Как провести незабываемую ретроспективу с нуля? Нескучные ретроспективы. Ретроспектива, которую мы заслужили.

Часть 1 Packman. Пиксельное ретро.

Всем привет, меня зовут Иван. Сегодня я расскажу как подготовить тематическую ретроспективу на одном подробном примере. Из названия можно понять, что это первая часть и каждой следующей части будет уделяться разбор одной целой ретро-встрече, также вы по итогу сможете внести свои корректировки и даже я предложу несколько вариантов проведения одной тематической ретроспективы. Это статья подойдет для тех, кто только начинает свой путь как scrum-мастер, а также для тех, кто хочет повысить насмотренность и взять что-то интересное для проведения своих фасилитационных встреч.

Предлагаю занять чуть времени на определения и структуры ретро.

Фасилитация — это процесс управления обсуждением и координации действий участников встречи, который помогает достичь конструктивных решений.

Цель не должна быть одна, необходимо использовать несколько и граммотно их комбинировать, сплетать в зависимости от того чего вы хотите добиться в результате этой встречи.

Этапы вашей ретроспективы могут модифицироваться и объединяться, но выше я представил золотую середину, которой нужно придерживаться для отработки вашего навыка. Итак, давайте поподробнее:

Разминка

На этапе разминки важно ввести каждого участника во взаимодействие с командой, необходимо больше пообщаться на темы, которые не связаны с работой. Понять человека, как он мыслит вне рабочего пространства. Разминка это самый первый этап начала проведения ретро и он самый главный. Как говориться: «Как разминку проведешь, так ретро и пройдет».

Не стоит проводить сухую разминку, в надежде, что все разговорятся на этапе «Сбора и анализа информации». В таком случае это будет восприниматься как работа и далеко вы не уедете на этом топливе. Нельзя требовать от членов команды честности, но в то же время провести разминку не от всего сердца. Чувствуете параллель не так ли?

Что же нужно для хорошей разминки? 

Атмосфера, цель, личное пространство в вашей разминке и самое главное — переключить голову с рабочих моментов на неформальное общение. Время на разминку 10-15 мин. Больше не стоит и меньше нельзя. 10-15 мин это в среднем, но конечно может быть опыт когда вы раз в квартал решили использовать большую разминку на 20-25 мин. Тут важно понимать что если брать много времени на разминку в каждом ретро, то ваши коллеги начнут считать время уже на первом этапе, а нам нужно избавить их от этого.

Разминка в виде «Вспомни, расскажи, поделись» в целом я могу это назвать «Придумай нам сам разминку» лучше не проводить без визуального подкрепления в команде, где люди очень далеки от фантазий и привыкли работать с конкретными данными и они вам ничего не придумают по итогу. Если ваша разминка «Вспомни вашу сказку из детства», то нужны обложки детских сказок, постеры, все то, что погрузит их в тот самый момент. Использовать только голые стикеры разного цвета, в которых нужно написать сказку — это настоящее преступление! Три картинки «Белоснежки», «Русалочки» и «Красной шапочки» тоже не спасут вашу ситуацию. Потрудитесь достать 10-15 постеров или персонажей из разных сказок. Тогда ваша разминка заиграет другими красками.

По итогу из абзаца:

10-15 постеров и персонажей — это погружение в атмосферу;

Вспомни сказку из своего детства — это личное пространство в разминке;

Далее мы должны обсудить каждую сказку, да да нужно дать каждому участнику минуту его славы для представления его результатов всей команде, именно в этот момент вы поймете, что с кем-то из вашей команды совершенно противоположные взгляды на одно и тоже. Например: А теперь расскажите подробно об одном персонаже из этой сказки, с кем вы себя ассоциируете или ассоциировали в детстве, чем вам она так понравилась?

Нужно чтобы все подхватили и прокомментировали этот подвиг искренности и поделились своим позитивным мнением по поводу сходства этой сказки/персонажа с вашим коллегой. Конечно, если вы читали и знаете что происходит, пытаться оценить со стороны тоже можно, но осторожно.

По итогу из абзаца:

Рассказ про сходства и отклик в сердце — калибровка и осознание мировоззрения вашего коллеги на определенные вещи. Теперь вы можете понять почему вы в рабочие моменты не могли найти общий язык (возможно). 

Не стоит просить коллегу погрузиться в детство/ вспомнить что-то/ придумать что-то без возможности преподнести это команде и проговорить это. Советую правильно завершать разминки.

В нашем сегодня конкретном примере разминка тесно вплетена с тематикой ретро.

Описание: тематика ретроспективы — это ретро игры, пиксели, игровые автоматы, packman и тд.

Задание: Перед вами изображен большой постер, в котором необходимо выбрать один предмет, который мы сможем найти по твоему описанию.

Каждый участник выбирает предмет, который загадает всей команде и остальные будут его искать. После того как каждый загадал по одному предмету вы задаетет все общие вопросы: сколько кусочков торта на постере, сколько пакменов на этой картинке и тд. Кто найдет 5,10,15 предметов одного вида и вы будете взаимодействовать друг с другом. Здесь участники сплотятся в поисках и будут спрашивать друг друга «А где ты 5 кусок торта нашел? А где еще одного котенка нашли?» и тд. См картинку выше.

Конечно не стоит опережать всех и искать предметы, так как у вас было преимущество и вы видели этот постер минимум за 15 минут до начала ретро хи-хи-хи. Дайте разгуляться вашим уставшим коллегам.

Если есть желание, то можно разнообразить разминку совершенно другим форматом, но с тем же постером (Расскажи про любимую ретро-игру, покажи ее на постере, где у тебя был большой рекорд, как долго ты играл в эту игру и тд.)

Второй вариант

Или же взять картинки ретро-игр или сгенерировать примеры несуществующих и цель разминки будет — «Выбери картинку и придумай сюжет этой игры и расскажи нам в чем суть» Или «На какую иру похожа эта картинка». См картинку ниже.

Идея заключается в том, чтобы использовать постеры разных размеров, чтобы вызвать ощущение эврики, то есть необходимо исследовать (увеличивать/уменьшать масштаб).

Этот этап идет после этапа разминки и тут важно сделать незаметный переход. Не нужно акцентировать на том, что разминка закончилась и теперь мы приступаем к работе. ?

Я сразу вспоминаю флеш-бэк «А теперь напишите на стикерах, что вам понравилось в спринте, а что хотелось бы обсудить". Тут уже настроение ничем не поднять. Если только не сказать "Да ладно я пошутил(а), сегодня мы отойдем от такого сухого формата».

Для начала необходимо провести инструктаж, в котором мы объясняем какие персонажи и предметы встретятся на нашем пути и что они означают.

Если в вашей команде кто-то не играл в Пакмена или забыл правила, то инструктаж включит каждого участника в активный процесс. У нас есть поинты, которые дают преимущество перед призраками. Призраки — это трудности в спринте (в квартале), есть точно один призрак, которого вы благополучно победили. Конфетки-печеньки — это позитивные моменты в спринте. Включить в инструктаж можно наводящими вопросами «С чем у вас ассоциируются у вас эти предметы?" Как вы думаете во что мы сейчас с вами будем играть?" и тд.

После того как вы провели инструктаж, вы открываете вот такую красоту:

Все ваши коллеги тут же разбегутся как маленькие дети в торговом центре и в этот момент важно сразу дать возможность пройти лабиринт самому. У вас может быть сложнее лабиринт, все зависит от того, любит ли ваша команда головоломки или нет.

После того как каждый прошел лабиринт вы рассказываете про формат проведения этапа:

У нас есть лабиринт, в котором есть поинты, призраки и всякие предметы. Так как вы уже знаете что все это означает, то ваша задача построить свой маршрут по прохождению этого лабиринта. Лабиринт — это наш с вами спринт, который мы благополучно завершили. Теперь давайте услышим каждого и посмотрим какой путь прошел каждый из нас. Если у вас был легкий спринт, то покажите короткий путь или же если у вас были трудности, то вы покажете как вы сначала попали в тупик и только на середине спринта встали на верный путь к завершению всех задач.

Важно сказать, что если на вашем пути по лабиринту попался предмет, который означает позитивный момент, то его важно обговорить. Если призрак — то обговорить трудность и с помощью какого поинта вы его победили.

Команде дается время 15-20 мин на генерацию стикеров (необходимо это делать не в лабиринте, а дать отдельное место каждому). 

После того как каждый сформировал свой путь по лабиринту и написал на стикерах все моменты мы по очереди даем возможность показать свой путь. Расставить все стикеры.

Если прям наболело, то можно заглянуть в каждый уголок) Тем самым у каждого есть четкий план по которому он расскажет все что вспомнит и захочет поделиться. Здесь не будет проблемы, что команда не знает что сказать. Вы дали четкий план по которому может пройти каждый и у каждого есть выбор. И самое главное этот план в игровой форме, он сгладит углы и даст воображению поработать.

Советую вам как фасилитатору написать свои стикеры и составить путь в лабиринте заранее, во время подготовки к ретро, т. к. вы будете заняты объяснять правила, давать советы и контролировать процесс проведения ретро. Если вы не проводили таких тематических ретроспектив, то советую демонстрировать путь в лабиринте первым.

После того как каждый покажет свой тяжкий путь в этом спринте мы переходим к следующему этапу.

Этот шаг зависит от вашей цели ретро (читай выше). 

Размер стикеров с неприятными моментами мы меняем в зависимости от необходимости обговорить и найти решения. Если проблема нарушает рабочий процесс, то стикер большого размера, если решение неприятности уже решен во время спринта и «зеленый« стикер перекрывает проблему »красного», то закрепляем этот опыт. Проще говоря, если нашли решение какой-то проблемы, то делимся со всеми как вы решили, если это полезно знать остальным в команде.

Этап «Разработка плана действий» тесно связан с предыдущим этапом и после поиска решений нам необходимо выстроить план действий. На этом этапе участники выбирают наиболее перспективные идеи и разрабатывают план действий для их реализации.

Берем пустые стикеры и на каждый большой стикер пишем план действий, который поможет избежать этой проблемы уже в следующем сприте. Тут важно видеть разницу между проблемой: можем повлиять как команда, и на которую мы повлиять к сожалению не можем. Всё же как бы мы могли сгладить углы важно внести в план действий.

В данный этап можно вставить план действий из прошлого ретро, и подвести итоги. Сдвинулись ли с точки для решения неприятных моментов в рабочем процессе. Вероятно, что новые стикеру будут иметь сходства с прошлым ретро и здесь важно обратить внимание на это и если необходимо поменять план.

Этап «Обмен опытом и лучшими практиками» также связан с предыдущим этапом.

На этом этапе участники делятся своим опытом и лучшими практиками, которые могут быть полезными для всей команды. Можно обсудить успешные стратегии, которые помогли достичь целей, и поделиться уроками, извлеченными из неудачных ситуаций. Цель этого этапа — обменяться знаниями и улучшить коллективную эффективность.

На этом этапе участники ретроспективы оценивают предложенные решения и выбирают наиболее подходящие для реализации. Могут использоваться голосования или консенсусное принятие решений. Важно учесть мнение всех участников и выбрать решения, которые наиболее эффективно решат выявленные проблемы.

И последний этап «Обратная связь» — самый любимый этап ?

На этом этапе участники ретроспективы делятся своими мыслями и ощущениями о процессе ретроспективы. Можно обсудить, что было полезным, что можно улучшить и какие изменения могут быть внесены.

Тут аплодисментам не будет предела! 

Можно визуальное подкрепление + устно проговорить что нехватает, чего бы хотелось, все ли моменты проговорили, нравится ли такой формат.

Спасибо за внимание, если у вас есть советы по улучшению этой ретроспективы, то поделитесь в комментариях. Буду рад обратной связи!

Если вам нужны все материалы для ретроспективы, то напишите мне в тг: ) @evanovnew