Всем привет!

Думаю, не сильно ошибусь, предположив, что практически каждый собственник бизнеса хотел бы иметь у себя на экране компьютера (а лучше смартфона) дашборд с основными показателями успешности компании, которые ежедневно обновляются, давая достоверную и полную финансовую картину «самочувствия» компании. Для достижения этой цели собственники тратят колоссальные средства и ресурсы на приобретение и внедрение различных программных продуктов. Зачастую, к сожалению, это не приводит к желаемому результату, и дело тут не всегда в приобретенном софте...

Это первая статья из цикла, в котором я буду делиться своим опытом по внедрению в небольших компаниях (до 100 человек) управленческого учета через автоматизацию процессов. Каждая статья — это описание одного шага на пути автоматизации бизнеса, который, в конечном итоге, приводит к формированию прозрачного и достоверного управленческого учета. Итак, начнем!

Когда собственник открывает свой бизнес, он не задумывается об управленческом учете, для него главное — чтобы бизнес «взлетел»; отвлекаться на продумывание процессов компании, её показателей и т. п. он не хочет, не может (нужное подчеркнуть:) ). Но по мере «взросления» компании и набора сотрудников у собственника, естественно, возникает необходимость оценки результатов деятельности. Это эволюционный момент каждой компании, и если его не сделать, разработав и внедрив управленческий учет, то в какой‑то момент компанию можно потерять.

Что начинает делать собственник? Естественно, использовать подручные инструменты, например Excel. «А что такого!? Понятно, быстро, сейчас даже есть многопользовательский режим, класс!» и проблема учета уходит на второй план. Компания растет, появляются новые сотрудники, формируются новые отделы, для них создаются свои таблицы, свои показатели и... наступает момент, когда компания из двадцати рабочих дней месяца пять тратит на подготовку отчетов для собственника, ещё парочку — на выявление нестыковок и ошибок в отчетах смежных отделов (у бухгалтерии реализация за месяц на 100 т.р., а у отдела продаж на 140 т.р.!?), а после сдачи показателей собственнику — ещё пару дней на подготовку письменных ответов на вопросы: «Почему так получилось?» и «Кто виноват?». В результате помимо непопулярных оргвыводов компания тратит ресурсы не на продвижение и развитие бизнеса, а на то, чтобы подготовить «правильный» отчет руководству. Искренне рад, если у вас было не так, но, к сожалению, большинству собственников и топ‑менеджеров это знакомо. Если всё же сложилась такая ситуация, то пора с этим что‑то делать; в первую очередь надо выдохнуть и оценить обстановку.

Шаг 1 — Оценка обстановки

Многие, оказавшись в вышеописанном положении, кидаются покупать какой‑либо из дорогостоящих софтов, которые, рекламируя себя, утверждают, что могут решить ваши проблемы учета и оценки результатов бизнеса. Вот только бизнес после покупки получает очередную головную боль под названием «Внедрение программного обеспечения», когда нужно купленный софт интегрировать в существующие бизнес‑процессы, залить в него существующие базы, отладить ошибки и нестыковки, научить персонал работать в новом программном продукте и т. п. Получив данный веер задач, собственник теряет весь запал, и все возвращаются к своим таблицам.

Почему так происходит? Главное, о чем умалчивают продавцы такого софта, что это в первую очередь инструмент, который будет работать, только если его настроить, наполнить и обучить работе с ним весь персонал. А для этого необходимо подготовить компанию к революционному шагу — переходу на автоматизацию процессов (бизнеса) по средствам внедрения в компанию новых программных продуктов. Раскрою, что в данном случае я вкладываю в автоматизацию:

• Автоматизация локальных отчетов. Сотрудникам не требуется тратить свой ресурс на подготовку отчетов руководству. Отчет формируется автоматически, из первичных данных, которые заполняет каждый сотрудник в рамках своих обязанностей. Как пример: сотрудник заполняет карточку клиента, с которым общается, а начальнику отдела ежедневно в автоматическом режиме приходит отчет о количестве новых клиентов у менеджеров и о том, каких они достигли результатов.

• Автоматизация передачи информации. Сотрудникам не требуется тратить свой ресурс на получение оперативной информации от смежных отделов. Как пример: бухгалтер в системе отмечает оплату счета клиенту, а менеджерам клиента приходит об этом уведомление.

• Автоматизация бизнес-процессов. Сотрудники работают в специализированном программном обеспечении, который автоматически контролирует выполнение существующего бизнес-процесса. Как пример: нельзя в системе сформировать заявку на закупку комплектующих, пока от клиента не получена предоплата.

• Автоматизация доступа к информации. Сотрудники имеют доступ к информации в программном обеспечении только в объеме, необходимом им для работы. Как пример: менеджер в системе видит только свои счета, которые он выставил клиенту.

• Автоматизация управленческих отчетов. Руководство с заданной периодичностью получает консолидированный отчет с показателями компании. Как пример: в компании установлен месячный план продаж, который еженедельно должен контролироваться. Система каждые семь дней в заданное время формирует руководству отчет с показателем выполнения плана (зеленый индикатор — опережаем план, желтый — идем по плану, оранжевый — отстаем от плана). Данные консолидируются с отдела продаж и бухгалтерии.

К сожалению, системы телепортации, когда ты сегодня покупаешь программное обеспечение, а завтра у тебя готовый дашборд, ещё не придумали. Поэтому компаниям приходится проходить через болезненные этапы внедрения, чтобы получить необходимый результат. И если морально и физически не подготовить сотрудников к этому процессу, то можно получить катастрофу в отдельно взятой компании.

Чтобы эти этапы были менее болезненными, необходимо оценить обстановку. На первом шаге необходимо:

• Исследовать и описать существующие бизнес‑процессы: по каким правилам взаимодействуют между собой отделы, какие сотрудники и за что отвечают, когда происходит передача ответственности в решаемых вопросах. Хорошие новости — у небольших компаний таких процессов крайне мало. Плохие — их придется оформить, а это не всегда легко сделать.

• Описать инструменты управленческого учета — это, собственно, используемое ПО, список таблиц и отчетов, которые делаются на данный момент и какие хотелось бы иметь.

• Выявить отношение сотрудников к существующей системе учета и инструментам для его формирования. Данное исследование не менее важное, чем два предыдущих. Если сотрудников всё устраивает и им нравится работать с имеющимися инструментами, то убедить их переходить на другие будет крайне затруднительно. Сотрудник должен быть на вашей стороне в вопросе внедрения нового инструмента, который должен облегчить ему жизнь. Если исследование показало негативное отношение к перспективе внедрения нового инструмента и процессов, то сначала необходимо провести мероприятия по изменению ситуации. В противном случае, у вас ничего не получится.

  Итог работы на данном шаге — должен быть сформирован документ с бизнес‑процессом компании с указанием ответственных, кратким описанием этапов процесса, ссылками на существующие таблицы и отчеты.

Сформировав такой документ, можно смело идти в любую компанию, которая занимается внедрением специализированного программного обеспечения для контроля процессов компании и управленческого учета. Этот документ позволит представителю компании-продавца оценить, сможет ли их софт закрыть ваши потребности и описать требуемые зависимости. Надо быть готовым, что придется покупать несколько разных программ для решения разных задач. Уже на этом этапе надо убедиться, что программы дружат между собой и могут делиться данными.

И последнее: сроки выполнения первого шага сильно зависят от выделенного на данную работу ресурса и от количества существующих процессов. На моей практике один сотрудник, который занимается только данной работой, подготовит такой документ для небольшой компании примерно за месяц.

В следующей статье я поделюсь принципами, которыми следует руководствоваться при выборе программного обеспечения для автоматизации процессов.

Хорошего всем дня и успешных внедрений!