Роботизация — тема специфическая: как только о ней заходит речь, сразу вспоминаются аналитические отчеты McKinsey и Insider о том, кого еще сократят «благодаря» ИИ. Рассказываем, как разработчики RPA-платформ развенчивают этот и другие мифы о роботах и почему внедрение RPA-решений в крупной компании — работа для настоящих детективов. А также о том, как первый (по оценке Cnews) в России облачный проект RPA может поменять правила игры на рынке автоматизации бизнес-процессов. В этом нам помогают Михаил Иванов, управляющий директор Primo RPA, и Сергей Романенко, менеджер по продукту RPA MWS.

Еще больше подробностей о том, что под капотом RPA, расскажем на вебинаре 30 мая — приходите.

Что такое Robotic Process Automation (RPA)

RPA — это программно‒аппаратный комплекс, эмулирующий действия человека. Системы RPA позволяют настроить программного робота, который повторяет действия сотрудника в рамках конкретной ИТ-системы. Такой подход до 100% сокращает количество ошибок, вызванных человеческим фактором, и повышает производительность труда.

Спрос на RPA активно растет — в прошлом году мировой рынок достиг планки в 3 млрд долларов. В России инструменты программной роботизации также востребованы: по данным IDC, еще в 2022 году объем рынка вырос более чем на 47% (до 8,7 млрд рублей) — и это при условии, что на отечественном рынке практически не осталось зарубежных игроков, которым до недавнего времени принадлежала значительная его часть.

Технологию RPA используют компании в самых разных отраслях: от энергетических и производственных предприятий до банков и госкомпаний. Так, в финансовых организациях, контролирующих прием платежей, роботы занимаются сверкой данных и экономят время десятков сотрудников. Они отвечают за расчеты, связанные с выдачей кредитов, рассматривают заявки на субсидии. На промышленных предприятиях программные роботы сопровождают поставки, формируют отчетность, сверяют транспортные документы.

В первую очередь RPA-платформы востребованы в компаниях с большим количеством рутинных процессов, однако применяются и для единовременных, но трудоемких задач — например, миграции данных из legacy-систем. Кроме того, благодаря роботизации бизнес может масштабироваться так, чтобы расходы при этом оставались под контролем:

Если есть задача, чтобы команда делала в два раза больше, но при этом не выросла в два раза, ее можно решить, подключая роботов, которые будут расширять возможности сотрудников. Каждый человек будет сфокусирован на более сложных и интересных вопросах и отдаст на откуп роботам те рутинные операции, которые, как правило, люди делать не любят, но вынуждены.

— Михаил Иванов, управляющий директор Primo RPA

«Роботы-конкуренты» и другие мифы об RPA

Несмотря на растущую популярность, в этой сфере все еще много мифов — начиная с устаревших представлений о роботизации и заканчивая психологическими установками потенциальных клиентов:

Роботы нужны только крупному бизнесу

RPA чаще используют крупные компании (почему так происходит, расскажем ниже). Но это не значит, что малому и среднему бизнесу роботизация не нужна. Вообще, есть два критерия, по которым можно определить, будут ли роботы полезны для вашего бизнеса:

●      у вас уже есть большой бэк-офис: сотрудники занимаются обслуживанием основных бизнес-процессов, но сами по себе денег для компании не зарабатывают;

●      в вашем бизнесе много рутинных операций.

Роботизация работает только в определенных сферах бизнеса

Это тоже миф. На самом деле роботизируют в первую очередь направления, «обслуживающие» основной бизнес. Это департамент финансов, логистика, закупки, бухгалтерия. Конечно, в некоторых компаниях и у этих отделов есть своя специфика, но там тоже хватает простых задач, организованных по одним и тем же принципам:

Из последних кейсов: в большой компании озаботились процессом оформления отпусков — в летние месяцы в отпуск уходят чаще, и резко возрастает нагрузка на кадровиков. Что делать? Либо кадровик перерабатывает, и ему надо платить сверхурочные, либо компания должна нанять ему ассистента. Либо оформление отпусков займет все рабочее время сотрудника, и он не сможет брать на себя другие задачи.

При этом работа несложная, ее можно алгоритмизировать. В такой ситуации подключение цифрового помощника позволяет сотруднику продолжать заниматься ключевыми задачами и снять с себя временную рутину.

Другой пример: в тендерном отделе есть задача заходить на определенные сайты, искать конкурсы по заданным критериям и информацию заносить в таблицу, чтобы потом эту таблицу передать сотрудникам. Это тоже несложная работа, ее можно отдать на откуп роботов.

— Михаил Иванов, управляющий директор Primo RPA

Роботизация начинается с ИТ-отдела

Разумеется, ИТ-отдел и ИТ-директор всегда связаны с внедрением роботизации в компании. Но, как правило, инициатива попробовать RPA приходит от руководителей других департаментов и подразделений: финансов, HR, логистики, юридического отдела — они лично заинтересованы в том, чтобы наращивать темпы работы и не превышать выделенный бюджет.

Роботы «помогают» сократить штат

Рядовые сотрудники действительно иногда воспринимают роботизацию с недоверием — им кажется, что RPA-решения — это конкуренты для них самих. С этим может быть связано нежелание признавать проблему — тот факт, что какой-то процесс или задача в компании выполняется неэффективно: сотрудники, несогласные с перспективой роботизации, предпочтут делать вид, что у них все в порядке.

Автоматизация нужна только тем, кто плохо работает

Еще один миф, в основе которого — психологические барьеры. Порой руководители низшего звена боятся признаться в том, что у них что-то можно оптимизировать. Таким менеджерам кажется, что потребность в автоматизации говорит о плохом контроле бизнес-процессов и неспособности без посторонней помощи выполнить план.

В действительности инициатива «снизу» в вопросах роботизации может быть чрезвычайно полезна — если сотрудники сами понимают, что можно отдать на откуп алгоритмам, внедрение RPA ускоряется в разы. Как минимум за счет того, что компании не придется привлекать сторонних аналитиков, чтобы те вникали во все бизнес-процессы и приходили к выводам, которые менеджерам на местах очевидны.

Детективная работа: как обычно внедряется RPA

«То, не знаю, что»

На первый взгляд, все просто: есть стандартные сферы, где применяются роботы — сверка накладных, выгрузка документов, занесение данных из одной системы в другую. При этом компании-клиенты, особенно крупные, примерно понимают, что тот или иной процесс можно организовать лучше. Но не представляют, какие именно операции в их случае роботизировать будет по-настоящему эффективно.

Даже если компания хочет внедрить автоматизацию, у нее встает вопрос — а где нам это нужно? Клиенты очень редко приходят именно с таким запросом: мне нужно это вот так роботизировать. Обычно есть только примерное понимание, что «вот у меня в 1С два человека сидят и в течение недели занимаются сверками отчетов». Тут как раз и начинается самое интересное. Ты начинаешь копать: что у клиента на самом деле в процессах происходит?

— Сергей Романенко, менеджер по продукту RPA MWS

Бизнес-процессы под микроскопом

К анализу бизнес-процессов можно подойти с двух сторон: использовать инструменты process mining и работать вручную — тот и другой подходы дополняют друг друга. Автоматизированные инструменты на базе process mining позволяют «сканировать» процессы, определять их характеристики (например, временные: «на выполнение задачи X в среднем требуется Y времени») и паттерны («в процессе выполнения задачи сотрудник производит N движений мышью»). Однако для взвешенного принятия решений их может быть недостаточно.

Программа просто выдает некую рекомендацию. Когда человек на это смотрит, он может ничего не понять, либо может всплыть огромное количество нюансов. Например, «этот процесс длился час потому, что сотрудник на полчаса отходил кофе попить». Process mining может подкинуть идею, что можно роботизировать, но это не отменяет необходимости человеческого анализа.

— Сергей Романенко, менеджер по продукту RPA MWS

«Ручной» анализ бизнес-процессов — это погружение в деятельность компании-клиента. Аналитик работает в режиме детектива, «вытаскивая» из общей картины сведения о потенциально неэффективных процессах, которые можно отдать на откуп роботам. В крупных компаниях этот этап занимает до двух месяцев:

Приходит к нам от заказчика директор департамента, который понимает, что у него сотрудники много занимаются рутинной работой и надо попробовать это роботизировать. А дальше ты разговариваешь с конкретными людьми — а что именно они делают? Как часто они это делают? Какие действия он совершает на своем компьютере? Какие действия должны совершаться? Потом это все желательно проверять очно, то есть сидеть рядом с человеком и смотреть, что именно он делает, записывать за ним, повторить — чтобы понять, может ли скрипт действительно это взять на себя.

Если процесс можно роботизировать, аналитик связывается с технической командой, уточняет нюансы, оценивает, не возникнут ли какие-то технические сложности. Если все в порядке, то он начинает составлять карту процесса, которая потом подается для разработки.

— Сергей Романенко, менеджер по продукту RPA MWS

После сбора и анализа данных составляется карта проекта и план роботизации, а только потом — разработка роботов и их внедрение. При этом не только аналитикам, но и разработчикам важно понимать, в чем состоят задачи клиента:

Вот если разработчик — просто разработчик, он не умеет выявлять потребности юзера, это минус. Тут нужен такой человек, который понимает, как со стороны обычного пользователя выглядят задачи, и пытается понять, как улучшить их выполнение.

— Михаил Иванов, управляющий директор Primo RPA

Так все-таки, кому нужна технология RPA?

Такой подход — поэтапное внедрение, длительный процесс сбора или анализа информации — подходит в первую очередь крупным компаниям. С одной стороны, у них могут быть сложные бизнес-процессы, которые действительно требуют детального анализа и методологической работы. С другой стороны, до последнего времени считалось, что от роботизации выигрывают только крупные корпорации — маленьким компаниям она была невыгодна:

В этом бизнесе есть определенная специфика лицензирования и ценообразование, которое хорошо «ложится» на крупный бизнес. Он может себе позволить выкупить робота на год и этого робота загрузить. По сути, робот — как сотрудник. Если вы нанимаете сотрудника в компанию на год, а загружаете его только один месяц в году, вы деньги используете неэффективно.

Если мы говорим про крупный бизнес, то он может робота заказать, загрузить, и для него цена покупки годовой лицензии целесообразна. Если же мы говорим про компании малого и среднего бизнеса, то им точно нужна роботизация, но не в таком объеме. И покупать лицензию на год для них — не лучший вариант, потому что они не загрузят робота работой.

— Михаил Иванов, управляющий директор Primo RPA

Поэтому мы решили объединить возможности Primo RPA и MTS Web Services (MWS) и первыми (как указывают Cnews) из крупных российских провайдеров запускаем проект облачного RPA. Благодаря облаку, миф о том, что роботизацию могут позволить себе только гиганты, действительно уйдет в прошлое.

При чем здесь облако

Стандартная особенность облачных решений — помесячная тарификация — в случае с RPA открывает компаниям сразу несколько возможностей:

Протестировать робота быстро, без подготовительного периода. С учетом того, что в малом и среднем бизнесе рутинные задачи могут быть очевидны, таким компаниям легче наметить план роботизации и сразу же попробовать обкатать его. Плюс — можно вынести за скобки большую часть подготовительного процесса: клиенту не нужно разворачивать на своей инфраструктуре все необходимое ПО для внедрения роботизации. В течение двух-трех дней он получает доступ к готовому софту с учетом всех необходимых ресурсов.

Автоматизировать процессы эффективно. Многие небольшие компании просто не нуждаются в постоянном использовании RPA: робот может пригодиться им для решения конкретной задачи или в зависимости от сезона.

А вдруг робот у них проработает месяц, а больше задач не будет? В принципе компания будет ему благодарна, но экономика у нее не сойдется. А в случае с клаудной версией они могут приобрести робота на месяц, то есть заплатить в 12 раз меньше.

— Михаил Иванов, управляющий директор Primo RPA

Сочетать RPA с другими возможностями облака. Крупному бизнесу могут быть интересны не просто роботы, а студия для их разработки и оркестратор для управления ими. В этом случае специалисты MWS и Primo RPA помогут не просто внедрить роботов, а организовать соответствующий центр компетенции внутри компании.

Кроме того, в нашем случае RPA в облаке — это возможность использовать «фишки» нашего партнера, Primo RPA. Это:

• сильная техническая поддержка, которая поможет при необходимости доработать робота;

• продукт IdeaHub — позволяет анализировать выполнение KPI по внедрению роботизации, оценить эффект от использования роботов в разных направлениях в бизнесе;

• привычная логика и интерфейс (Primo RPA придерживается стиля и технологического пути, который используют мировые лидеры рынка, поэтому сервис интуитивно понятен тем, кто до последнего времени работал преимущественно с западными решениями).

Заказать тест облачного решения RPA можно на сайте. Если хотите узнать больше подробностей, приходите на вебинар 30 мая.