велком в комментарии, если есть, что добавить.

Привет! Тема с RPA становится всё более хайповой. Принцип работы программных роботов и отличие RPA от других способов автоматизации освещаются на тематических порталах. Я же решил сосредоточиться на подходах к моделированию RPA-процессов. Для примера выбрал процесс регистрации счета покупателю. Остановился именно на нем, так как этот процесс универсален и актуален для компаний любой отрасли и масштаба.

Обобщенно регистрацию счета можно представить так:

1. Менеджер по продажам отправляет бухгалтеру заявку на счет.
2. Бухгалтер создает счет в учетной системе, формирует печатную форму счета и высылает ее обратно менеджеру.
3. Если с покупателем ведется обмен электронными документами, то бухгалтер создает и отправляет ему счет в системе ЭДО.

Сегодня много говорят о решениях для автоматизации бизнеса. Но, если по-честному, многие ли из менеджеров (топ или пониже – неважно) действительно разбираются в том, чем различаются СЭД, ECM, CRM, BPM и другие аббревиатурные ИТ-системы? Если вы с уверенностью ответили да, объясните – для кого все эти обзоры, ролики, вебинары о том, что это за решения, как и для чего с ними работать?

Здесь нет ничего предосудительного на самом деле. Как ни крути продукты сложные. Разобраться в сути и предназначении ИТ-систем, а уже тем более подобрать и внедрить продукт у себя всегда было непросто. Однако с развитием классических систем, функционал которых теперь во многом дублирует возможности другого класса решений, сделать это стало еще сложнее, и вот почему.

Известно, что контуры проектного управления как современной научно-инженерной дисциплины начали оформляться в 50-х годах XX века в США. В этот период было положено начало методике календарно-сетевого планирования.

Однако не стоит забывать, что еще в 20-х годах активными темпами развитие проектных технологий шло и у нас. Страна с крупнейшей в мире плановой экономикой, СССР с 30-х годов прошлого столетия начал реализовывать ряд масштабных проектов, а названия некоторых стали известными на весь мир.

Немногим известно, что в СССР существовала отдельная дисциплина под названием «Научная организация труда» (сокращенно – НОТ), включавшая в себя ключевые методы и инструменты проектирования, которые успешно применяются сегодня в PMBok.

Но обо всем по порядку.

– «У каждого должна быть своя цель» – таков лозунг нашего времени. Движение к определенной цели придает жизни смысл.

Проблема в том, что целеполагание, как и любое явление массового характера, опирается, как правило, на стереотипы и штампы, распространенные в обществе.

Мы расставляем для себя приоритеты, исходя не из принципа целесообразности, а из понимания того, что престижно, а что нет.

Получив образование, мы находим работу, заводим семью, приобретаем машину и квартиру и т.д. В движении к подобным стереотипным целям нет места серьезному прорыву, сопровождающийся полным душевным и эмоциональным удовлетворением?

Погоня за «чужими» целями – это не только «болезнь» обычного человека, но и серьезная проблема для руководителей, связанная с эффективностью управления бизнесом.

Желание быть на высоте во всем, невзирая на актуальные проблемы компании также приводит к хаосу и неразберихе в менеджменте.

Такие шаги, как выбор системы управления компанией, определение процессов, которые необходимо оптимизировать в первую очередь и т.д., зачастую предпринимаются по принципу «чем больше – тем лучше». При этом игнорируется текущее положение дел (AS IS) и те задачи, решение которых критично для компании в данный момент.

На внедрение любой IT-системы требуется много времени, сил и средств. А когда речь идет о таком глобальном решении, как BPM-система, внимания приходится уделять еще больше.

Нельзя запускать проект, опираясь на возможности наскоро выбранного продукта и обещания вендора, есть масса аспектов, которые нужно обдумать и взвесить. А последствия неправильного выбора и осознание своей ошибки уже во время работы, «на половине пути» может стоить дорого.

При выборе BPM-системы нужно опираться на требования ваших процессов и учитывать возможности по дальнейшему их развитию и улучшению. Надеюсь, что этот обзор поможет быстрее сориентироваться, какая система подходит именно вам, и сделать свой выбор, исходя из ее функциональных особенностей.

В предыдущем посте говорилось о трех ключевых функциях, на выполнение которых направлены инструменты учета KPI:

1. Мониторинг эффективности сотрудников и мотивация персонала
2. Контроллинг процессов
3. Управление целями компании

Сегодня приведу примеры того, как это реализуется на практике разработчиками BPM-систем.

Современному бизнесу предлагается большое количество корпоративных систем, «заточенных» под решение узкоспециальных задач тем или иным методом.

На вопрос «что же из всего этого многообразия мне больше всего подходит?» найти однозначный ответ становится все труднее.

В поиске правильного ответа не стоит забывать о том, что «все новое – это хорошо забытое старое». Какие бы новшества не предлагались вендорами и интеграторами корпоративных систем, классические BPM-системы, в функционале которых реализованы средства учета KPI, по-прежнему соответствуют потребностям компаний в управлении процессами и контроле исполнения.

Различия между процессным и проектным подходами – одна из актуальных тем для обсуждения в среде бизнес-аналитиков и экспертов.

На первый взгляд, между ними нет ничего общего, так как в их основе лежат абсолютно разные сущности:

• Управление проектами – это постоянное балансирование между сроками, объемами и бюджетами на пути к уникальному результату. При этом алгоритмы, фиксирующие все шаги на пути к цели, отсутствуют, что повышает риск нарушения сроков, превышения расходов и т.д.
• Бизнес-процесс, напротив, объединяет в себе комплекс взаимосвязанных возобновляемых типовых процедур, направленных на достижение измеримого результата с учетом имеющихся ресурсов в указанные сроки.

Понятие KPI (Key Performance Indicators) – это один из китов, на которых сегодня опирается мировой управленческий опыт.

С помощью методик так называемого целевого управления можно максимально расширить контроль исполнительской дисциплины и мотивировать сотрудника на работу с полной отдачей, если рассчитывать заработную плату, что называется, «по справедливости», с опорой на конкретный результат.

За последние годы на ИТ-рынке появились десятки систем для автоматизации учета KPI. Информация о них находится в открытом доступе на официальных сайтах разработчиков. Демо-версии также доступны для скачивания. Изучить их все не представляется возможным, поэтому здесь описаны возможности шести их них, выбранных случайным образом.