Как правило, считается хорошим тоном при инициировании переговоров\совещания заблаговременно направлять участникам повестку встречи и ссылку на дополнительные материалы. Возможно, дать поручения изучить что-либо и рассказать участникам результаты, чтобы их обсудить и принять к сведению. Скан\ссылка на протокол предыдущей встречи на эту же тему будут уместны.
Ведение протокола обязательно. Я, как правило, указываю в потоколе: тему встречи, порядковый номер (если встреча по обсуждаемому вопросу не однократная), дата\время встречи, место встречи, продолжительность, состав участников. Если кто-либо подключается по видео или телефону также отмечаю особо (поскольку могут быть технические сбои, которые не распознают очные участники). В случае назначения очного совещания с представителями подрядчиков\исполнителей в большом составе, при входе регистрируют участников или в процессе совещания по столу пускают листок для самозаписи: компания, должность, ФИО.
Состав указывается в порядке уменьшения должностного уровня в компании. Первым всегда указывается персонал компании или подразделения, которое является Заказчиком. Затем компании (подразделения) участники встречи в алфавитном порядке.
Раздел «Обсудили», раздел «Решили» с указанием ответственных и сроками решения.
В протоколе обязательно используются многоуровневые нумерованные списки, чтобы можно было сослаться по номеру, а не «предпоследний абзац на третьем листе с обратной стороны».
Проект протокола рассылается секретарём (это функция одного из участников, если не привлекается специально обученный сотрудник) всем участникам встречи для рецензирования. После внесения изменений и\или уточнения пунктов протокол утверждается председателем совещания. Как правило, это участник встречи со стороны Заказчика, имеющий наибольшую должность. Допускаются совещания, проводимые по ВКС, когда на экране расшаривается проект протокола и в него в реальном времени вносят изменения и уточняют формулировки. Как правило, он сразу готовится на ресурсе, доступном всем участникам.
Как мне кажется, это весьма удобный подход, минимизирующий риски от остроты памяти человека и систематизирующий поручения и достигнутые договорённости.
В бытность больших аналоговых АТС и крупных станционных кроссов, подобные изделия очень популярны у обслуживающего персонала. Высоты двух ступенек вполне достаточно для обслуживания. Если использовать стремянку, то можно вплотную столкнуться с требованиями к лестницам о периодических испытаниях в специализированных аттестованных организациях и ежегодной медкомиссии для сотрудников с целью подтверждения права работы на высоте.
Резюмирую — очень удобная подставочка, мне такую подарили для дачи. При мелких ремонтах и замене лампочек хороша. Кстати, стремянка тоже есть, но чаще используется эта подставка.
Допускаю, что для ИT компаний, если быть точнее, компаний по разработке и поддержке ПО, указанные Вами инструменты вполне уместны. Но есть достаточно много секторов экономики, в которых это избыточно. Вполне достаточно электронной почты. На отдельных рабочих местах производственных предприятий явно запрещено использование ресурсов сети интернет и внешней телефонной связи нормативной документацией. Для этих категорий вполне достаточно электронной почты, в особых случаях только внутрикорпоративной, без возможности получать/отправлять сообщения во «внешний мир». Предположу, что вы тоже используете электронную почту с контрагентами, которые к этому привыкли или вам вместе так удобнее.
Менее адаптированные под задачи ИТ, в отличие этой статьи, возьму смелость рекомендовать книги Владимира Тарасова и (в том числе аудиокниги) Александра Фридмана.
Весьма развернуто и детализированно, с примерами и пояснениями.
Для компаний, практикующих регулярный менеджмент, Пётр нарушил еще одно иравило: «Столкнулся с трудностью, препятствующей выполнению поручения с установленным качеством и к нужному моменту — доложи руководителю.»
Большое спасибо за статью. Единственно, что хочется отметить — эту бы статью да ТОПам в уши. Распоряжаются об установке терминала в неспециализированном помещении, потом удивляются, что звук не тот, картинка плохая, их плохо слышат на другой стороне.
Как показывает (мой) опыт, наиболее денежные заказчики являются весьма прижимистыми в части оплаты и неопределёнными на этапе формулировки и утверждения технического задания. Однако, в этом и состоит искусство управленческой работы с обоих сторон договора. Работаем не с удобными клиентами, а интересными проектами и финансово стабильными контрагентами. Думаю, что надо уметь взаимодействовать с любыми категориями клиентов, говорить на понятном языке для лица принимающего решения.
Позволю прокомментировать первую часть Вашего высказывания. Например, мне за 40, но стараюсь развиваться, не останавливаюсь на достигнутом. Как правило, при дороге с работы и обратно вместо радио или музыки в авто слушаю аудиокниги по бизнесу. Я не теряю 2 часа из своей жизни просто на дорогу из дома на работу и обратно, расцениваю это как инвестиции в своё настоящее и будущее.
По составу персоналий в обзоре — есть спорные моменты по выборке, но что сделано, то сделано.
Почему-то после прочтения этой статьи вспомнилась история, которую я слышал от знакомого [с адаптацией к содержанию статьи]: «ВРМ — это как секс в старших классах. Все о нём говорят; мало кто пробовал, а те кто пробовал так и не поняли толком что это такое».
Да, подобные мероприятия весьма ценны с точки зрения личного обмена мнениями с партнёрами по отрасли, производителями ПО и оборудования. Однако, не могу отметить с сожалением, что зачастую информация о точных датах\месте_проведения\стоимости появляется не заблаговременно. Например, у нас в компании заявление командировок для подобных мероприятий осуществляется до 10 числа месяца, предшествующего планируемому.
Просчёт администрации в том, что развлекательные ресурсы, не относящиеся к выполнению служебных обязанностей, изначально доступны в компании. Если менеджмент считает недопустимым их использовать, то они должны быть заблокированы на корпративном прокси-сервере (социальные сети, побличные почтовые сервера и пр.)
Предположу, что если работник, как Вы указали, "чатится", то он не загружен и ворует рабочее время, оплаченное работодателем. Выполняет ли он свои служебные обязанности честно?
Предположу, что дружба скорее мешает служебным отношениям, в то время как взаимное доверие выводит на другой уровень отношений начальника и подчиненного.
Ведение протокола обязательно. Я, как правило, указываю в потоколе: тему встречи, порядковый номер (если встреча по обсуждаемому вопросу не однократная), дата\время встречи, место встречи, продолжительность, состав участников. Если кто-либо подключается по видео или телефону также отмечаю особо (поскольку могут быть технические сбои, которые не распознают очные участники). В случае назначения очного совещания с представителями подрядчиков\исполнителей в большом составе, при входе регистрируют участников или в процессе совещания по столу пускают листок для самозаписи: компания, должность, ФИО.
Состав указывается в порядке уменьшения должностного уровня в компании. Первым всегда указывается персонал компании или подразделения, которое является Заказчиком. Затем компании (подразделения) участники встречи в алфавитном порядке.
Раздел «Обсудили», раздел «Решили» с указанием ответственных и сроками решения.
В протоколе обязательно используются многоуровневые нумерованные списки, чтобы можно было сослаться по номеру, а не «предпоследний абзац на третьем листе с обратной стороны».
Проект протокола рассылается секретарём (это функция одного из участников, если не привлекается специально обученный сотрудник) всем участникам встречи для рецензирования. После внесения изменений и\или уточнения пунктов протокол утверждается председателем совещания. Как правило, это участник встречи со стороны Заказчика, имеющий наибольшую должность. Допускаются совещания, проводимые по ВКС, когда на экране расшаривается проект протокола и в него в реальном времени вносят изменения и уточняют формулировки. Как правило, он сразу готовится на ресурсе, доступном всем участникам.
Как мне кажется, это весьма удобный подход, минимизирующий риски от остроты памяти человека и систематизирующий поручения и достигнутые договорённости.
Резюмирую — очень удобная подставочка, мне такую подарили для дачи. При мелких ремонтах и замене лампочек хороша. Кстати, стремянка тоже есть, но чаще используется эта подставка.
Весьма развернуто и детализированно, с примерами и пояснениями.
По составу персоналий в обзоре — есть спорные моменты по выборке, но что сделано, то сделано.