Внедряем data culture

Рассказываю, как сделать свою компанию дата-ориентированной:

1. Выделите человека, для которого аналитика данных будет основной деятельностью. Если вы хотите, чтобы данные стали основой управленческих решений, в компании должен появиться конкретный человек, ответственный за качество, доступность и регулярность отчётности.

2. Опишите ключевые метрики и методологию их расчёта, правила сбора. Важно договориться, какие понятия вы используете. Например, как вы понимаете, что продажа совершилась?  Если считать продажей только подписанный договор — то «предоплата» или «устная договорённость» в расчёт не идут. 

Дальше вы определяете, сколько продаж в месяц вы хотите? Какие метрики должны быть на других этапах, чтобы достичь таких показателей?

3. Ответственный за данные должен иметь полномочия вносить изменения в процессы Если в CRM 30% сделок не доводятся до финального статуса — значит, отчёты будут неточными, и об этом нужно не просто сообщить, а изменить процесс. Поэтому у человека, отвечающего за данные, должны быть полномочия предлагать и внедрять изменения: переработать форму ввода, изменить структуру карточки сделки, договориться с руководителями отделов о новых правилах заполнения и т.д. 

4. Начните использовать формируемые отчёты на регулярных встречах с командой. Выносите ключевые показатели на планёрки и обсуждайте отклонения от плана. Вы с командой начнёте замечать, какие гипотезы сработали, а какие нет, и почему. Так вы повысите точность управленческих решений.

5. Начните анализировать статистику за большие периоды и строить предположения на их основе. Именно на больших периодах начинают проявляться закономерности: как сезонность влияет на продажи, какие каналы работают стабильно, а какие дают всплески и провалы. Тут уже можно задавать себе стратегические вопросы — сколько мы заработаем при росте трафика х2, выдержит ли команда увеличение заявок, когда возникнет кассовый разрыв и т.д. Спустя время точность вашего прогнозирования может достигать 80-90%.

6. Введите культуру эксперимента. Эксперимент — это временное и контролируемое изменение одного элемента в системе с заранее зафиксированной метрикой успеха. Он позволяет объективно понять, работает гипотеза или нет. Например, вы не просто “меняете посадочную страницу”, а запускаете вариант с новой формулировкой оффера, чтобы проверить, поднимется ли конверсия с 1,5% до 2%.

Вместо «давайте попробуем» начните задаваться вопросом: какой показатель мы хотим изменить, за счёт какого действия, и как поймём, что это сработало? Любая change-инициатива должна иметь цель в цифрах и ограниченный по времени “тестовый период”.

История из жизни про ТО и не только

Месяц назад ездил на техобслуживание в Тайланде. В 8 утра я приехал к официальному дилеру Honda делать ТО, машина была на гарантии. Обозначил, что у меня есть проблема с подвеской, детей начинает укачивать в машине, и я готов заплатить за решение.

По итогам ТО мне помыли машину, поменяли масло, сделали балансировку колёс и развал-схождение, но проблему с подвеской не нашли. Я убедил посмотреть их повнимательнее. И тут началось.

Сначала мне сказали «подождите минуточку, у нас обед», для тайцев это святое. После обеда прихожу, опять говорят «подождите минуточку». Проходит полчаса, все встречи пришлось сдвинуть на вечер.

Сели вместе с тайцем в машину, разогнались до 100 км, руль начало потряхивать. Таец сказал, что с подвеской «всё окей». Хотя я вижу, что это не так. По итогу я убил целый день и так и не решил проблему.

Аналогичную картинку я наблюдаю с подрядчиками по маркетингу, которых мы выбирали. Например, в аутриче обещают 2500 рублей за лида в B2B, где ЦА – собственники и топ-менеджеры среднего бизнеса. Это абсолютно нереалистичные цифры.

Так я пришёл к выводу, что с некоторыми подрядчиками лучше вообще не работать, чем потратить время и деньги и не получить никакого результата.

А какие похожие истории с подрядчиками были у вас? Интересно, один я такой везучий или нет😁

Расскажу вам свой кейс, как я с партнёром ушёл в минус на 7 миллионов рублей в производственном бизнесе.

Когда мы только начинали бизнес, то делали совсем простое планирование: считали себестоимость изделия, сколько мы заработаем денег с одной продажи и за какой срок одно изделие будет готово.

Декомпозировали процесс производства на части: покупка металла, порезка, сварка, обработка и т.д. Весь процесс длился 2 недели, решили взять срок в 1 месяц с запасом и стали обещать его для всех клиентов.

Мы не учли, что все изделия выстраиваются в очередь. Был бурный рост продаж, производство не вывозило растущий объём, а всем клиентам мы озвучили срок месяц.

В результате мы ушли в минус на 7 миллионов рублей. Нашли ментора, который за треть компании принёс нам инструменты управленческого учёта. Это были три «кровавые» Excel таблицы: ДДС, бюджет и баланс.

Да, теперь мы наконец увидели, что прибыли нет из-за плавающих сроков. Но для поддержания таблиц мне приходилось тратить 1,5 часа в день, чтобы вручную заполнять 250 строк в Excel. Хотя уже после 10 минут я закипаю.

В итоге получилось, что вместо решения стратегических задач я занимался ведением табличек. Это было важно и нужно, но тратило слишком много моего личного времени.

Почему агентский бизнес без табличек — это рулетка

Агентская модель кажется простой: взял клиентов, нанял исполнителей, разницу между ставками забрал себе. Но на практике это постоянные качели. Стоит кому-то из сотрудников заболеть, как приходится закрывать проект своими руками. А если клиент задержал оплату, то можно попасть в кассовый разрыв.

Именно поэтому я с первого дня решил, что нужно вести учёт финансов. Мы настроили отчёт о движении денежных средств (ДДС), потом добавили платёжный календарь и P&L. Выглядит это в виде красивых дашбордов.

Теперь мне стало спокойнее, почувствовал больше контроля. Если календарь показывает минус в конце месяца — у нас есть время усилить продажи, дозакрыть клиентов или сократить косты. Мы обсуждаем это на партнёрских встречах каждую неделю, поэтому не ждём конца месяца, когда уже нельзя будет ничего исправить.

Фактор случайности никуда не делся: сделки иногда срываются, или неожиданно прилетают новые контракты. Но теперь агентство — это не рулетка, а система, где я понимаю, сколько мы зарабатываем и что мы можем сделать, чтобы прийти к желаемым цифрам.

Как машинки помогли выявить лучших продавцов

Когда я работал исполнительным директором в Smartykids, в нашем отделе продаж было 12 менеджеров. Мы пытались по-разному мотивировать продавцов и фокусировать их на результате.

У нас в офисе был установлен колокол. Когда приходила оплата, ответственный за оплату менеджер шёл и бил в колокол.

Также мы купили магнитную доску и расположили на ней 12 машинок. У каждого менеджера был месячный план в 1 млн рублей. Каждый день на планёрке менеджеры двигали эти машинки. Так все видели, кто сколько продал в этом месяце.

Вначале это работало хорошо. Продавцы включились, стали бодрее выполнять планы. Но постепенно рос дух соперничества, и спустя 3 месяца отстающие продавцы стали выгорать. С большинством из них мы в итоге попрощались.

Это пример простенькой визуализации, которая фокусировала сотрудников на результат. Для таких экспериментов вам даже не нужны навороченные дашборды. Можно начать с простых инструментов, которые под рукой.