Переключение между вкладками

В 1954 году Пол Фиттс сформулировал закон, который в вольной интерпретации звучит так: чем меньше и дальше кнопка, тем сложнее её нажать. Этот принцип часто используют создатели интерфейсов. Например, на хорошей микроволновке кнопка «Старт» больше всех остальных.

Сейчас всё больше рабочих инструментов переезжает в браузер. Тем удивительнее наблюдать, как некоторые коллеги тратят лишние секунды на прицеливание в две малюсенькие кнопки: плюсик для создания вкладки и крестик для закрытия, хотя достаточно запомнить следующие сочетания клавиш:

• Создать вкладку: Ctrl + T (⌘ + T)

• Закрыть вкладку: Ctrl + W (⌘ + W)

Есть вкладки, которые у меня открыты всегда. Это Почта, Календарь и Музыка. Они закреплены слева, а для быстрого переключения есть такие сочетания клавиш:

• Переключиться на первую вкладку: Ctrl + 1 (⌘ + 1)

• Переключиться на вторую вкладку: Ctrl + 2 (⌘ + 2)

• Переключиться на третью вкладку: Ctrl + 3 (⌘ + 3)

Часто приходится переключаться между соседними вкладками, например, чтобы сравнить информацию. Для этого есть универсальные сочетания клавиш Ctrl + Tab и Ctrl + Shift + Tab. Но лично я привык к более интуитивным вариантам:

• Переключиться на левую вкладку: Ctrl + Page Up (⌥ + ⌘ + ←)

• Переключиться на правую вкладку: Ctrl + Page Down (⌥ + ⌘ + →)

P.S. Obsidian поддерживает все вышеописанные сочетания клавиш, кроме последней пары, которая зачем-то используется в macOS-версии для навигации по истории:

• Переключиться на левую вкладку: ⌥ + ⌘ + ← (браузеры), ⇧ + ⌘ + [ (Obsidian)

• Переключиться на правую вкладку: ⌥ + ⌘ + → (браузеры), ⇧ + ⌘ + ] (Obsidian)

• Назад по истории: ⌘ + [ (браузеры), ⌥ + ⌘ + ← (Obsidian)

• Вперёд по истории ⌘ + ] (браузеры), ⌥ + ⌘ + → (Obsidian)

К счастью, эта неконсистентность легко чинится в настройках.

Ежедневные заметки

Мой опрос руководителей показал, что один из самых полезных инструментов тимлида — ежедневные заметки. Они позволяют вести список влетающих задач, записывать новую информацию, фиксировать возникающие идеи. Основная цель — выгрузить всё из головы и освободить её для новой информации.

В Obsidian для ведения ежедневных заметок пригодятся следующие плагины:

• Daily notes — позволяет одной кнопкой или сочетанием клавиш создать ежедневную заметку на сегодня.

• Periodic Notes — расширенная версия предыдущего плагина, умеющая помимо ежедневных создавать недельные, месячные, квартальные и годовые заметки.

• Calendar — простой календарик для быстрой навигации по ежедевным заметкам.

Ведёте ли вы ежедневник? Бумажный или электронный? Если второй, в какой программе? Чтоб обычно фиксируете в течение дня?

Три шляпы Билли Миллигана

Есть три шляпы, которые я попеременно надеваю в течение дня:

1. Секретарша. Она следит за всеми входящими. Читает письма, просматривает чаты, записывает идеи, разбирает голосовые. Все заметки педантично складывает в ежедневник, не особо вникая.

2. Начальник. Вдумчиво разбирает записи секретарши. Простые дела оформляет в виде задач, сложные — в виде проектов. Затем проходится по списку проектов и для каждого актуализирует список следующих шагов. Начальник много думает и быстро устаёт.

3. Работник. Открывает список задач от начальника и выполняет одну за другой. Работник немного туповат. Если какая-то задача ему непонятна, он её откладывает и возвращает на разбор начальнику.

Главный секрет, позволяющий сохранить ясность ума: в один момент времени на голове должны быть только одна шляпа. В идеале — чередовать их не чаще, чем раз в полчаса.

• Если секретарша начнёт разбирать каждое входящее дело, то рискует закопаться и не добраться до важного срочного сообщения.

• Если начальник будет отвлекаться на каждое входящее, то не сможет сконцентрироваться на проработке проектов.

• Если работник начнёт думать о проекте, то может испугаться и не сделать следующий шаг. Не поверите, сколько проектов, поначалу казавшихся неподъёмными и непонятными, удалось довести до конца благодаря работнику, который просто делал очередной маленький шаг к цели.

Секретарша педантичная, начальник вдумчивый, работник туповатый. Люблю их.

Забирать или оставлять

Однажды я поменял отдел внутри Яндекса, и через пару месяцев ко мне обратились два сотрудника из старой команды. Оба были прекрасными специалистами, хотели развиваться в руководителей, но в том отделе не было соответствующих вакансий. Я же как раз пересобирал команду на новом месте, и мне были нужны потенциальные тимлиды.

Когда руководитель уходит, перед ним встаёт дилемма: забирать ключевых людей с собой или нет. Ответ зависит от того, что считать результатом работы руководителя.

• Если результат — запущенные проекты, то переход в новую компанию целой командой выглядит оправданным. Слаженный коллектив обеспечивает высокую скорость работы. Знаю людей, которые так вместе и кочуют из компании в компанию.

• Если же цель руководителя собрать команду, вырастить тимлидов и выстроить процессы, то переманивание коллег с предыдущей работы выглядит как строительство очередного дома путём разбора предыдущего.

Оба подхода имеют право на жизнь, но лично мне ближе второй. Если бывший коллега сам придёт, я могу его рассмотреть, но сам никогда не ханчу людей из предыдущей компании. Мне интересно выращивать одних руководителей, чтобы после «выпускного» набирать новых.

Что касается тех двух ребят, они успешно ротировались, стали тимлидами, собрали команды под себя, а впоследствии оба возглавили по отделу.

Совместный календарь

У каждого взрослого человека помимо основной работы есть много разных дел: тренировки, курсы, увлечения, походы в салоны красоты и по врачам. Когда люди начинают жить вместе, возникает два вопроса: как планировать совместный досуг и как учитывать личные дела. При появлении детей количество событий удваивается, и начинается хаос.

Впервые столкнувшись с этой проблемой, я попробовал создавать встречи в Google Календаре и отправлять приглашения жене. Стало лучше, но уж больно утомляло добавлять второго участника в каждое событие. Тогда на ум пришло другое решение: создать один общий календарь и управлять им совместно.

Инструкция для Google Календаря:

1. Создать отдельный календарь. Можно назвать его «Вася+Маша» и назначить специальный цвет событий, чтобы отличать от личного календаря.

2. Поделиться календарём с партнёром, разрешив ему редактировать события.

3. Там же в настройках календаря можно подписаться на создание, изменение и отмену событий. Вы будете получать письмо каждый раз, когда партнёр что-то меняет в общем календаре.

4. Включить синхронизацию созданного календаря в iPhone/CalDAV.

Совместный календарь позволяет:

• держать в одном месте все общие события: концерты, ужины, поездки;

• избежать ситуации, когда два события назначаются на одно и то же время;

• разносить личные дела во времени, когда дети ещё маленькие, и кто-то должен оставаться дома;

• наоборот, группировать личные дела на одно время, чтобы освободить больше вечеров для совместного досуга.

Управление людьми с нуля

С Оксаной Фаст мы познакомились в беговом клубе. «Фамилия прямо для бега» — подумал я тогда. Год назад она перешла в WB, и мы стали коллегами.

Недавно у Оксаны вышла книга «Управление людьми с нуля».

Везёт мне на талантливых коллег, которые не только достигают мастерства в какой-то области, но и умеют делиться своими знаниями.

В этой книге вы найдёте:

• истории из личного опыта;

• примеры из разных компаний;

• чек-листы по каждой теме;

• лайф-хаки, как делать хорошо;

• рецепты, если всё уже плохо.

Самой интересной для меня оказалась последняя глава: «Личная эффективность: как управлять собой, чтобы управлять другими?». Она короткая, но, на мой взгляд, самая важная во всей книге.

Рекомендую всем руководителям, а также тем, кто только собирается им стать.

Импорт данных

Иногда возникает задача вставить данные из одной электронной таблицы в другую. Причём так, чтобы изменения в первой тут же отражались во второй, т.е. копипаст не подойдёт.

В Google Sheets для решения этой задачи есть функция IMPORTRANGE:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123/edit";"Лист1!A:Z")

Про это не пишут в документации, но первым параметром вместо длинного урла достаточно передать идентификатор документа (часть между /d/ и /edit):

=IMPORTRANGE("abc123";"Лист1!A:Z")

Если исходные данные хранятся в виде таблицы, имеет смысл использовать табличную ссылку:

=IMPORTRANGE("abc123";"Сотрудники[#ALL]")

Если в исходной таблице поменяется порядок столбцов, ваши формулы сломаются. Надёжнее вместо целой таблицы импортировать конкретный столбец:

=IMPORTRANGE("abc123";"Сотрудники[ФИО]")

На практике удобно в первой строке ввести заголовки необходимых столбцов (например: ID, ФИО, Должность), а во второй протянуть формулу, которая подтянет их содержимое:

=IMPORTRANGE("abc123";"Сотрудники["&A1&"]")

Такой способ:

1. Импортирует меньше данных и работает быстрее.

2. Переживает добавление и перестановку столбцов в исходной таблице.

3. В случае переименования таблицы или столбцов в исходном документе сразу покажет ошибку.

Руководитель

У меня трое детей, и я уверен, что хороший родитель, как правило, является хорошим руководителем.

Сознательный родитель хочет вырастить из беспомощного ребёнка самостоятельного взрослого. Сначала показывает сам, потом делает вместе с ребёнком, в конце только наблюдает и корректирует. Таким образом ребёнок осваивает навык за навыком, будь то умение держать ложку, ходить или кататься на велосипеде.

Мудрый руководитель заинтересован в том, чтобы компетенция сотрудника постоянно росла. Для этого он постепенно передаёт зоны ответственности. Сначала сотрудник решает задачи, затем начинает вести проекты, осваивает проектирование систем, подключается к найму людей и т.д.

Грустная новость: руководители зачастую не занимаются развитием сотрудников, даже, наоборот, ограждают от более сложных задач, чтобы ненароком не вырастить себе конкурентов.

Хорошая новость: руководителей, в отличие от родителей, выбирают.

С Днём защиты детей!

Подарок начинающему руководителю

В кабинет зашла девушка в ослепительном платье. Руководитель отдела обратился к нам: «Ребята, знакомьтесь, это Марина, стажёр». Наш сугубо мужской коллектив притих: это что же, теперь и ругнуться будет нельзя?

Марина, выпускница МГТУ им. Баумана, быстро училась, разбиралась в продукте и писала качественный код.

Со временем штат стажёров расширился, ребята за короткое время выросли до младших разработчиков. Держались они вместе, стайкой, постоянно подкалывая друг друга.

Когда пришёл начальник отдела и объявил нового руководителя группы, ребята усмехнулись: это что же, наша Маринка — и тимлид? Через неделю шутки закончились: Марина начала активно осваивать новую роль.

За следующие 7 лет Марина выросла до руководителя службы разработки API «Яндекс.Карт», а позже стала директором по продукту рободоставки в Яндексе.

Каждый раз, назначая человека тимлидом, я вручаю ему подарок. Это настольная книга руководителя. За последние пять лет я раздал этих книг уже больше сотни. И получил множество откликов. Начинающим руководителям книга помогает освоиться в новой роли, ответить на вопросы и разобраться в сложных рабочих ситуациях.

Книга называется «Мама, я тимлид». Автор — Марина Перескокова.

Режимы фильтрации

Удобнейшая фича таблиц в Google Sheets — возможность фильтровать данные по различным условиям. Но есть одна проблема. Если документом пользуется несколько людей, злоупотребление этой функцией приводит к хаосу. «Кто опять изменил таблицу?»

Решение: использовать режимы фильтрации.

Создать режим фильтрации можно двумя способами:

• Выбрать в главном меню «Данные / Создать режим фильтрации»

• Нажать на калькулятор рядом с названием таблицы и выбрать «Создать режим фильтрации»

Плюсы такого подхода:

1. Режим фильтрации не меняет исходную таблицу.

2. Его можно сохранить под удобным именем.

3. На сохранённый режим можно дать ссылку.

Режимы фильтрации позволяют создать несколько представлений одной таблицы и удобно переключаться между ними.

В Excel есть похожая функция, находится в меню «Вид / Представление листа».

Ведро картошки

Когда я пришёл в WB, передо мной встала задача подтянуть управленческие навыки сразу нескольких руководителей разработки. Я начал работать с каждым по отдельности в рамках встреч 1-на-1, но хотелось ускорить процесс.

И тут я вспомнил, как папа учил меня мыть картошку. Достаточно пересыпать её в ведро, залить водой, взять деревянную палку и хорошенько пошуровать. Оказалось, картофелины моют друг друга гораздо быстрее, чем если отмывать каждую по отдельности.

Я выбрал нескольких руководителей и попросил их поделиться опытом с коллегами, подготовив небольшие презентации на разные темы: как нанимать людей, управлять проектами, развивать команду и т.д.

В итоге получилось убить сразу нескольких зайцев:

• При подготовке к докладу выступающий систематизировал свои знания на тему и сам начинал в ней лучше разбираться.

• Слушатели воспринимали слова коллеги, которого они давно знают, с бóльшим доверием, чем если б они исходили от меня, нового руководителя, который ещё не успел завоевать авторитет.

• Тимлиды поняли, что можно обсуждать управленческие навыки с коллегами, интересоваться чужим опытом и делиться своим. Не стыдно что-то не уметь, стыдно не учиться.

Принцип ведра картошки сработал.

Мухоловка для мыслей

Мысли, идеи и задачи как мухи. Они летают где-то рядом, периодически напоминая о себе. Как правило, это происходит в самый неподходящий момент. Мы отмахиваемся: да, точно, надо бы не забыть. Муха улетает. Когда она возвращается, нас одолевает лёгкое чувство досады: ну как же я мог запамятовать, теперь точно не забуду! И так каждый раз.

Лучший способ бороться с мухами: ловить их на подлёте. Мухоловка должна быть максимально простой, в идеале позволяющей записать мысль одним движением. Разблокировать телефон, открыть записную книжку, набрать текст — это сложно и долго. Особенно, когда ты в перчатках или за рулём.

Идеальная мухоловка: повесить функцию диктофона на кнопку действия в айфоне. Подержал кнопку, надиктовал мысль, ещё подержал — готово. А если немного пошаманить, можно настроить автоматическую расшифровку голосовых сообщений в текстовые заметки.

Конечно, для того, чтобы система работала, необходимо регулярно разбирать улов: идеи переносить в записную книжку, задачи — в тудушник.

Группировка в сводной таблице

Часто возникает задача сгруппировать исторические данные по неделям, месяцам, кварталам или годам. Иногда для решения этой задачи создают дополнительный столбец (например, Месяц) и строят по нему сводную таблицу.

Есть более простой способ сгруппировать данные, но его нет в настройках сводной таблицы, поэтому многие пользователи даже не догадываются о нём:

1️⃣ Построить сводную таблицу по столбцу с датами.

2️⃣ Нажать на любую дату и выбрать в контекстом меню желаемый тип группировки.

➡️ Поиграться: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tNG4K8IwSuAa8cenJDm0b7IXvkHfRo7uF86sHIvtGKo/copy

Функции сортировки

Функция SORT (СОРТ) позволяет упорядочить исходную таблицу и вставить результат в другое место. По умолчанию таблица сортируется по первому столбцу в порядке возрастания:

• Sheets: =SORT(A:C)

• Excel: =СОРТ(A:C)

Для сортировки по другому столбцу можно передать его номер и направление сортировки: по возрастанию или по убыванию. В Google Sheets это TRUE и FALSE, в Excel — 1 и -1. Следующая формула сортирует таблицу по второму столбцу в порядке убывания:

• Sheets: =SORT(A:C;2;FALSE)

• Excel: =СОРТ(A:C;2;-1)

Недостаток такого подхода: при добавлении/удалении столбцов формула может сломаться, придётся вручную обновлять номер столбца. Поэтому гораздо удобнее передавать не номер, а сам столбец для сортировки. В Google Sheets для этого используется та же функция SORT, в Excel — отдельная функция СОРТПО:

• Sheets: =SORT(A:C;B:B;FALSE)

• Excel: =СОРТПО(A:C;B:B;-1)

Можно задавать несколько столбцов сортировки. Следующая формула сортирует таблицу по второму столбцу в порядке убывания, одинаковые значения сортируются по третьему столбцу в порядке возрастания:

• Sheets: =SORT(A:C;B:B;FALSE;C:C;TRUE)

• Excel: =СОРТПО(A:C;B:B;-1;C:C;1)

Наконец, лайфхак, про который не рассказывают в документации. Если нужно упорядочить данные по разнице столбцов B и C (пример: доходы минус расходы или цена минус себестоимость), то можно использовать формулу массива. В Google Sheets понадобится ARRAYFORMULA или MAP, в Excel всё работает и без них:

• Sheets: =SORT(A:C;ARRAYFORMULA(B:B-C:C);TRUE)

• Excel: =СОРТПО(A:C;B:B-C:C;1)

Телефонный номер

Если попытаться ввести в ячейку электронной таблицы номер телефона, внезапно пропадёт плюс:

+79876543210 → 79876543210

А при попытке вбить форматированный номер телефона и вовсе выскочит ошибка:

+7 987 654-32-10 → #ERROR

Дело в том, что значения с плюсом в начале распознаются как формулы. Как же тогда ввести телефонный номер в ячейку? Достаточно добавить в начале апостроф. Тогда электронная таблица не будет пытаться распознать формулу и просто воспримет значение как текст:

'+79876543210 → +79876543210

'+7 987 654-32-10 → +7 987 654-32-10

Этот способ пригодится в любых случаях, когда значение начинается с плюса, знака равно или похоже на дату (особенно частая проблема).

Переключение раскладки

Большинство людей переключают раскладку либо по Ctrl + Shift, либо по Alt + Shift. Это одно из самых часто используемых сочетаний клавиш, наряду с Ctrl + C и Ctrl + V. Насколько оно популярно, настолько и неудобно.

В то же время на каждой клавиатуре есть идеальный переключатель. Он большой, удобно расположен и почти не используется по прямому назначению. Это Caps Lock.

Как настроить переключение раскладки капслоком?

🔸 Для Windows есть бесплатная утилита Switchy (всего 12 КБ). Достаточно скачать и добавить в Автозагрузку.

🔸 В macOS есть штатная настройка (находится по «Caps Lock»). Однако у этого решения есть маленький недостаток. Разработчики зачем-то решили защищать пользователей от случайного нажатия Caps Lock, поэтому при очень быстром наборе раскладка не переключается. На помощь приходит утилита Karabiner Elements, позволяющая отлавливать нажатие клавиши на более низком уровне.

Проверка по словарю

Для работы с данными, будь то группировка или условная агрегация, важно, чтобы значения записывались однообразно. Как быть, если нужно сгруппировать сотрудников по отделам, а в соответствующем столбце намешаны «Продажи», «Отдел продаж», и «Sales»? В таких случаях необходимо настроить проверку вводимых значений по словарю.

1️⃣ Для хранения словаря рекомендуется создать таблицу «Отделы». Во-первых, её будет просто дополнять и редактировать. Во-вторых, таблицу можно использовать для хранения метаданных. Например, добавить информацию о руководителе отдела или о расположении в офисе.

2️⃣ Когда словарь готов, можно вернуться в таблицу «Сотрудники», открыть меню столбца «Отдел» и поменять тип на «Раскрывающийся список». Далее в поле «Критерии» указать «Раскрывающийся список (из диапазона)» и ввести табличную ссылку:

=Отделы[Название]

3️⃣ После включения проверки некорректные значения помечаются красным уголком.
Искать их глазами утомительно, поэтому проще временно скрыть корректные значения. Для этого можно зайти в меню столбца, выбрать «Столбец для фильтра», «Фильтровать по условию», «Данные не проверены». Таким образом в таблице останутся только некорректные записи, которые легко исправить. И не забыть сбросить фильтр.

➡️ Поиграться на примере

Условная агрегация

Пусть есть таблица со всеми сотрудниками компании. Как найти общее число инженеров? С этой задачей справляется функция COUNTIFS (в формулах используются табличные ссылки):

=COUNTIFS(Сотрудники[Должность];"Инженер")

Мы передаём в функцию столбец «Должность» и просим посчитать количество ячеек, содержащих значение «Инженер».

В отличие от поиска, можно легко комбинировать несколько условий. Следующая формула считает количество инженеров в Москве:

=COUNTIFS(Сотрудники[Должность];"Инженер";Сотрудники[Город];"Москва")

Если нужно посчитать не количество, а сумму окладов всех инженеров, пригодится функция SUMIFS:

=SUMIFS(Сотрудники[Оклад];Сотрудники[Должность];"Инженер")

Здесь первым параметром передаётся столбец, который будем суммировать, а дальше условия для выборки. Аналогично работают функции MINIFS и MAXIFS.

Иногда возникает необходимость в более сложной агрегации. Например, нужно склеить имена инженеров через запятую. Специальных формул для такой операции нет. Как быть? В такой ситуации можно сначала выбрать нужные записи с помощью FILTER и потом склеить через JOIN:

=JOIN(", ";FILTER(Сотрудники[Имя];Сотрудники[Должность]="Инженер"))

Важное отличие: в функциях выше столбец и значение передавались отдельными аргументами, здесь же они указываются через знак равенства.

Группировка

Грех номер один при работе с электронными таблицами — ручная группировка данных.

Допустим, есть задача собрать список сотрудников по отделам. Руководитель набрасывает несколько табличек, по одной на каждый отдел. Названия отделов выделяет крупным шрифтом и цветом.

На следующий день приходит задача собрать список сотрудников, но уже по городам. Чёрт, нужно всё переделывать! Создаётся новый лист, где также собирается несколько таблиц. И красивые заголовки, куда без них.

Как избежать ручной работы? Использовать группировку по столбцам в Google Sheets:

1. Собрать один длинный список сотрудников.

2. Добавить и заполнить столбцы Отдел и Город.

3. Преобразовать список в таблицу.

4. Нажать на стрелку рядом с названием столбца «Отдел» и выбрать «Столбец "Основание группировки"».

5. Сохранить получившийся фильтр под названием «Сотрудники по отделам».

6. Проделать аналогичную операцию для столбца «Город».

Итог: получилась одна таблица с данными и два её представления: «Сотрудники по отделам» и «Сотрудники по городам», между которыми можно переключаться в два клика.

К сожалению, в Excel такой функции нет.

Таблицы

Самая недооценённая функция электронных таблиц — таблицы. Что за ерунда, подумает читатель. Дело в том, что есть два английских слова: spreadsheet и table. При переводе на русский язык возникает путаница.

Таблица — это набор данных в виде столбцов (как в SQL). Изначально таблицы были реализованы в Excel, а в 2024 появилась поддержка и в Google Sheets.

Пусть есть список сотрудников из трёх столбцов: ID, ФИО и Оклад. Преобразуем его в таблицу. Для этого достаточно в любом месте диапазона с данными нажать сочетание клавиш:

• Excel: Ctrl + T (⌘ + T)

• Google Sheets: Ctrl + Alt + T (⌘ + ⌥ + T)

Поначалу кажется, что данные просто красиво отформатировали. Но это лишь внешнее изменение. Главное отличие: названия таблицы и её столбцов можно использовать в формулах в виде табличных ссылок.

Переименуем таблицу в Сотрудники (в Excel это делается не совсем очевидно). Теперь посчитаем сумму окладов двумя способами: с помощью обычных и табличных ссылок.

=SUM(C2:C7)
=SUM(Сотрудники[Оклад])

Или найдём ФИО сотрудника по ID:

=XLOOKUP(4357379;A2:A7;B2:B7)
=XLOOKUP(4357379;Сотрудники[ID];Сотрудники[ФИО])

Табличные ссылки делают формулы более осмысленными, что позволяет их проще писать, а главное, читать.