Help Desk Software *

Какое корпоративное ПО установлено в вашей компании? CRM, система управления проектами, хелпдеск, ITSM-система, 1С (тут точно угадали)? У вас есть чёткое ощущение, что все эти программы дублируют друг друга? На самом деле, пересечение функций, действительно, бывает, многие вопросы может закрыть универсальная система автоматизации — мы сторонники этого подхода. Однако бывают подразделения или группы сотрудников, у которых должен быть «свой» софт — из соображений безопасности, функциональности, удобства и т.д. Сегодня мы на своём примере обсудим, как в ИТ-зоопарке компании сочетаются CRM и хелпдеск-система. А ещё короткий опрос в конце — хотим знать ваше мнение.


У него не было хелпдеска — тогда бы он молча ответил на заявку, не теряя клиентов и не выходя из себя. Любите своих саппортёров, они — фронтофис!

500 активных клиентов это много или мало для облачной Help Desk системы? Как нам всего за несколько лет удалось стать лидером на консервативном рынке с десятками конкурентов? Давайте об этом и поговорим.

По данным The Standish Group в США и Европе за 2015 год:

• 31,1% от всех ИТ-проектов остановлены и не завершены;
• 52,7% от всех ИТ-проектов завершены со срывом сроков, значительным увеличением первоначально запланированного бюджета или кардинальным изменением изначально запланированных целей;
• только 16,2% от всех ИТ-проектов оправдали ожидания.

Итого: 83,8% (фактически 8 из 10) неудач против 16,2% успеха.



Последние лет 10 эти цифры практически не меняются — при внедрении ИТ систем, бизнес сталкивается с типовыми проблемами, которые можно сгруппировать следующим образом:

• Организационные сложности и проблемы.
• Ошибки планирования и администрирования проекта внедрения (бюджет, сроки и прочие ошибки, связанные с проектным подходом).
• Проблемы, связанные с инфраструктурой и инструментами работы (в т.ч. с практиками и системами, которые должны помогать внедрению).

А что приводит к неудачам внедрения Service Desk и других систем в России?

Компании анонсируют искусственный интеллект в своей автоматизации, рассказывают о том, как они внедрили пару крутых систем обслуживания клиентов, но, звоня в техподдержку, мы продолжаем страдать и слушать страдающие голоса операторов с выстраданными скриптами. Причём вы наверняка заметили, что мы, айтишники, гораздо острее воспринимаем и оцениваем работу многочисленных служб клиентской поддержки сервис-центров, ИТ-аутсорсеров, автосервисов, справочных служб операторов связи, включая саппорт компании, в которой мы работаем или которой руководим. 

Так в чём дело? Почему звонок техподдержки / в техподдержку — это почти всегда повод для тяжёлого вздоха и какая-то обречённая необходимость? Мы кое-что знаем о причинах. 


Техподдержка мечты из нашего детства

Обычно как оно бывает: мы пишем список проделанного за месяц, а потом имена сотрудников, готовых отвечать на любые ваши вопросы. Но сегодня будет скомканный выпуск — часть коллег болеет и разъехались, список видимых изменений в этот раз не очень большой. А я до сих пор пытаюсь дочитать посты и комментарии к постам про карму, минусы, хабрастатистику, т.к. началось осеннее обострение астрологи объявили месяц постов «как нам обустроить Хабр» :) Чему мы, кстати, очень рады — грандиозный фидбек!



Поэтому внеплановое предложение — может сегодня поговорим про модерацию Хабра? Не так давно я рассказывал об этом на конференции — народ с удивлением послушал и я даже подумал написать об этом большой пост. Задавайте любые вопросы о модерации (песочницы, постов на главной, обратной связи, самоорганизации пользователей) — наверняка они помогут сделать статью более полной.

Почти каждый день мы, в Okdesk, сталкиваемся с вопросом потенциальных клиентов «Соответствует ли ваш Help Desk ITIL-у?». Пришло время раскрыть историю большого обмана, связанного с этими 4-мя буквами.

ITSM — известный и подтвердивший свою эффективность годами подход к организации процессов управления ИТ. ITIL — источник лучших практик ITSM. Огромное количество статей на Хабре по теме ITIL/ITSM лишь подтверждает широкий интерес к теме.
В прошлом году вышла очередная версия библиотеки ITIL. “Концепция”, пожалуй, стала даже шире самой ИТ-отрасли. А очередная версия библиотеки только подтверждает актуальность порожденных ею изменений в подходах к управлению ИТ с учетом развития технологий, новых вызовов и т.д.

Однако так ли уж полезен ITIL и ITSM? В чем и кого он «обманул»? Имеет ли смысл следовать его рекомендациям, особенно среднему и малому бизнесу, и когда? Стоит ли его внедрять и сколько это вообще стоит?

Мы проводили много митапов, и пока не думаем прекращать это полезное занятие. Разработчикам, дизайнерам и тестировщикам всегда есть, что обсудить — коммьюнити довольно большое и активное.

Но есть ребята, труд которых не так популярен в инфополе, но без которых работа остальных была бы не такой комфортной. Да, да, из заголовка вы уже поняли, о ком мы. Только тут сразу уточним — в этот раз мы проведем митап для тех, кому интересно, как работают специалисты службы поддержки пользователей. Те бойцы невидимого фронта, обеспечивающие работоспособность офисного железа и софта.


Когда подарил сотруднику поддержки кружку с флешкой на день программиста

Во вторник, 24 сентября, мы поговорим именно об этих ребятах и их деле. В офисе QIWI (м. Чертановская), вход свободный, но надо зарегистрироваться.

Под катом — программа митапа.

Может показаться, что довольно опрометчиво писать на Хабр статью о компаниях, которые относятся к технологиям с недоверием, сильно на них экономят или не используют вовсе. На самом деле, такие ребята нам встречались даже в сфере разработки ПО, не говоря уже о смежных отраслях и сферах, далёких от мира ИТ. Почта со спамом, но зато бесплатная, демо-версия CRM, таблицы и текстовые файлы вместо клиентской базы и базы знаний и изредка — небольшой VPS, купленный у хостера просто потому что модно и стоит всего 120 рублей в месяц, — вот она, ИТ-инфраструктура малого и среднего бизнеса. А иногда и того нет. Оно и верно: зачем тратить деньги на то, что деньги не зарабатывает? Продажник зарабатывает, а CRM — нет, маркетолог что-то там вроде тоже приносит, а почтовый клиент — нет, даже сисадмин фурычит, а вот хелпдеск ему для внутренних тикетов — это уже баловство какое-то. Знакомо? 

Задумать разработку облачной хелпдеск-системы в 2018 году со стороны казалось не самой трезвой идеей — на первый взгляд рынок есть, отечественные и зарубежные решения есть, самописных систем тоже хватает. Задумать разработку новой системы, когда у тебя уже есть большая CRM-разработка и более 6000 «живых» и активных клиентов, которым постоянно что-то нужно, — так вообще ресурсное безумие. Но именно эти вот шесть тысяч и стали причиной, по которой мы взялись и написали свой хелпдеск. Параллельно мы проводили исследование рынка, общались с будущими своими конкурентами, мучали фокус-группу, тестили демо-версии в скромной надежде понять, что всё придумано до нас. Но нет — поводов остановить разработку мы не нашли. А первый выход на Хабр в начале августа показал, что всё было не зря. Поэтому сегодня несколько субъективно — о наших наблюдениях мира хелпдеск систем. 


Когда техподдержка работала как-то не очень

Microsoft заключили партнерское соглашение с компанией ServiceNow, внедрением решений которой занимаемся мы в «ИТ Гильдии». Поговорим о возможных целях сделки.

Сегодня мы решили рассказать об изменениях и других метаморфозах в политике Apple, коснувшихся ИТ-комьюнити. Обсудим, что происходит, и как на это реагирует сообщество.

Служба поддержки — это то место, в которое пользователи обращаются, чтобы помочь вам создать лучший продукт. Конечно, в том случае, если вы готовы их слушать. Ежемесячно нам поступает более 175 000 обращений в поддержку, что можно сравнить с населением целого Петропавловска-Камчатского.

Естественно, хочется снизить эту цифру, так как продукт с идеальным пользовательским опытом не нуждается в поддержке. Кроме того, отдельной статьей расходов компании является содержание нескольких колл-центров, каждый звонок обходится в определенную сумму. Анализ этих проблем может стать серьезной базой для наполнения продуктового беклога задачами улучшения процессов, функциональной логики и внедрения новых фич.

Летом 2018 команда QIWI Кошелька — разработчики, тестировщики, дизайнеры — разделилась на две группы и отправилась в колл-центры Калуги и Челябинска для того, чтобы узнать, с какими проблемами сталкиваются наши пользователи. Проводя аналогию, можно сказать, что прямой контакт команды разработки с пользователем это не тушение горящего пожара, это создание системы пожарной безопасности.


На работу в поля
Жюль Бретон

Под катом я коротко расскажу о том, как это было, и почему полезно выбираться из офиса и смотреть, как твоим продуктом пользуются люди.

В MIT представили интерактивный инструмент, который дает понять, почему интеллектуальная система принимает то или иное решение. В этом материале — о том, как он работает.

Привет! Меня зовут Виталий Костоусов, я работаю в команде Global Tech Heroes, и сегодня я расскажу вам о саппорте — об одной из самых важных составляющей любого сервиса. Можно сделать отличное приложение с прикольными картинками и иногда адекватно шутящими чат-ботами. Можно откровенно демпинговать, на первых порах предлагая клиентам сервис по заниженной цене. Можно нанять прекрасного SMM-щика, за которого не будет стыдно и которого не придется менять так же часто, как бухгалтера в 90-х.

Но все это может хорошо споткнуться при отсутствии вменяемой поддержки вашего сервиса. Причем поддержки в глобальном смысле — от решения проблем пользователей до обеспечения работоспособности софта и железа. Ну серьезно, долго ли люди будут пользоваться приложением, которое уже пару недель тупит, а разработчики все еще нормально не среагировали на проблемы, служба поддержки отписывается роботизированными ответами, а в колл-центре можно часами бесплатно слушать классическую музыку?



Как у нас все устроено, что мы используем в работе для обнаружения проблем и их решения, сколько нас всего и прочее — под катом.

В теории использование машинного обучения (ML) помогает сократить участие человека в процессах и операциях, перераспределять ресурсы и уменьшить затраты. Насколько это работает в условиях конкретной компании и сферы деятельности? Как показывает наш опыт — работает.

На определенном этапе развития мы в компании «ВТБ Капитал» столкнулись с острой необходимостью сократить время на обработку запросов в техническую поддержку. После анализа возможных вариантов было решено применить ML-технологию для категоризации обращений от бизнес-пользователей Calypso, ключевой инвестиционной платформы компании. Быстрая обработка таких запросов крайне важна для высокого качества ИТ-сервиса. Помочь в решении этой задачи мы попросили наших ключевых партнеров – компанию EPAM.

В этом году вышло обновление ITIL 4. Рассказываем, как будет проходить сертификация специалистов в области управления ИТ-услугами по новому стандарту.

Вчера мы опубликовали на Хабре подборку материалов для тех, кто хотел бы разобраться с ITSM — изучить тренды и инструменты. Сегодня продолжаем рассказывать о том, как интегрировать ITSM в бизнес-процессы компании, и какие облачные инструменты могут с этим помочь.


/ PxHere / PD

Что вам с этого

---

Традиционный подход к управлению IT-отделами называется «ресурсным». Если говорить простыми словами, он подразумевает фокус на работе с серверами, сетями и другим аппаратным обеспечением — «IT-ресурсами». Руководствуясь такой моделью, IT-департамент зачастую упускает из внимания то, чем заняты другие отделы, и отталкивается не от их «пользовательских» требований и потребностей клиентов компании, а идет с обратной стороны — от ресурсов.

Это — материалы, которые помогут разобраться в ITSM-трендах и инструментах.


/ Unsplash / Headway

Пять ключевых трендов ITSM на этот год. Наш хабрапост, который мы написали не так давно (после небольшого перерыва с публикациями в нашем блоге на Хабре). Рассказываем о решениях, поддерживающих системы вроде чат-ботов; об автоматизации разработки, информационной безопасности и облачных ITSM-инструментах. Этот материал поможет быстро погрузиться в тему и охватить основные направления, которыми занимаются ITSM-специалисты.

Говорим о направлениях, в которых развивается ITSM в 2019 году.


/ Unsplash / Alessio Ferretti

Чат-боты

Автоматизация позволяет сэкономить время, деньги и человеческие ресурсы. Одним из наиболее перспективных направлений автоматизации становится техподдержка.

Компании внедряют чат-ботов, которые берут на себя часть нагрузки саппорт-специалистов — предлагают ответы на наиболее распространенные вопросы. Продвинутые системы способны анализировать поведение клиентов, часто обращающихся в службу поддержки, и адаптировать уже готовые решения.

Всем привет! Мой коллега написал статью по опыту использования различных инструментов О365 для автоматизации небольших бизнес-процессов. Мы взяли за основу кейс по автоматизации HelpDesk на технологиях PowerApps, MS Flow и MS Teams.

Подробности под катом. Надеюсь, статья будет полезна.